Gestión de Alcance y Tiempo

Gestión de Alcance y Tiempo

Resumen - ¿Qué hemos visto?

• Marco Conceptual - Proyecto, Programa, Selección de Proyectos

• Integración -Enunciado de Trabajo, Caso de negocio y Acta de Constitución

• Interesados - Identificar a los interesados, Planificar la gestión, Registro de incidentes .

• Comunicaciones - Planificar las comunicaciones

¿Qué es la gestión del alcance del proyecto?

“Los procesos para asegurar [ensure] que

el proyecto incluya: TODO y SOLAMENTE el

trabajo [work] requerido para completarlo

con éxito”

Gestionar el alcance tiene como objetivo principal definir y

controlar que está y que no está incluido en el proyecto.

¿Qué es alcance?

Plan de Gestión del Alcance

“Es un documento que describe cómo se definirá, desarrollará y validará el alcance del proyecto y cómo se creará y definirá la EDT; asimismo orienta sobre cómo el alcance será gestionado y controlado”

Plan de Gestión del Alcance

• Se tiene que realizar incluso antes de planificar el alcance.

• Preparar el enunciado del alcance del proyecto

• Crear la EDT

• Aprobar y mantener la EDT

• La aceptación formal de los entregables

• Procesar solicitudes de cambio al enunciado del alcance

Recopilar Requisitos*

• Requisito es la condición o capacidad que un sistema, producto, servicio, resultado o componente debe satisfacer para cumplir un contrato, norma, especificación u otro documento formal.

• Incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, cliente y

  de otros interesados. Deben ser claros, medibles y comprobables y aceptables para los interesados clave.

• Se basan en la información del Acta de Constitución.

• Y son la base para el EDT, Cronograma y Costos.

Recopilar Requisitos - Técnicas:

• Entrevistas : Formales o informales, estructurada o abierto. Sirve también cuando se requiere información confidencial

• Grupos Focales o Grupos de Opinión : Busca

  obtener expectativas y actitudes respecto a un producto, servicio o resultado. El moderador guía la discusión interactiva

• Tormenta de ideas

• Historias de usuarios

Salida - Documentación de requisitos*

Los requisitos deben estar priorizados identificando aquellos que están en competencia directa. Utilizar las restricciones

identificadas en el enunciado de alcance para priorizar En la siguiente parte de planificación (alcance, plazo y costo) se deberán buscar opciones tratando de lograr todos los requisitos. En caso contrario pedir apoyo a la alta dirección

Definir el Alcance

Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del producto y del proyecto en el documento “Enunciado del Alcance del Proyecto

No todos los requisitos identificados pueden ser incluidos en el proyecto. En este proceso se realiza la selección.

Sirve como guía durante la ejecución y proporciona la línea base para evaluar solicitudes de cambio o de trabajo adicional

Definir Alcance - Salida

Crear EDT

Es una descomposición jerárquica de todo el

trabajo del proyecto (tanto del producto como del proyecto) y representa el trabajo especificado en el Enunciado del Alcance del Proyecto.

Trabajo se refiere a productos o entregables del proyecto, resultado del esfuerzo realizado y no el esfuerzo en si mismo

EDT

Crear la Estructura de Desglose del

Trabajo (EDT)*

• Debe seguir la regla del 100%:

  • El total de los trabajos inferiores debe corresponder al cúmulo de los niveles superiores, no debe omitirse nada ni realizar trabajo innecesario.

• Los entregables pueden tener diferentes niveles de descomposición.

• El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo llamado paquete de trabajo.

• El paquete de trabajo puede ser programado, monitoreado, controlado y tener un costo estimado

Validar el Alcance

• Es el proceso de obtener la aceptación

  formal por parte del patrocinador (proyecto interno) o cliente (externo), del alcance completado y sus entregables relacionados.

• Se diferencia del Control de Calidad en que la validación está relacionada con la aceptación de los entregables y no con el

  cumplimiento de los requisitos de calidad

• En general, se realiza después del control de calidad

• Si tuviéramos problemas con la aceptación de cliente el director del proyecto debe pedir asistencia al patrocinador

• Es una buena práctica no buscar la aceptación del cliente del producto completo al final del proyecto sino buscar antes en las fases

Controlar el Alcance

• Es el proceso de monitorear el alcance

  del proyecto y del producto y se gestionan cambios a la línea base de alcance

• Asegura que todos las solicitudes de cambio, las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen por el Control Integrado de cambios

• También procesa los cambios reales

• Corrupción del alcance es la adición de funciones y funcionalidad sin considerar los efectos sobre el tiempo, los costos y los recursos, o sin la aprobación del cliente

• Gold Plating es la mejora del producto sin considerar el impacto y control de alcance

Multiple Choice

¿Quién acepta los entregables?

