Organisasi Mesyuarat

ORGANISASI MESYUARAT

Mesyuarat yang baik ialah mesyuarat yang dirancang dengan teliti. Hal ini melibatkan

penentuan butiran mesyuarat dan peranan jawatankuasa pengurusan mesyuarat yang

terdiri daripada pengerusi, setiausaha, bendahari dan ahli mesyuarat.

PERANAN JAWATANKUASA PENGURUSAN MESYUARAT

Pengerusi

Perlu memiliki sifat peribadi yang :

• tenang dan peramah

• boleh berfikir secara objektif

• berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat

• mesra dan berkeupayaan mengawal diri.

  
  

Beberapa peraturan asas dalam mempengerusikan mesyuarat:

• Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam sesuatu mesyuarat.

• Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamad

 _{Jika ahli mesyuarat hilang kepercayaan kepada seseorang pengerusi cara untuk menyingkirnya adalah seperti yang berikut :}

• Seorang ahli mesyuarat mesti mengemukakan satu ketetapan, “Bahawa mesyuarat ini hilang kepercayaan kepada pengerusi.”

• Ketetapan tersebut perlu disokong dan dikemukakan kepada mesyuarat oleh setiausaha.

• Jika ketetapan ini mendapat sokongan majoriti, pengerusi mesti mengosongkan kerusinya

• Mesyuarat perlu mengambil keputusan sama ada ditangguhkan atau melantik pengerusi baru untuk meneruskannya.

•  Undi tidak percaya hanya berkuat kuasa untuk satu mesyuarat sahaja tetapi lazimnya hal ini akan menyebabkan pengerusi terbabit meletakkan jawatannya.

  
  

Sambungan peraturan asas mempengerusi mesyuarat

• Pengerusi mempunyai undi pemutus untuk digunakan apabila keputusan undi antara yang menyokong dan membangkang sesuatu ketetapan adalah seri atau sama.

•  Jika pengerusi bertanding untuk mempertahankan kedudukannya sebagai pengerusi, dia tidak boleh mempengerusikan mesyuarat tersebut semasa pengundian sedang dijalankan. Naib pengerusi atau seorang pengerusi sementara akan mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia dilantik semula, dia bolehlah mempengerusikan semula mesyuarat seterusnya jika disetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.

  
  

Peraturan Asas Mempengerusi sesuatu mesyuarat

•  Pengerusi perlu berdiri apabila bercakap dalam mesyuarat kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa.

•   Pengerusi perlu menegaskan setiap soalan, komen atau pandangan yang dikemukakan oleh hadirin atau jawatankuasa mestilah ditujukan kepada pengerusi dan bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat. Kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa, seseorang yang berucap hendaklah berdiri dalam setiap jenis mesyuarat. Apabila seseorang ahli mesyuarat sedang berucap kepadanya, pengerusi perlu duduk kerana peraturan menentukan bahawa tiada sesiapa pun dibenarkan bercakap ketika pengerusi sedang berdiri.

  
  

Ahli-ahli mesyuarat/jawatankuasa hendaklah menggunakan pembuka kata yang betul untuk memulakan ucapan. Misalnya:

•  “Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan

  kepada…”

•  “Tuan/Puan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada kami...”

•  “Melalui Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan kepada…”

•  ‘Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya bertanya...’ dan lain-lain.

  
  

Sanbungan Peraturan Asas

•  Pastikan mesyuarat dimulakan tepat pada waktunya dan ditangguhkan secara rasmi supaya setiap ahli yang hadir tahu bahawa mesyuarat tersebut telah tamat.

•   Pengerusi perlu berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.

  
  

Perkara-perkara yang patut dilakukan dan dielakkan oleh pengerusi:

•  Bercakap atau berucap dengan ringkas. Belajarlah bercakap terus kepada pokok perbincangan dengan jelas dan ringkas.

•  Belajarlah untuk menghadapi sesuatu keadaan dengan tenang walaupun boleh menyakitkan hati. Hindarkan ketidaksabaran atau menggunakan bahasa yang kasar khasnya kepada mereka yang pemalu atau berdarah gemuruh kerana mereka terlalu mudah teragak-agak untuk bercakap lagi.

Perkara-perkara yang patut dilakukan dan dielakkan oleh pengerusi:

• Tonjolkan diri dengan air muka yang manis dan berhati-hati supaya tidak tertidur semasa mendengar ucapan yang membosankan

•  Berpakaian kemas dan bersopan.

• Jangan tunjukkan kegelisahan diri kerana sikap ini akan mengganggu ketekunan para hadirin

Perkara-perkara yang patut dilakukan dan dielakkan oleh pengerusi:

•  Jangan bersandar di meja – hal ini akan menyebabkan seorang pengerusi kelihatan lemah dan menimbulkan rasa kurang yakin dalam kalangan hadirin. Keadaan ini juga akan memberikan kesan kepada suara seseorang pengerusi.

• Ketika menggunakan mikrofon, bercakaplah dengan jelas dan sedikit perlahan seperti perbualan biasa. Laraskan mikrofon ke paras mulut. Kedudukan pengucap hendaklah 18’ hingga 2’daripada mikrofon

• 
  

Penentuan Butiran Mesyuarat

Sebelum mesyuarat, perkara-perkara yang berikut perlu diambil kira.

• Tarikh

• Masa

• Tempat

• Kehadiran

• Agenda

TARIKH

Tarikh yang sesuai ditetapkan dan dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat terlebih dahulu supaya mereka sempat membuat persediaan.

MASA

Masa juga hendaklah sesuai supaya hal-hal yang akan dibincangkan dapat dijalankan dengan sempurna.

TEMPAT

Tempat yang selesa memang diperlukan untuk aktiviti mesyuarat. Jika bilangan anggota mesyuarat tidak ramai, eloklah dijalankan mesyuarat dalam susunan duduk yang membolehkan interaksi, secara terbuka. Misalnya, mesyuarat meja bundar dengan pengerusi dan setiausaha duduk bersebelahan anggota mesyuarat yang lain

KEHADIRAN

• Bilangan orang yang akan menghadiri mesyuarat telah ditetapkan terlebih dahulu

• Jika sesuatu mesyuarat diadakan untuk membuat keputusan, bilangan yang hadir perlulah tidak kurang daripada tiga perempat jumlah semua ahli. 

• Jika jumlah itu kurang daripada tiga perempat, mesyuarat tidak boleh membuat keputusan tetapi boleh mengadakan perbincangan.

  
  

  
  

AGENDA

Agenda mesyuarat sekurang-kurangnya mesti mengandungi:

•  Ucapan alu-aluan pengerusi.

•  Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.

• Perkara-perkara berbangkit

•  Hal-hal lain.