Conceptos de Gestión Archivística

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¿Que es un Archivo?

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Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada

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¿Que es documento?

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Información registrada o contenida en cualquier forma o medio utilizado.

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Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida por la entidad desde su origen hasta su disposición final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

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Gestión Documental

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¿Cual es el orden del ciclo de vida de un archivo?

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Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico

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Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios (fotocopias, Post-it etc.), para su posterior eliminación.

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Depuración

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Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cintas, películas, microfilmes y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador

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Digitalización

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¿Que es un Documento Histórico?

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Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

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Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad

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Documento Original

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Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

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Expediente Físico

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¿Que es Folio?

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Una Hoja