PLANEACION Y GESTION DE PROYECTOS

PLANEACION Y GESTION DE PROYECTOS

By Julio García

​Definición de proyecto del PMI

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto, servicio o resultado único. Es necesario planificarlo porque hay muchos factores que deben tenerse en cuenta, como por ejemplo, personas, recursos o riesgos.

https://www.edix.com/es/instituto/planificacion-de-proyectos/#:~:text=La%20planificaci%C3%B3n%20de%20proyectos%20requiere,lograr%20el%20mejor%20proyecto%20posible.​

Características principales de un proyecto

• ​Es temporal, tiene una fecha de inicio y otra de finalización.

• Se realiza una única vez, no se repite. Si lo hiciera, estaríamos hablando de ‘operación’ y no de ‘proyecto’.

• Persigue un objetivo claro, la respuesta al qué que comentábamos arriba.

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Características principales de un proyecto

Pero, además, los proyectos llevan asociados una serie de riesgos, suelen contar con un presupuesto e implican a varias personas con diferentes roles y grados de responsabilidad. Es decir, hay muchos factores que intervienen en el proceso. Por eso es tan importante planificar. ​

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La planificación y la gestión de proyectos es un proceso en curso durante el ciclo de vida del proyecto. Puede hacer planes para elementos como por ejemplo presupuestos, planificaciones y diseños y gestionar y hacer un seguimiento de esos elementos.

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​¿Qué es la planificación y gestión de proyectos?​

Es una actividad con comienzo y fin, son los pasos organizados jerárquicamente que se deben seguir para llegar a un objetivo, se pueden realizar de forma secuencial o simultánea.

Tareas

Criterio cuantificable que debe cumplirse para que el proyecto se considere concluido. 

Objetivo

Conceptos básicos

Personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.

Recursos

Es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación, como la finalización de una fase importante.

Hitos

Conceptos básicos

En general, los tres elementos básicos a tener en cuenta en un proyecto son: tiempo, recursos, y costes. Además podríamos añadir un cuarto elemento: la calidad. La Gestión de Proyectos se caracteriza por considerar conjuntamente estos elementos y consta de cuatro grandes fases:

https://sites.google.com/site/proyectoszaragozabrenda/unidad1/1-2-fases-de-la-gestion-de-proyectos​

​FASES DE LA GESTIÓN

La Planificación de un proyecto consiste, en esencia, en definir las actividades, estimar su duración y definir los recursos necesarios.

1. Planeación

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​Su objetivo es la obtención del calendario de ejecución del proyecto. Estas dos fases son previas a la ejecución en sí del proyecto.

2.   Programación

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Consiste en la obtención de los datos relativos a la evolución real del proyecto, comparando éstos con la programación inicial, tomando medidas correctivas cuando los hechos difieran de lo previsto más de lo aconsejable. Por lo tanto, esta fase se desarrolla mientras se lleva a cabo la ejecución del proyecto.

3.   Seguimiento y control de la ejecución

​

Revisar diferencias entre previsiones y duraciones reales de las actividades, entre presupuesto y coste real, etc

4.   Análisis y evaluación de los resultados

​Planificación de Proyectos

La planificación de proyectos requiere de pasos metódicos y sistemáticos en busca de un objetivo, clarificando el por quién y el cuándo se hace qué. Es una actividad que puede realizarse de diferentes maneras y con distintas herramientas, pero siempre con el mismo objetivo: lograr el mejor proyecto posible.​

En realidad, planificar un proyecto es algo tan sencillo como responder a las siguientes preguntas: ¿qué, cómo, quién y cuándo?

La dificultad viene dada por el tipo de proyecto​

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¿Cómo funciona?

En la práctica, la planificación de un proyecto se convierte en la guía que utiliza el project manager, el gestor o el digital product manager para asegurarse de que el trabajo se está llevando a cabo y de que el objetivo u objetivos marcados pueden alcanzarse.

​¿Cómo se planifica un proyecto?

