Valoración Documental

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¿Cuál es el objetivo principal de la valoración documental?

a) Clasificar los documentos según su tamaño.
b) Evaluar los documentos para determinar si deben ser conservados o eliminados.
c) Digitalizar todos los documentos de una organización.
d) Revisar los documentos para crear copias de seguridad.

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b) Evaluar los documentos para determinar si deben ser conservados o eliminados.

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¿Cuál de los siguientes NO es un valor que se analiza durante la valoración documental?

a) Administrativo.

b) Legal.

c) Fiscal.

d) Publicitario.

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d) Publicitario.

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¿Qué documento debería pasar a un archivo histórico según su valor?

a) Una factura de hace cinco años.

b) Un contrato de un ex empleado que trabajó en la organización por poco tiempo.

c) Un contrato firmado por el fundador de la empresa hace 30 años.

d) Un reporte de gastos del mes pasado.

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c) Un contrato firmado por el fundador de la empresa hace 30 años.

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Relaciona cada tipo de valor documental con su definición correcta:

Valor Administrativo (  )

Valor Legal (  )

Valor Fiscal (  )

Valor Histórico (  )

 

a) Relacionado con la utilidad del documento para la operación diaria de la organización.
b) Relevante para procesos judiciales o como prueba ante la ley.
c) Tiene importancia para investigaciones futuras o preservación de la memoria institucional.
d) Contribuye a cumplir obligaciones financieras o auditorías fiscales.

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• Valor Administrativo ( a ): Relacionado con la utilidad del documento para la operación diaria de la organización.

• Valor Legal ( b ): Relevante para procesos judiciales o como prueba ante la ley.

• Valor Fiscal ( d ): Contribuye a cumplir obligaciones financieras o auditorías fiscales.

• Valor Histórico ( c ): Tiene importancia para investigaciones futuras o preservación de la memoria institucional.

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Los documentos que tienen valor fiscal deben conservarse permanentemente.

(  ) Verdadero

(  ) Falso

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( Falso ): No necesariamente deben conservarse permanentemente; se conservan por el tiempo estipulado por la ley fiscal.

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Un documento puede ser eliminado si ha perdido todos sus valores (administrativo, legal, fiscal, etc.).

(  ) Verdadero

(  ) Falso

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( Verdadero ): Una vez que un documento ha perdido todos sus valores, puede ser eliminado de acuerdo con las normativas archivísticas.

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El análisis de valores documentales solo tiene en cuenta el valor histórico.

(  ) Verdadero

(  ) Falso

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( Falso ): Se tienen en cuenta varios valores, como el administrativo, legal, fiscal, y también el histórico.

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Relaciona cada tipo de documento con el valor predominante que tiene:

Contrato de un empleado vigente (  )

Informe de auditoría financiera del año pasado (  )

Acta de constitución de la empresa (  )

Hoja de vida de un ex empleado que dejó la empresa hace 5 años

a) Valor Administrativo

b) Valor Fiscal

c) Valor Histórico

d) Valor Legal

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• Contrato de un empleado vigente ( d ): Valor Legal.

• Informe de auditoría financiera del año pasado ( b ): Valor Fiscal.

• Acta de constitución de la empresa ( c ): Valor Histórico.

• Hoja de vida de un ex empleado que dejó la empresa hace 5 años ( a ): Valor Administrativo.