KENALPASTI FORMAT DOKUMEN PEJABAT

KENALPASTI FORMAT DOKUMEN PEJABAT

1. TAKRIF SURAT RASMI

• Amah Haji Omar mentkrifkan surat rasmi sebagai surat yang ditulis dalam pejabat contohnya :

• Pejabat - pejabat kerajaan

• Badan berkanun

• Syarikat-syarikat perniagaan

• Tempat - tempat pengajian serat juga dalam urusan pekerjaan, urusan persekolahan dan sebagainya...

2. KATEGORI SURAT RASMI

* Surat rasmi tidak keperibadian

• Untuk memohon maklumat dari firma, institusi dan lain-lain.

• Memohon bantuan atau kerjasama dari firma

• Mendapatkan kebenaran daripada pihak berkuasa

• Memohon pekerjaab atau menjadi ahli kelab

• Menjawab panggilan temu duga

• Menerima atau menolak tawaran kerja

• Memesan barangan

*Surat rasmi peribadian

• Mengucapkan tahniah atau takziah

• Memohon maaf

• Jemputan

• Jawapan kepada jemputan

• Ucapan terima kasih

• 
  

• 
  

3. TUJUAN UTAMA SURAT

• Untuk memberitahu

• Untuk mengarah

• Untuk mempengaruhi

• 
  

• 
  

4. CIRI UTAMA SURAT RASMI

* Unsur kerasmian

• Surat rasmi mengandungi maklumat organisasi yang perlu ditandatangani oleh Ketua jabatan atau Pegawai yang beri kuasa menandatanganinya bagi pihak Ketua Jabatan atau bagi pihak organisasi.

• Surat rasmi ialah dokumen yang sah.

• 
  

* Aspek isi

• Dari segi isi, surat rasmi seharusnya mengandungi satu perkara sahaja. Idea atau isi surat hendaklah padat dan tepat menurut tujuan surat.

• 
  

*Aspek format

• Surat rasmi ditulis dalam format yang ditetapkan oleh kerjaan

• Sama ada sebagai surat rasmi biasa, pekeliling am, penjawatan atau seumpamanya.

* Aspek bahasa

• * Menggunakan laras bahasa surat rasmi iaitu menggunakan bahasa melayu standard aatau baku yang baik.

• Betul tatabahasa, penggunaan kata atau istilah yang tepat, tanda baca yang betul dan ejaan yang betul

• Surat rasmi berbentuk ringkas, padat dan bersopan.

5. PRINSIP PENULISAN SURAT RASMI

5 PRINSIP IAITU : (4C + 1P)

• i. Correct (betul)

• ii. Clear (jelas)\

• iii. Comprehensive (lengkap)

• iv. Concise (ringkas dan padat)

• v. Polite (lembut dan bersopan)

Multiple Select

Surat dikategorikan sebagai komunikasi

• Bukan lisan

• Lisan

• Tulisan

• Tulisan dan bukan lisan

Multiple Select

Saya mewakili Persatuan Penduduk Taman Harmoni ingin membuat aduan tentang masalah pembuangan sampah di kawasan ini. Berdasarkan ayat yang digariskan, apakah ungkapan yang digunakan?

• Ungkapan pendapat

• Ungkapan antisipasi

• Ungkapan perwakilan

• Ungkapan perintah

Multiple Choice

Sekiranya anda mewakili Ketua Jabatan untuk menandatangani surat, apakah maklumat tambahan yang perlu ditulis selepas tandatangan?

• Bagi pihak

• b/p

• b.p.

• bp.

Multiple Select

Apakah yang dimaksudkan dengan u.p. dalam surat?

• untuk perintah

• untuk pemerhatian

• untuk perhatian

• untuk pemeriksaan