Gestión de Documentos: Conceptos y Procesos

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Objetivo específico: Conceptos básicos.

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Conocer los conceptos básicos de la gestión de documentos.

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Importancia de la integración de la información archivística.

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Es un proceso conceptual clave para la organización de archivos.

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Condición esencial de los documentos en las instituciones.

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Su carácter interdependiente, ya que tratan de un mismo asunto, tema o materia, o son resultado de un mismo proceso de acumulación.

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Las "series documentales" no deben confundirse con los expedientes que las constituyen.

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Las "series documentales" describen funciones y procesos genéricos, mientras que los expedientes contienen asuntos específicos derivados de esas funciones.

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Ejemplo de una "serie documental": expedientes de cursos de capacitación.

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Esta "serie documental" incluye asuntos específicos relacionados con la capacitación del personal, regulada por una unidad administrativa encargada de recursos humanos.

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Significado del término "orgánicamente" en el contexto archivístico.

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Se refiere a la documentación producida por estructuras orgánicas a través del ejercicio de funciones asignadas en forma reglamentaria, sustentadas en leyes, reglamentos, acuerdos, códigos y demás disposiciones jurídicas.

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Instrumento principal del proceso clasificatorio

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El Cuadro General de Clasificación, que permite estructurar lógicamente y localizar expedientes de manera eficaz.

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Importancia del Cuadro General de Clasificación

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Facilita la recuperación y localización eficaz de los expedientes dentro de los sistemas institucionales de archivos.

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Elementos clave del proceso clasificatorio

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Identificación, agrupación, sistematización y uso de códigos simples.

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Ejemplo de agrupación dentro del departamento de lácteos.

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Los lácteos pueden dividirse en leche, mantequillas, cremas, quesos, yogures, etc., y la leche puede separarse por marca y características como entera, deslactosada o descremada.