CMDBA CBTis 13 Operaciones de Almacenaje

CMDBA CBTis 13 Operaciones de Almacenaje

De la información a la práctica

Operaciones de Almacenaje

Como sabemos, la función principal de un almacén es la custodia y conservación de los materiales, sin embargo, dicha función se verá seriamente comprometida si el conjunto de operaciones que se ejecutan dentro de él, no está en consonancia con dicho objetivo.

• Función principal de un almacén es la custodia y conservación de los materiales

• Cualquier operación que se dé en un almacén estará vinculada a una operación previa y a otra posterior.

Operaciones básicas

Para tener una ide mas clara se presenta el siguiente diagrama de flujo donde puede visualizarse de manera esquemática cada una de ellas

Explicación al diagrama

• 1.Llenado de requisición. Este documento es con el que inicia el proceso de compra y surtimiento de materiales, puede ser generado por el almacén u otros departamentos

• 2.Proceso de autorización y compra de material. Una vez emitida la requisición, pasa al supervisor del área que lo solicita para que sea autorizado y si es el caso, se turna al departamento de Compras para su atención

• 3.Una vez que el departamento de Compras ha realizado las cotizaciones y elegido al proveedor, procede a la colocación del pedido y da aviso al almacén mediante una orden de compra foliada, que hace referencia a la requisición que corresponde; este documento muestra una fecha de entrega pactada para su surtimiento

• 4.Cuando el proveedor arriba a la empresa, se reporta con el área de vigilancia para que el almacén autorice su entrada

• 5.El almacén verifica el nombre del proveedor y autoriza la entrada del pedido a sus instalaciones

• 6.El proveedor entrega los documentos correspondientes al material que le fue solicitado, así como las copias adicionales (orden de compra, factura o remisión) para amparar la entrega del pedido

• 7.El almacén revisa que los documentos se encuentren completos y coteja contra requisición y la orden de compra

• 8.Si la información corresponde al material, el almacenista firma y sella de conformidad que lo solicitado fue surtido correctamente; para esto revisa las siguientes características: marca, modelo, número de parte, cantidad, tamaño, etc. Cabe mencionar que la factura y la orden de compra deben coincidir con el producto que el proveedor entrega físicamente, y sólo de esta manera se colocará el sello de la empresa en la factura del proveedor. Es importante quedarse con una copia de la factura para dar entrada al material

• 9.Se genera la entrada correspondiente al pedido en el sistema

• 10.En caso de que la información del material entregado no corresponda con la requisición ni con la orden de compra, el almacén se comunica directamente con el departamento de Compras e informa a fin que se haga la aclaración respectiva

• 11.El personal asignado hace la aclaración pertinente e informa al almacén si la compra se recibe o se rechaza / esta decisión se documenta generalmente por correo electrónico

Es importante mencionar que todos los rechazos y modificaciones que se realicen a las requisiciones originales, deben ir documentados, ya sea físicamente con una firma de aprobación del solicitante sobre la orden de compra o requisición, o bien, en un archivo electrónico para asegurar que los cambios de modelo o material es encuentran avalados por el usuario o una persona de su mismo departamento, pero de mayor jerarquía.