KEARSIPAN

A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

1. Pengertian Arsip​

​Secara etimologi (asal usul kata) "arsip" berasal dari :

​1. Bahasa Yunani, yatitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu.

​2. Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang.

​3. Bahasa Inggris, yaitu archieve yang artinya kumpulan warkat

​4. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat

​5. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.

​Pengertian arsip adalah:

​Setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut siuatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

​2. Pengertian Kearsipan

​Kearsipan adalah :

​Suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

​B. SYARAT-SYARAT, JENIS, DAN FUNGSI ARSIP

​1. Syarat-syarat Arsip

​a. Merupakan kumpulan warkat

​b. Disimpan menurut sistem tertentu

​c. Mempunyai nilai kegunaan

​d. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

​2. Jenis-jenis Arsip

​

​

a. Arsip dari Segi Bentuk Fisiknya

b. Arsip dari Segi Masalahnya

c. Arsip dari Segi Pemiliknya

d. Arsip dari Segi Sifatnya

e. Arsip dari Segi Fungsinya​

​

​

​

​a. Arsip dari Segi Bentuk Fisiknya

​1. Arsip yang fisiknya berbentuk lembaran

​ Contoh : Surat-surat, kuitansi, faktur, akte notaris, SK Pendirian

Bangunan, Srtifikat tanah, surat kontrak, cek, laporan-laporan,

​ foto, dll

​2. Arsip yang fisiknya tidak berbentuk lembaran

​ Contoh : disket, hard disk, flash disk, rekaman pada pita kaset, mikro

film, vidio kaset. dll​

​

​b. Arsip dari Segi Masalah

​ 1. Financial Record ( Arsip Keuangan)

​ 2. Inventory Record ( Arsip Inventaris)

​ 3. Personal Record (Arsip Personal)

​ 4. Sales Record (Arsip Penjualan)

​ 5. Production Record (Arsip Produksi)

​c. Arsip dari Segi Pemiliknya

​

1) Lembaga Pemerintah

​ a. Arsip Nasional di Indonesia (ARNAS RI)

​ b. Arsip Nasional disetiap ibu kota Daerah Tingkat I (arnas Daerah)

​ 2) Instansi Pemerintah/Swasta

​ a. Arsip Primer dan Arsip Sekunder

​ b. Arsip Sentral dan Arsip Unit

​

​

​

​d. Arsip dari Segi Sifatnya

​ 1) Arsip Biasa

​

​ 2) Arsip Penting

​

​ 3) Arsip Tidak Penting

​

​ 4) Arsip Sangat Penting (Vital)

​

​ 5) Arsip Rahasia

​

​e. Arsip dari Segi Fungsinya

​

1) Arsip Dinamis

​

​ a. Arsip Aktif

​ b. Arsip Semi Aktif

​ c. Arsip Inaktif

​

​ 2) Arsip Statis