MICE KLS XII

C. Langkah -langkah memilih lokasi pameran Memilih lokasi pameran merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan, karena akan sangat memengaruhi kelancaran kegiatan pameran yang akan dilaksanakan. Langkahlangkah yang harus dilakukan dalam memilih lokasi demi suksesnya suatu pameran adalah sebagai berikut:

​1. Menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang dibutuhkan dengan cara

​a. Mengidentifikasi konteks dan jenis kegiatan (Meeting, Incentive Travel, Conference,Exhibition, Impressariat, Special Event dll) serta kebutuhan terkait sifat dan jenis kegiatan (berkaitan dengan jumlah ruangan kapasitas ruangan, fasilitas yang terdapat didalam venue , teknologi, peralatan k3 (kesehatan,keselamatan, dan keamanan), special entrance, loading dock , parkir, daya dukung listrik, toilet, dll) untuk memperoleh spesifikasi yang akurat.

b. Melakukan analisis spesifikasi venue berkaitan dengan jumlah ruangan kapasitas ruangan, fasilitas yang terdapat didalam venue , teknologi, peralatan k3 (kesehatan,keselamatan, dan keamanan), special entrance,loading dock , parkir, daya dukung listrik, toilet, dll

c. Menetapkan syarat spesifikasi venue dan lokasi kegiatan (kerangka acuan kerja, RPF (request for proposal ), dll) untuk dijadikan sebagai pedoman.

​2. Mengumpulkan informasi tentang venue dan lokasi kegiatan:

​a. Mencari informasi yang dibutuhkan terkait venue dan lokasi kegiatan yang sesuai spesifikasi dari berbagai sumber. Informasi yang dibutuhkan terkait venue meliputi: Aksesibilitas, Jumlah ruangan, Kapasitas ruangan, Fasilitas yang terdapat di dalam venue, Teknologi, Peralatan,K3 (Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan),Special entrance, Loading dock , Parkir, Daya dukung listrik, Toilet,Kitchen, Banquet Facilities,F&B (Food and Beverage), dll

​

b. Menetapkan alternatif venue dan lokasi kegiatan (indoor/ outdoor)sesuai dengan pedoman dan spesifikasi yang dimiliki.

​

​

​C. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi (Website, Directory/ Meeting Planner, Brosur, Majalah, Convention Bureau, Tourism Board, Asosiasi di bidang Industri Pariwisata, National Tourism Organization (NTO), KBRI, dll) terkait venue dan lokasi kegiatan yang sesuai dengan spesifikasi.

​

E. Menjalin komunikasi dengan cara menghubungi sumber-sumber informasi terkait venue dan lokasi kegiatan.

​3. Melakukan site inspection

​a. Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting dalam melakukan site inspection, meliputi : Aksesibilitas,Jumlah ruangan, Kapasitas ruangan, Fasilitas yang terdapat di dalam venue, Teknologi,Peralatan, K3 (Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan),Special entrance, Loading dock Parkir, Daya dukung listrik, Toilet,Kitchen,Banquet Facilities, F&B (Food and Beverage), dll

b. Menyiapkan checklist dan alat lain yang dibutuhkan dalam site inspection, diantaranya: daftar spesifikaasi kebutuhan event di venue, kamera, alat ukur c. Menyusun checklist dan alat lain yang termasuk dalam site inspection sesuai dengan spesifikasi kegiatan yang akan dilaksanakan

​d. Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam site inspection, diantaranya: pengelola venue, teknisi venue, petugas keamanan, F&B (food andbeverage), chef untuk menu, room division ,referensi, dll.

​

e. Menghubungi pihak-pihak yang terkait dalam site inspection untuk dapat dilakukan dengan komunikasi terkait waktu pelaksanaan kegiatan site inspectio f. Site inspection dilakukan secara menyeluruh dengan menggunakan checklist yang telah disiapkan.

​4. Menetapkan venue dan lokasi kegiatan

​a. Informasi yang dibutuhkan terkait alternatif venue dan lokasi kegiatan diperoleh melalui berbagai sumber dan pelaksanaan site inspection.

​

b. Menganalisis kelebihan dan kelemahan masing-masing lokasi

​

c. Venue dan kegiatan di pilih dari lokasi yang ada melalui proses pertimbangan dan diskusi dalam Tim

d. Venue dan lokasi kegiatan di tetapkan