OFFFICE COMMUNICATION

BPP1014

OFFFICE COMMUNICATION

by FAZIRA Moe

Hasil pembelajaran :

​

1. ​Mengenalpasti keperluan komunikasi masuk dan komunikasi keluar.

1. 2.Proses komunikasi masuk dan komunikasi keluar.

1. 3.​Merekod komunikasi masuk dan komunikasi keluar.

MAKSUD KOMUNIKASI

Johns (1996), proses pertukaran maklumat di antara penyampai dan penerima maklumat.

Greenberg dan Baron (1996) proses di mana individu, kumpulan dan organisasi yang bertindak sebagai penyampai yang menghantar maklumat atau mesej kepada individu, kumpulan dan organisasi lain yang bertindak sebagai penerima mesej.

JENIS BUSINESS COMUNICATION

1. KOMUNIKASI OPERASI DALAMAN

• Bentuk komunikasi ini melibatkan hubungan sesama pekerja untuk melakukan tugasan bersama serta antara pekerja atasan dengan bawahan

  KOMUNIKASI OPERASI LUARAN

  Komunikasi operasi luaran adalah satu bentuk komunikasi dengan pihak yang berada diluar organisasi.

• KOMUNIKASI TIDAK FORMAL DI LUAR

  Komunikasi tidak formal di luar adalah bentuk hubungan pekerja dengan masyarakat luar

• KOMUNIKASI PERSONAL

  Ia perhubungan secara peribadi di antara individu dengan individu lain atau dengan organisasi lain.

​ALAT KOMUNIKASI PEJABAT

• ​TELEFON

• ​MESIN FAKS

• ​SURAT

• ​EMAIL

​

​​TELEFON

​Perkataan telefon berasal daripada Yunani (Tele = Jauh dan Phone = Suara) ditakrifkan sebagai alat perhubungan komunikasi dua hala secara tepat.

Keperluan Telefon :

• Alat perhubungan diantara organisasi dan pelanggan.

• Sumber penyaluran maklumat.

• Tindakan awal/terdahulu.

​

​

FAKSIMILI ATAU FAKS

​

​Faks atau nama penuhnya faksimili berasal dari perkataan ‘fac simile’ (membuat yang serupa) dalam bahasa Latin yang bermaksud membuat salinan yang sama dengan asal

‘mesin faks’ biasanya terdiri daripada pengimbas imej, modem dan pencetak

​KEPERLUAN MESIN FAKS

• ​ mampu beroperasi melalui rangkaian telefon dengan hasil yang sama dengan asal.

  menghantarkan imej gambar dengan kemudahan half tone.

​

​

​EMAIL

​

singkatan dari Elektronic Mail atau jika dalam Bahasa Malaysia adalah surat elektronik. Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic Mail”.

(alat) kirim mengirim surat melalui jalur internet.

• mengirim surat elektronik baik berupa teks mahu pun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email kealamat lain di jaringan internet

​

​

SURAT

​

• ​kertas yang mengandungi khabar atau maklumat yang dikirimkan untuk bacaan atau perhatian pihak lain, ditulis untuk mewakili dirinya sendiri atau pihak yang lain dan disampaikan kepada pihak penerimaan dengan cara berkirim

• ​Surat yang diterima oleh sesebuah organisasi, kebiasaannya dihantar melalui pos

​PENGGUNAAN DIREKTORI DALAM PERNIAGAAN

​  Yellow Pages

• buku direktori telefon yang diterbitkan oleh syarikat penyedia layanan informasi.

• boleh didapati secara elektronik iaitu melalui web http://www.yellowpages.com.my).

• menyediakan nombor telefon, alamat, jenis perkhidmatan atau pun produk yang diiklankan ​

• ​Yellow Pages merupakan medium pengiklan pilihan

Enjin Carian / Search Engine

• ​enjin carian ini dikaitkan dengan mencari sesuatu maklumat dalam internet.

•  memaparkan maklumat atas permintaan pengguna carian dan kandungan

• antara ​contoh enjin carian popular

• -yahoo.com

• ​-google.com

• ​-msn.com

• ​