Recibir la mercancía según procedimientos técnicos

​Recibir la carga

​Definición

La recepción de mercancías es el proceso en el cual los productos adquiridos a un proveedor llegan al almacén para ser clasificados, controlados y, posteriormente, ubicados en este.​

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​¿En qué consiste el proceso de recepción y registro de mercancías en almacén?

El proceso de recepción de mercancías no solo consiste en dar entrada a los pedidos, sino que se trata de un proceso más complejo que requiere el cuidado de diversos aspectos. Se trata de múltiples y diversas tareas, todas relacionadas entre sí, que tienen como objetivo principal conseguir una gestión correcta y eficaz.​

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¿En qué consiste el proceso de recepción y registro de mercancías en almacén?

• objetivo principal conseguir una gestión correcta y eficaz

• La recepción de mercancías es el proceso en el cual los productos adquiridos a un proveedor llegan al almacén para ser clasificados

• consiste en dar entrada a los pedidos

​A continuación, procedemos a explicarte cada uno de los pasos que conforman el proceso de recepción de mercancías de almacén.

​Documentos necesarios que justifican la recepción de mercancías en un almacén:

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1.Pedido (emitido por la empresa y enviado al proveedor)

2.Registro completo de pedidos emitidos

3.Hoja de solicitud de mercancías (entre almacenes o entre secciones de la empresa)

4.Albarán o nota de entrega (documento que se recibe junto con la mercancía)

5.Hoja de recepción (documento de carácter interno con el objetivo de dejar constancia acerca de los pedidos y mercancías recibidas en el almacén)​

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​Con respecto a la hoja de recepción, esta debe contener los siguientes campos de datos de información:

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•Número de pedido

•Albarán o nota de entrega

•Resultado del control de cantidad y calidad

•Almacén o sección de destino

•Descripción y código de la mercancía

•Cantidad recibida, así como cantidad solicitada y cantidad pendiente de recibir

​Planificación e información de la mercancía

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Esta primera parte del proceso de recepción de mercancías en el almacén consiste en la planificación de la llegada de mercancía a almacén, la cual resulta fundamental para evitar que surjan problemas en el proceso.

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Para la recepción de mercancías es determinante una correcta coordinación de la cadena de suministro.

A su vez, es de gran importancia que haya una buena gestión de la información y que todos los trabajadores implicados en el proceso tengan conocimiento de lo que esperan, así como cuáles son las horas estimadas de llegada de los pedidos.

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¿En que consiste la planificación de la llegada de mercancías al almacén ?

• Se comienza con una primera verificación

• Evitar que surjan problemas en el proceso.

​Descarga de la mercancía en almacén

Tras planificar la mercancía, se procede a su descarga desde los camiones al almacén y su posterior desplazamiento hasta la zona de recepción, o bien directamente hasta su lugar correspondiente de almacenaje en estanterías.

​También es importante que los trabajadores encargados, posean conocimientos e instrucciones de cómo actuar ante los posibles problemas o situaciones que puedan llegar a surgir. De esta manera, sabrán en todo momento qué hacer y qué equipos deben utilizar para conseguir el máximo rendimiento

​Control de calidad de la mercancía que llega a almacén

Ese paso es fundamental para llevar a cabo un eficiente proceso de recepción de mercancía en el almacén , ya que esta pasará más adelante a las manos del cliente final.

Por todo ello, es necesario realizar unos controles de calidad de mayor profundidad, como los siguientes:

•En caso de que lleguen materias primas al almacén, la gran mayoría de las empresas cuentan con su propio control de calidad para evaluarlas.

•Los alimentos, al igual que ciertos medicamentos, requieren condiciones especiales con respecto a la temperatura y la humedad. De esta manera, se proporcionará el ambiente adecuado para su conservación en perfecto estado. Es imprescindible comprobar que no se haya roto la cadena de frío y haya productos en mal estado.

•Con respecto a las mercancías peligrosas, existen ciertas normativas concretas para regular el embalaje, a parte de los procedimientos de carga y descarga, debido a que son productos cuya manipulación posee ciertos riesgos.

Se denomina “cuarentena” al tiempo requerido para realizar los anteriores controles de calidad. Casi todos los almacenes cuentan con una zona especial destinada de forma exclusiva a realizar dichos controles.

​Etiquetado y colocación de la mercancía

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En algún punto de todo el proceso de recepción de mercancías es necesario registrar toda la información, con el fin de dejar constancia de la mercancía que ha ingresado al almacén. Dicha información puede ser registrada en los programas de sistema de gestión que están destinados a ello. Todo con el objetivo de que los datos estén informatizados de acuerdo a los parámetros logísticos que emplee la empresa.