• El jefe de Proyecto

• El patrocinador

• El equipo del proyecto

• el cliente

Multiple Choice

Si el cliente no acepta el entregable se genera

• Solicitud de cambio

• Matriz de trazabilidad

• Requisitos y criterios de

  aceptación del producto

• EDT

Multiple Choice

Se realiza antes de validar el alcance

• Controlar a los interesados

• Control de calidad

• plan de riesgos

• estimar el alcance

Multiple Choice

Se actualiza si el cliente acepta

• Matriz de trazabilidad

• EDT

• Enunciado del Alcance

• Acta de constitución

Multiple Choice

Cambios de alcance no controlados

• Corrupción de alcance

• Gold plating

Multiple Choice

Se entregaron característica no solicitadas

• Corrupción de alcance

• Gold plating

Multiple Choice

Apoya si tenemos problemas con el cliente

• Jefe de Proyecto

• Patrocinador

• Líder de proyecto

Multiple Select

Éxito en la gestión de alcance de producto si se

cumple con:

• Requisitos

• criterios de

  aceptación del producto

• alcance del proyecto

• Acta de constitución

Gestión del

Tiempo del

Proyecto

Plan de Gestión del Cronograma

• Modelo de desarrollo del cronograma (metodología y herramientas)

• Nivel de exactitud

• Unidades de medida

• Enlace con procedimiento de la organización (EDT)

• Proceso para actualizar el cronograma

• Umbrales de control y desempeño

Definir las Actividades

• Proceso de Identificar y documentar las actividades específicas que deben desarrollarse para cumplir con los entregables identificados en la EDT

• Las actividades representan el esfuerzo necesario para completar un paquete de trabajo.

• Se requiere definir las actividades de forma tal que se logren los objetivos del proyecto. Las actividades proporcionan una base para la estimación, planificación, ejecución, seguimiento y control del trabajo del proyecto.

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Definir las Actividades

Salidas. Atributos de las actividades

Secuenciar las Actividades

• Proceso de Identificar y documentar de las relaciones lógicas entre las actividades del cronograma.

• Cada actividad e hito (salvo el inicio y fin) se conecta con al menos un predecesor y un sucesor.

• Pueden incluir adelantos o atrasos entre actividades para sustentar un cronograma realista y viable.

• El principal resultado del proceso es: Diagrama de red del cronograma

Método de Diagramación por Precedencia [Precedence diagraming method (PDM)]

AON: Actividad en el Nodo [Activity on Node]

AOA: Actividad en la flecha [Activity on Arrow]

AON Ejemplo: Instalación de Equipo de Control de Contaminación de Aire

*

Técnicas. Determinación de las dependencias

• Dependencias obligatorias

  • Requeridas por contrato o inherentes a la naturaleza del trabajo

• Dependencias discrecionales

  • Llamadas lógica preferida, lógica referencial o lógica blanda
  • Se basan en mejores prácticas
  • Deben documentarse para valores arbitrarios de holgura.

Técnicas. Determinación de las dependencias

• Dependencias internas:

  • Involucra relaciones entre actividades del proyecto y están dentro del control del equipo. Pueden ser discrecionales u obligatorias

• Dependencias externas:

  • Con actividades que no pertenecen al proyecto. Fuera del control del equipo Ej. Entrega del hardware en un proyecto de software

• • Pueden incluir adelantos o atrasos entre actividades para sustentar un cronograma realista y viable.

Secuenciar las Actividades - Retraso [lag]:

Es la mínima cantidad de tiempo que una actividad sucesora debe retrasarse para comenzar o terminar. Es útil para representar dilaciones por transporte, trámites legales o envíos por correspondencia

Secuenciar las Actividades - Adelanto [lead]:

Permite la aceleración de la actividad sucesora

Tipos de Dependencias o Relaciones Lógicas

• Inicio a Inicio II [Start to Start SS]: El inicio de la actividad sucesora depende de inicio de la actividad predecesora

• Inicio a Final IF [Start to Finish SF]: El

  término de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora

Tipos de Dependencias o Relaciones Lógicas

• Final a Inicio FI [Finish to Start FS]: El inicio de la actividad sucesora depende del término de la predecesora

• Final al Final FF [Finish to Finish FF]: El

  término de la actividad sucesora depende del término de la actividad predecesora

Salidas. Diagramas de Red del Cronograma

Estimar los Recursos de las Actividades

• Estimación de cuáles recursos (personas, equipos, materiales, etc.), en qué cantidad y cuándo se requerirán para realizar las actividades del proyecto.

• El principal resultado del proceso es:

• • Requisitos de recursos de las actividades.

• • Estructura de desglose de los recursos (EDR o RBS), que es la asignación de recursos a las actividades identificadas en la EDT o WBS.

Salida - Requisitos de Recursos de las Actividades

Estructura de Desglose de Recursos RBS

Estimar la Duración de las Actividades

• Estimación del tiempo (número de jornadas de trabajo) que probablemente serán necesarias para realizar una actividad identificada y aprobada

• La persona o grupos de personas del proyecto, más familiarizada con la naturaleza de la actividad, debe realizar la estimación de la duración (juicio experto).

• El principal resultado del proceso es: Estimaciones de la duración de la actividad.

Tres estimaciones de tiempo son necesarias:

• Tiempo Optimista [Optimistic] (tO) – Si todo va acorde al plan

• Tiempo Pesimista [Pessimistic] (tP) – Asumimos las más desfavorables condiciones

• Tiempo más Probable [Most likely o realistic] (tM) – Estimación más Realista

Estimación De Distribución Beta

Estimación De Distribución Beta*