DKM CU04 LESSON 05

CU04 - INFORMATION SYSTEM INVENTORY CONTROL

PENERIMAAN

Apakah proses dan prosedur penerimaan yang perlu dipatuhi?

OBJEKTIF PENERIMAAN

• Memastikan setiap barang yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan

• Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan

• Memastikan barang yang diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan

PERATURAN PENERIMAAN

• Barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti

• Pemeriksaan dan pengesahan teknikal ke atas barang yang diterima perlu dilakukan oleh pegawai yang berkelayakan bersama-sama Pegawai Stor

LANGKAH-LANGKAH MENYEMAK BARANGAN YANG DITERIMA

• Memastikan barangan yang diterima secara fizikal disertakan dengan dokumen sokongan lain

• Certificate of origin perlu disertakan bagi barangan import

• Barangan perlu diperiksa secara DIKIRA, DIUKUR, DITIMBANG atau DIUJI oleh Pegawai Penerima dengan seorang saksi

• Sekiranya pengesahan penerimaan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen penerimaan perlu dicop "DITERIMA DENGAN SYARAT"

• Penerimaan barangan daripada pembekal perlulah menggunakan Nota Terima Bekalan (KEW.PS-1)

• Nota Terima Bekalan hendaklah disediakan dalam 2 salinan

• Memastikan proses penerimaan stok dilakukan serta merta sebaik sahaja ianya dihantar oleh pihak pembekal

• Jika pembekal menghantar stok diluar waktu pejabat, proses tersebut boleh ditangguhkan dan meminta pembekal menghantar barangan pada waktu pejabat

• Pegawai stok bertanggungjawab merekod penerimaan stok terus ke dalam KAD PETAK

• Borang laporan penerimaan barang (KEW.PS-2)hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau tidak mematuhi spesifikasi

• KEW.PS-2 hendaklah disediakan dalam 2 salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama untuk pembekal/agen penghantar dan salinan kedua disimpan oleh Pegawai Penerima

PENGUJIAN KUALITI

Kualiti barang yang diterima hendaklah menepati spesifikasi dalam perjanjian

PERKARA YANG PERLU DIPATUHI SEMASA MELAKUKAN PENGUJIAN KUALITI:

• Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal

• Sampel barang yang telah diterima hendaklah dihantar ke unit teknikal untuk diuji

• Barangan yang tidak menepati kualiti hendaklah dikembalikan

• Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak

SITUASI PENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR dibenarkan hanya jika:

• Saiz atau keadaan fizikal barangan tidak sesuai diserahkan di kawasan stor

• Mengikut syarat penyerahan barang yang telah dipersetujui seperti penyerahan di tapak projek

PENERIMAAN BARANGAN MUDAH TERBAKAR ATAU KIMIA

• Barangan tersebut hendaklah dihantar terus ke stor barangan mudah terbakar untuk disimpan

PELABELAN BARANG-BARANG YANG DITERIMA

• Pegawai stor hendaklah melabel nombor kad dan nama barang untuk semua brang yang diterima atau pada bekasnya bagi memudahkan urusan penyimpanan

MEREKOD STOK

TUJUAN MEREKOD STOK

• untuk mengetahui kedudukan stok simpanan

• untuk memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat

• untuk mengawal paras stok

JENIS-JENIS REKOD

• Merekod di dalam KAD PETAK

• Merekod di dalam SISTEM ATAS TALIAN

PROSEDUR MEREKOD DI DALAM KAD PETAK

• Semua stok yang disimpan mesti direkodkan pada kad petak (KEW.PS-4) yang dicetak di atas kertas WARNA HIJAU

• Kad petak hendaklah ditempatkan bersama stok (bagi barangan yang tidak mudah terbakar)

• Manakala bagi bahan mudah terbakar atau kimia, kad petak perlu disimpan di tempat berasingan

• Setiap penerimaan direkod dengan pen DAKWAT MERAH dan pengeluaran direkod dengan pen DAKWAT BIRU/HITAM

• Kad petak perlu dikemaskini setiap kali transaksi terima dan keluar berlaku

• Satu kad petak digunakan untuk merekod satu item stok sahaja

• Pindaan atau memadam pada rekod adalah TIDAK DIBENARKAN. TETAPI JIKA BERLAKU KESILAPAN, LANGKAH BERIKUT PERLU DIPATUHI:

LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU KESILAPAN DAN MEMERLUKAN PEMBETULAN:

• Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja

• Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal

• Pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor

ITU SAHAJA!

Jom jawab tugasan :)