ALAT KOMUNIKASI PEJABAT

​

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN ALAT KOMUNIKASI PEJABAT

​EMAIL

​KELEBIHAN PENGGUNAAN E-MAIL

i.      Mudah dan menjimatkan tenaga. Untuk mengirim sesuatu surat tidak perlu ke pejabat pos, hanya taip pesanan kemudian kirim ke alamat tujuan.

ii.    Cepat. Hanya dalam beberapa saat e-mail dapat dikirim ke manapun.

iii.   Murah. Kos pengiriman yang murah dibandingkan penggunaan telefon atau surat.

iv.   Menjimatkan kos. Kita tidak perlu membeli kertas, setem, atau sampul surat.

v.    Global. E-mail boleh digunakan oleh siapa, di mana, dan bila saja sebagai komunikasi di seluruh dunia.

vi.   Pesan Multimedia. Pesan yang dikirim tidak hanya sekadar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa gambar, foto video, program, ataupun suara.

​

​KELEMAHAN PENGGUNAAN E-MAIL

i.      Salah kirim. Apabila sebuah e-mail yang berisi dokumen penting salah alamat, maka dan kemungkinan dokumen tersebut disalahgunakan.

ii.    Pemalsuan identiti. Kita tidak boleh memastika identity seseorang hanya dengan mengetahui alamat e-mail yang dimilikinya.

iii.   Kebanjiran e-mail. Hal ini boleh terjadi kerana mailbox sudah terlalu lama tidak dibuka atau dihapus.

iv.   Sampah e-mail. Banyak sekali e-mail sampah (junkmail/spam) yang berupa iklan komersial yang tidak kita harapkan.

v.    Respon terlambat. Tidak semua orang membaca e-mail setiap hari sehingga ada kemungkinan balasan yang lambat.

​MESIN FAKS

​KELEBIHAN PENGGUNAAN MESIN FAKS.   

i. Semua dokumen asal boleh/dapat dihantar, sama ada dalam bentuk lukisan, taip atau fotostat.

ii.     Mengendalikan mesin faks tidak mengambil masa yang panjang.

iii.   “Error” kesilapan akan dibuang.

iv.    Kos penghantaran adalah rendah dan meijimatkan tenaga

​

KELEMAHAN PENGGUNAAN MESIN FAKS​

Keperluan kertas

Hakikat bahawa kedua-dua penghantar dan penerima memerlukan penggunaan kertas membuat penghantaran faks tidak selesa untuk kesesakan kertas atau kekurangan kertas.

​Kejelasan salinan

Menghantar salinan yang jelas tidak semestinya bermakna salinan yang jelas diterima.

​Kelajuan

Setiap halaman individu perlu diimbas dan difakskan. Apabila terdapat pelbagai penerima dalam nombor yang berbeza, keseluruhan proses mesti diulang untuk setiap satu.

​Masalah teknikal

Kedua-dua mesin faks yang menghantar dan mesin faks mesti berfungsi. Sekiranya mesin tidak berfungsi, proses mesti diulang, sama ada dengan mesin lain atau apabila mesin rosak diperbaiki.

KELEBIHAN PENGGUNAAN TELEFON​

​

i.     Tindakan awal / terdahulu.

ii.    Imej individu dan organisasi.

iii.  Sumber penyaluran maklumat.

iv.  Penetapan temujanji perniagaan.

v.    Alat perhubungan diantara organisasi dan pelanggan.

​

​kelemahan penggunaan telefon

​

​ketepatan pesanan

​kesilapan semasa mencatat mesej/suara tidak jelas

​rangkaian

​tidak dapat berhubung ketika berlaku masalah rangkaian

​Masalah teknikal

Sekiranya telefon tidak berfungsi dengan baik, telefon perlu diperbaiki.

​

​surat

​kelebihan PENGGUNAAN surat

boleh dijadikan sebagai bahan rujukan

​bahan bukti/rekod sekiranya diperlukan

​harga pengiriman yang murah

​

​kelemahan PENGGUNAAN SURAT

​

bahan sukar dikesan dengan cepat

​penghantaran surat mengambil masa

​kemungkinan surat tidak sampai kepada penerima

​melibatkan kos penghantaran surat