​Las mercancías que llegan a un almacén pueden proceder de fuentes diversas como pueden ser la fábrica de la propia empresa, otro almacén de la empresa, un proveedor… Sea como fuere, una vez la mercancía llega a la zona de recepción del almacén, se producen una serie de actividades necesarias para un correcto proceso de recepción de mercancías.

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Antes de descargar la mercancía debe comprobarse que el destino es correcto. las mercancías vienen acompañadas de un documento un albarán o nota de entrega y debe comprobarse que es todo correcto para asignar el muelle de descarga que corresponda a dicha carga.

Todas las mercancías que se descargan suelen depositarse en la zona de recepción para hacer una inspección cuantitativa y cualitativa de la carga. Esto implica que hay que contar todos los bultos y comprobar que no existan daños externos. Si se diera el caso de que el embalaje estuviese deteriorado, deben anotarse los desperfectos en la copia del albarán que se devuelve al proveedor. En este caso, la mercancía suele aceptarse a expensas de un examen posterior.

Es el momento de hacer un recuento físico de todos los artículos recibidos, comprobando la coincidencia entre lo recogido en el albarán y en el pedido. Deben cotejarse cantidades, modelos, tamaños, referencias…

También en este caso, si apareciesen mercancías en mal estado por la razón que fuese, debe anotarse esta disconformidad en la copia del albarán que se devuelve al proveedor.

Tras el recuento debe registrarse la mercancía recibida en la hoja de recepción y enviar una copia a otros departamentos implicados, como es el de contabilidad a efectos de facturación, por ejemplo.

Las cargas que se ajustan a lo solicitado, se acondicionan y codifican para depositarlas en su lugar de almacenaje una vez registrada su entrada. Y las que no reúnan las condiciones del pedido, se apartan para su devolución.

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¿Qué se debe hacer si aparece mercancías en mal estado?

• Botar el producto

• Vender el producto mas barato

• Se apartan para su devolución

• Se recibe a conformidad luego se hace el reclamo

​El acondicionamiento de las mercancías

es necesario cuando éstas vienen en unidades logísticas o físicas que no son compatibles con las ubicaciones del almacén. Es el caso de las mercancías que se transporten a granel o las que se reciben en paletas de dimensiones diferentes.

Todo también puede suceder que en la misma paleta o contenedor vengan varios bultos con artículos diferentes, es decir, que en un embalaje se agrupen mercancías distintas y/o en distintos formatos o tamaños.

En cualquier caso, las mercancías tienen que colocarse en embalajes unitarios y en los casos en que sea necesario, deben etiquetarse de manera apropiada, antes de proceder a su almacenamiento.

​En cualquier caso, las mercancías tienen que colocarse en embalajes unitarios y en los casos en que sea necesario, deben etiquetarse de manera apropiada, antes de proceder a su almacenamiento.

Almacenaje de la mercancía recibida

Con independencia de los diferentes sistemas de almacenaje que existen, tanto para carga manual como para carga paletizada, han de tenerse en cuenta otros criterios para asignar a cada mercancía la ubicación más idónea.​

Los que se emplean con más frecuencia son los relacionados con las características del producto y los relativos a la rotación y frecuencia de salida del producto del almacén.

Atendiendo las características del producto, estos se almacenan por referencias, tamaño, peso, naturaleza, condiciones especiales de temperatura o peligrosidad.

Si nos atenemos a la rotación o frecuencia de salida, se almacenan según los resultados obtenidos de aplicar una clasificación por el método ABC o Análisis de Pareto, que está basado en el principio de la Ley 20/80: El 20% de los productos generan el 80% de las ventas.

De esta manera los artículos de alta rotación o clase a se ubican en las zonas de mayor acceso para que los trayectos sean mínimos al preparar un pedido y los artículos de baja rotación o Clase C se almacenan en las zonas menos accesibles

Algunas mercancías están sometidas a reglamentos particulares y tienen que quedar aisladas en una zona de cuarentena ya sea porque debe pasar un control de calidad determinado o permanecer en unas condiciones medioambientales especiales. Es el caso de productos farmacéuticos, agroalimentarios, tóxicos o peligrosos…

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¿ Que criterios debo tener para asignar a cada mercancía la ubicación más idónea:

• El orden de llegada

• El color del producto

• características del producto y los relativos a la rotación y frecuencia de salida del producto del almacén.

• Compatibles con la ubicación del almacén.