Bloque 2

Bloque 2

¿Cuáles son los objetivos que debemos cumplir para realizar la tarea de recepción, distribución y entrega de paquetería y documentación?

• -Identificar los cargos y departamentos o áreas para la recogida y distribución de paquetería y documentación.

• - Recoger prensa diaria, organizar lotes por plantas y departamentos y distribuirla.

• - Distribuir la documentación o paquetería con rapidez y exactitud, a través de los canales convencionales establecidos por la Administración.

• - Cumplir la normativa legal de seguridad y confidencialidad.

• - Distribuir los porta-firmas a las personas adecuadas en los diferentes despachos.

Antes de realizar una llamada telefónica para informar de una entrega, ¿Qué debemos tener en cuenta?

• ¿A quien va dirigida la llamada? Saber a quién vamos a llamar.

• ¿Qué tengo que decir? Determinar las ideas principales que vamos a comunicar.

• ¿Cómo voy a decirlo? Como tengo que decir las cosas para conseguir lo que quiero.

• ¿Qué voy a necesitar para el desarrollo normal de l llamada? Tener a mano la documentación que podamos necesitar.

• 
  

Durante la llamada telefónica, que pasos seguiremos, ordénalos

• - Saludar y presentarnos.

  - Crear un clima acogedor. Para ello es importante emplear el nombre y tratamiento de la persona con la que hablamos.

  - Explicar para qué hemos llamado.

  - Aplicar la técnica de escucha activa.

  - Exponer el tema de forma clara y profesional.

  - Concretar lo acordado y recordar al cliente que estamos a su servicio.

  - Despedirnos adecuadamente.

• 
  

• 
  

¿Cuáles son los pasos para realizar la gestión de la documentación y paquetería?

• Registro: registra el documento o paquete

• Recepción: una vez que llegan los documentos o paquetes recíbelos.

• Distribución: entrega el documento o paquete a su destinatario.

• Clasificación: clasifícalo en función del destinatario.

DOCUMENTOS INTERNOS

• Convocatoria

• Acta

• Avisos y anuncios

• Boletines y revistas

• Memorias

• Nota interior

DOCUMENTOS EXTERNOS

• Anuncios

• Circular

• Invitación

Normas de seguridad y protección que deberás en la gestión de documentación y paquetería.

• Los pies separados, el derecho más adelante, o el izquierdo si eres zurdo.

  o Flexiona las rodillas.

  o Espalda recta.

  o Dobla las rodillas para coger la carga.

• Hazlo poco a poco.

  - Espalda recta.

  - Mantén la carga cerca del cuerpo, es más fácil moverla.

  - Nunca gires el cuerpo cuando lleves peso.

  - Coge el peso con la palma de la mano

•