Penanganan surat masuk dan keluar sistem kartu kendali

Penanganan surat masuk dan keluar sistem kartu kendali

By Annisa Fajrina

Penanganan surat menggunakan kartu kendali

Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.

​

Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

- Alat pengendali surat masuk dan keluar - Alat pelacak surat - Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Some text here about the topic of discussion

Keuntungan menggunakan kartu kendali :

Lebih efisien dibanding buku agenda - Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) - Menghilangkan pencatatan berulang - Mudah melacak lokasi surat yang diproses - Memudahkan penyusunan arsip - Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat.​

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali

semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.

• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.

• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.

• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

1. Penerimaan surat

2. Pencatatan surat

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

• Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

• Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.

• Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.

• Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Multiple Choice

Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Termasuk pengertian dari ....

• Buku Agenda

• Buku Agenda Kembar

• Buku Agenda Tunggal

• Kartu Kendali

Multiple Choice

Fungsi dari kartu kendali adalah ...

• Alat pengendali surat masuk dan keluar

• Alat pengendali listrik

• Alat membuka surat

• Sebagai pengganti surat keluar

3. Pengarahan atau pengendalian surat​

• ​Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.

• Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.

• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.

• Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.

• Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.

• Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III

• Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah

• Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.

• Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.

• Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.

• Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.

• Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

5. Penyimpanan atau penataan arsip

• Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.

• Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.

• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Multiple Choice

Setelah surat di catat langkah selanjutnya adalah ....

• Penerimaan

• Pengonsep surat

• pengarah surat

Multiple Choice

Terdapat 5 sistem penyimpanan dalam menyimpan sebuah surat, di bawah ini yang tidak termasuk sistem penyimpanan adalah ...

• Pengindeksan

• Sistem abjad

• Sistem tanggal

​SURAT KELUAR

Pengonsepan Surat

Tahap awal pada pada penanganan surat adalah membuat konsep. Konsep surat dibuat oleh unit pengolah/unit kerja/sekretaris, kemudian diketik dalam bentuk draft pada lembar konsep surat. Kemudian draft diperiksa lalu disetujui/acc oleh pimpinan dengan memberikan tanda taklik atau paraf pada draft surat. Setelah di -acc, surat diketik rapi pada kop surat dan ditandatangani pimpinan/atasan kemudian diserahkan ke pencatat surat. Pencatatan surat keluar penting menggunakan kartu kendali, dan dilakukan pada unit kearsipan.

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Pencatatan Surat

• menerima surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan

• mencatat surat pada kartu kendali rangkap 3

• menentukan kode surat

• memberikan stempel/cap dinas pada surat

• meneruskan kartu kedali 1, surat, dan lampiran kepada pengarah surat

• memberi paraf pada kartu kendali 2, lalu diserahkan ke penata arsip

• menyerahkan kartu kendali 3 ke unit pengolah/unit kerja/sekretaris

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Multiple Choice

Berikut ini yang merupakan ciri-ciri kartu kendali, yaitu....

• Terdapat tanda tangan pimpinan

• Terdiri dari 3 warna, kuning, hijau, dan merah

• Terdapat cap agenda

• Terdiri dari 3 warna, putih, hijau, dan merah

• Terdiri dari 3 warna, putih, kuning, dan merah

Multiple Choice

Dibawah ini yang bukan merupakan tugas penerima surat yaitu....

• Menerima surat masuk

• Menyortir surat masuk

• Menyerahkan surat ke pencatat surat

• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan

• Menentukan kode klasifikasi surat

Multiple Choice

Penanganan surat masuk sistem kartu kendali memiliki beberapa kelebihan dibawah ini, kecuali....

• Lebih efisien dibanding buku agenda

• Tidak dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia)

• Menghilangkan pencatatan berulang

• Mudah melacak lokasi surat yang diproses

• Memudahkan penyusunan arsip

Pengarah Surat

• menerima kartu kendali 1, surat asli, beserta lampirannya dari pencatat surat

• mengecek kelengkapan lampiran surat dan menggandakan surat beserta lampirannya

• melipat surat asli dan memasukannya kedalam amplop

• mencatat surat di buku ekspedisi ekstern

• memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim

• menyimpan kartu kendali 1 sebagai kartu kontrol

• menyerahkan salinan surat/tembusan berikut kartu kendali 1 ke penata arsip. Apabila surat sudah selesai dikirimkan, kartu kendali 1 ditukar dengan kartu kendali 2.

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Pengiriman Surat

Pengiriman surat pada umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak ekspeditor. Kurir atau ekspeditor ini akan mengirim surat sesuai dengan metode diperusahaan itu sendiri.

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Penataan Arsip

• Menerima kartu kendali 2 dari pencatat surat dan menyimpannya, sebagai pengganti arsip yang ada di unit tata usaha/pengarah surat.

• Apabila surat telah dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata arsip di ganti dengan kartu kendali 1 dan salinan/surat tembusan pada unit tata usaha/pengarah surat.

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Multiple Choice

menerima kartu kendali 1, surat asli, beserta lampirannya dari pencatat surat

mengecek kelengkapan lampiran surat dan menggandakan surat beserta lampirannya dan mencatat surat di buku ekspedisi ekstern, termasuk kegiatan dari pengarah surat

• BENAR

• SALAH

Multiple Choice

menerima surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan

mencatat surat pada kartu kendali rangkap 3

menentukan kode surat, termasuk dari bagian penataan arsip

• Benar

• Salah

Multiple Choice

Ketika akan mengantarkan surat ke luar kantor, kurir perusahaan harus membawa buku ....

• Hutang

• Ekspedisi

• Kendali

• Agenda

Atas partisipasi kalian dan antusias kalian saat mengikuti kelas Bu Anis.. Semoga kalian mendapatkan ilmu yang bermanfaat setelah mengikuti kelas ini.. Sukses selalu ALL...

Terima Kasih