SOP Penanganan Reservasi Hotel

Front

Langkah 1 – Reservation Inquiry (Permintaan Reservasi)

Back

Tamu mengajukan permintaan reservasi melalui berbagai media (telepon, email, OTA, walk-in, corporate, travel agent). Staf resepsionis atau reservation menerima informasi awal dari tamu.

Front

Langkah 2 – Check Availability of Room (Cek Ketersediaan Kamar)

Back

Staf memeriksa ketersediaan kamar menggunakan Forecast Board, Reservation Chart, atau Computer System (VDU). Data yang diperiksa meliputi tipe kamar, jumlah kamar tersedia, tanggal yang diminta, tingkat okupansi hotel.

Front

Langkah 3 – Room Not Available (Kamar Tidak Tersedia)

Back

Jika kamar tidak tersedia, tawarkan alternatif kepada tamu: jenis kamar lain, perubahan periode menginap, waiting list, atau alihkan ke hotel rekanan.

Front

Langkah 4 – Room Available (Kamar Tersedia)

Back

Jika kamar tersedia, tanyakan apakah reservasi ingin dibuat Guaranteed atau Non-Guaranteed.

Front

Langkah 5 – Deny Request (Permintaan Ditolak)

Back

Jika tidak ada kamar/alternatif yang disetujui tamu, staf dengan sopan menolak permintaan reservasi dan mencatat alasan penolakan.

Front

Langkah 6 – Guaranteed Reservation (Reservasi Dijamin)

Back

Jika tamu memilih Guaranteed Reservation, staf harus meminta salah satu jaminan: Prepayment, Credit Card Guarantee, Advance Deposit, atau Kontrak resmi.

Front

Langkah 7 – Non-Guaranteed Reservation (Reservasi Tidak Dijamin)

Back

Jika tamu memilih Non-Guaranteed Reservation, staf wajib memberitahukan batas waktu pembatalan.

Front

Langkah 8 – Fill in Reservation Form (Mengisi Formulir Reservasi)

Back

Staf mengisi Reservation Form yang berisi nama tamu, alamat/kontak, tanggal check-in & check-out, jumlah tamu, tipe kamar, tarif kamar, metode pembayaran, dan keterangan khusus.

Front

Langkah 9 – Fill in Reservation Slip/Diary & Input to System

Back

Data reservasi dicatat dalam Reservation Slip/Diary (manual) dan Computer System (PMS/VDU) (digital).

Front

Langkah 10 – Record Reservation Chart (Mencatat di Reservation Chart)

Back

Catat reservasi dalam Reservation Chart/Forecast Board agar terlihat status okupansi.