DKM CU04 LESSON 04

CU04 - INFORMATION SYSTEM INVENTORY CONTROL

Carry out tools, equipment and material requisition

PRESTASI STOR

Prestasi stor perlu diukur dan dinilai bagi memastikan perkhidmatan yang disediakan berada di tahap yang baik

PRESTASI STOR BOLEH DIUKUR MELALUI:

• Kadar pusingan stok

• Paras simpanan

• Paras perkhidmatan

KADAR PUSINGAN STOK

• Kadar pusingan stok hendaklah dikira pada setiap suku tahun

• Sekurangnya 4 kadar pusingan berlaku dalam tempoh 12 bulan

• Stor yang mempunyai kadar pusingan tertinggi membuktikan bahawa stor tersebut telah diuruskan dengan baik

PARAS SIMPANAN

• Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras yang telah ditetapkan merupakan stor yang baik

PARAS PERKHIDMATAN

• Stor yang berjaya memenuhi permintaan pengguna adalah stor yang mencapai paras perkhidmatan yang baik

STOK AKTIF

Stok yang dikeluarkan sebanyak 4 kadar pusingan (atau lebih) dalam tempoh setahun

STOK TIDAK AKTIF

Stok yang dikeluarkan kurang daripada 4 kadar pusingan dalam tempoh masa setahun

STOK TIDAK AKTIF hendaklah dikaji semula parasnya supaya stok tersebut tidak menjadi usang dan tidak bergerak

STOK USANG/TIDAK BERGERAK

Merupakan stok yang tidak dikeluarkan selepas tempoh 2 tahun dari tarikh penerimaannya

PROSES PERMOHONAN PEMBELIAN INVENTORI

Dilakukan secara rasmi melalui MEMO dan DOKUMEN SOKONGAN (DOKUMEN PEMBELIAN)

DOKUMEN PEMBELIAN yang berkaitan di dalam urusan pembelian inventori:

• Sebutharga (Quotation)

• Pesanan belian (Purchase Order/PO)

• Pesanan penghantaran (Delivery Order/DO)

• Invois

• Baucer pembayaran (Payment Voucher)

• Resit

SEBUTHARGA

*Cadangan harga yang diberikan kepada pihak pelanggan/pembeli

*Disediakan oleh pihak pembekal

*Sebaiknya sediakan 3 pilihan sebutharga

PESANAN BELIAN

*Pengesahan persetujuan untuk proses pembelian

*Disediakan oleh pihak pelanggan/pembeli

*Adakalanya ia disertakan dengan bayaran deposit/cagaran

PESANAN PENGHANTARAN

*Dokumen sokongan yang dibawa semasa proses penghantaran dilakukan

*Bertujuan untuk memastikan barang yang diterima adalah benar dan tepat

*Disediakan oleh pihak pembekal

INVOIS

*Dokumen pengesahan jualan untuk membuat tuntutan bayaran

*Disediakan oleh pihak pembekal

BAUCER PEMBAYARAN

*Pengesahan penerimaan pembayaran untuk pembelian yang telah dibuat

*Disediakan oleh pihak pembeli untuk melancarkan proses pembayaran bagi perbelanjaan yang besar

RESIT

*Pengesahan penerimaan pembayaran telah dibuat

*Disediakan oleh pihak pembekal

PERMINTAAN UNTUK SEBUTHARGA (RFQ)

*RFQ - Requisition for quotation

*Jemputan kepada pembekal atau kontraktor untuk memberi tawaran harga terbaik ke atas khidmat mereka

PERMINTAAN UNTUK KELULUSAN (RFP)

*RFP - Requisition for proposal

*Ia adalah dokumen yang diberikan oleh klien kepada vendor untuk meminta proposal bagi menyelesaikan sesuatu projek khas

*Vendor yang dapat memenuhi kehendak projek akan 'menang'