La correcta planificación de un proyecto debe ser paso a paso. Hay que empezar por lo más importante, definir cuál es el objetivo, y seguir un orden establecido. Además, es recomendable hacerlo con tiempo, para encajar cada persona, recurso y necesidad en el lugar preciso

1. Definir el objetivo

La primera pregunta que debes hacerte es: ¿qué quiero conseguir?, o lo que es lo mismo, ¿por qué necesito un proyecto? La respuesta es el objetivo. De su definición dependerá todo lo demás: tareas, plazos, coste... Por eso, el proceso de planificación debe empezar por ahí. 

2. Establecer el alcance

El alcance de un proyecto es todo el trabajo que se va a realizar y los recursos que se necesitan. Dicho de otro modo, cuando hablamos de alcance o scope (así se llama en inglés) nos referimos a qué forma parte del proyecto, qué es imprescindible para que pueda ejecutarse. Por ejemplo, si tu proyecto consiste en crear la web de un restaurante, contratar un servicio de hosting estaría dentro del alcance, pero buscar un nuevo ayudante de cocina se quedaría fuera.

3. Establecer recursos, costos y riesgos.​

Los recursos más importantes para realizar proyectos son los humanos. ¿Qué profesionales necesitas? ¿Qué habilidades deben tener? Pero puede haber más: espacios de trabajo, equipos informáticos, licencias de software, material de oficina… Todos ellos deben figurar en tu planificación, al igual que los costes, que pueden ser fijos (el alquiler de una oficina) o variables (la reparación de un ordenador). Y, por supuesto, no te olvides de identificar posibles riesgos durante la puesta en marcha, como por ejemplo, la baja por enfermedad de un trabajador o fallos en el servidor.

En esta fase de planificación de un proyecto de lo que se trata es de estar preparado para las necesidades y problemas que puedan surgir. Si te anticipas a esas situaciones, podrás resolverlas de forma ágil y sin que los plazos de ejecución se vean afectados. 

4. Elaborar el BRD

BRD son las siglas de Business Requirement Documentation, el documento que incluye la información referente al objetivo, el alcance, los recursos, los costes y los riesgos. Con este documento revisado y aprobado por quien tenga la competencia de darle luz verde, empieza el ‘tetris’ de la planificación.

​5. Desglose de tareas

Todo proyecto debe poder dividirse en tareas y subtareas medibles, tangibles y con un responsable asignado. En otras palabras, el desglose de tareas consiste en especificar qué hay que hacer y quién lo hace y cuándo. Como siempre, cuando más detallado, mejor.

Existen muchas formas de realizar un WBS, pero desde el PMI —en su guía Practice Standard for Work Breakdown Structures (2006)— aconsejan, entre otras cosas, que cada elemento sea un entregable y tenga asignado un único responsable.​

WBS

Para esto son muy útiles los EDT (Estructura Desglosada del Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure), representaciones gráficas que ofrecen una visión global del proyecto y permiten conocer en qué punto se encuentra. Suelen tener forma de mapa conceptual en orden descendente, y abarcan desde la propia planificación del proyecto (es una tarea más, no lo olvides) hasta el cierre.

Además del WBS, cuando planificas un proyecto también es útil diseñar una matriz RAM o de asignación de responsabilidades, para que cada miembro del equipo tenga claro qué tiene que hacer y ante quién tiene debe responder.

Calendarización

Esta fase de la planificación de un proyecto responde al cuándo se hace cada tarea. Puedes valerte de un calendario analógico o digital, pero lo más habitual, y recomendable, es elaborar un diagrama de Gantt. Se trata de un gráfico de barras que muestra los plazos, las personas encargadas de cada tarea, el esfuerzo que supone completarlas y cómo de avanzadas están. 

El diagrama de Gantt es muy útil, por ejemplo, para saber qué tareas dependen de otras y así evitar que el retraso en una de ellas afecte a todas las demás.

​https://www.edix.com/es/instituto/planificacion-de-proyectos/#:~:text=La%20planificaci%C3%B3n%20de%20proyectos%20requiere,lograr%20el%20mejor%20proyecto%20posible.

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