Aplikasi Assesmen Pembelajaran

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

​oleh : KHADIJAH MUJAHIDAH

BPSDMD Prov. Sumatera Selatan

DASAR HUKUM

PENGERTIAN ARSIP

Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan :

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan,

organisasi

politik,

organisasi

kemasyarakatan,

dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara.

FISIK

AUTENTIK & LEGAL
( Utuh, Lengkap)
UU No.43/ 2009 Ps. 41 ayat 1

INFORMASI

TERPECAYA

( Struktur, Isi,Konteks)
UU No.43 /2009 Ps.41 ayat 3

ARSIP

(Sumber: Presentasi Prof.Dr.Noerhadi Magetsari pada Seminar Nasional Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pengurus
Nasional AAI tanggal 10 November 2011 di Jakarta)

PEMERINTAHAN YANG

PROFESIONAL, BERSIH, DAN

BERWIBAWA

(GOOD GOVERNANCE)

TERTIB ARSIP

1.

tulung punggung

organisasi

2.

bukti akuntabilitas kinerja

aparatur

3.

bukti akuntabilitas kinerja

organisasi

4. aset organisas

5.

Identitas organisas

i

6. bukti sah di pengadilan

7.

bukti sejara

h

8. Memori organisasi

9.

tulang punggung

manajemen

1.

Perencanaan

2.

Pengambilan keputusan

3.

Pertanggungjawaban

4.

Perlindungan hak

5.

Perlindungan aset

6.

Perlindungan kekayaan
intelektual

7.

Perlindungan Batas
Wilayah

8.

Pengaturan kerahasiaan
informasi

9.

Pelayanan publik

PENCIPTAAN
Design Formulir
Tata Naskah Dinas
Penggunaan Kertas
Kode klasifikasi

PENGGUNAAN DAN
PEMELIHARAAN
Sistem Penataan Berkas
Pengurusan Surat

PENYUSUTAN
JRA
Penilaian
Pemindahan
Pemusnahan
Penyerahan Arsip Statis

PENCIPTAAN

PENGGUNAAN

PENYUSUTAN

FUNGSI ARSIP

(Berdasarkan UU No 43 Th. 2009)

a. Arsip

Dinamis

adalah

arsip

yang

dipergunakan

secara

langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu;

b. Arsip Statis adalah

arsip yang dihasilkan oleh pencipta

karena

memiliki

nilaiguna

kesejarahan,

telah

habis

retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah
diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung

oleh

Arsip

Nasional

Republik

Indonesia

dan/atau

lembaga

kearsipan.

1.

Membuat

kebijakan

penyelenggaraan

kearsipan

di

lingkungannya

berdasarkan

ketentuan UU No.43 Tahun 2009.

2.

Melaksanakan

pengelolaan

arsip

dinamis.

3.

Membentuk unit kearsipan.

4.

Menyediakan

prasarana

&sarana

kearsipan

untuk

pengelolaan

arsip

dinamis.

5.

Secara

khusus

melakukan

perlindungan & penyelamatan serta
memberitahukan

&

melaporkan

kepada

ANRI

arsip

yang

berkaitan

dengan kependudukan, kewilayahan,
kepulauan,

perbatasan,

perjanjian

internasional,

kontrak

kerja

dan

masalah

pemerintahan

yang

strategis.

6. Melaksanakan perlindungan &

penyelamatan arsip apabila terjadi
bencana, berkoordinasi dengan
ANRI.

7.

Membuat Tata Naskah Dinas,
klasifikasi arsip, JRA, serta sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip.

8.

Menjaga keautentikan, keutuhan,
keamanan, keselamatan arsip yang
dikelolanya.

9.

Mengatur dan mendokumentasikan
proses pembuatan dan penerimaan
arsip.

10.

Menyediakan arsip dinamis bagi
kepentingan pengguna yang berhak.

11.

Membuat daftar arsip dinamis yaitu
arsip terjaga dan arsip umum.

12.

Menjaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip dinamis terjaga.

13.

Menjaga kerahasiaan arsip tertutup.

15.
Menentukan prosedur layanan
berdasarkan standar.

16.

Melaksanakan penyusutan arsip
berdasarkan JRA.

17.

Memiliki JRA.

18.

Melaksanakan pemusnahan arsip sesuai
dengan prosedur yang benar.

19.

Menyerahkan arsip statis kepada ANRI.

20.

Menjamin autentisitas, reabilitas dan
keutuhan arsip statis yang diserahkan
kepada Lembaga Kearsipan.

21.

Melaksanakan pengelolaan arsip yang
diciptakan oleh pihak lembaga yang
diberi pekerjaan dengan anggaran negara.

Pasal-pasal mengenai
Pencipta Arsip:

Pasal 1, 8, 9, 16, 17;
20, 23, 25, 29, 32,
33, 34, 37
Pasal 40, 41, 42, 44,
45, 47, 49;
Pasal 50, 51, 54, 57,
65, 66, 68

PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP



Ruang

kerja

penuh

dengan

arsip



Perbedaan

arsip

aktif

dan

inaktif

tidak

jelas



Tidak

ada

petugas

khusus

yang

menangani

arsip



Informasi

tidak

aman



Arsip

disimpan

sesuai

kepentingan

petugas

masing

-

masing



Arsip

tidak

bisa

ditemukan

secara

cepat

dan

tepat

NSP

K

PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP

SOLUSI



Asas

pengelolaan

arsip



Sistem

pengelolaan



Sarana

kearsipan



SDM

7

NSPK

ASAS PENGELOLAAN ARSIP

ASAS PENGOR-
GANISASIAN ARSIP
DINAMIS

ASAS SENTRALISASI

ASAS DESENTRALISASI

ASAS GABUNGAN

NSPK

Multiple Choice

Di antara ini, manakah yang termasuk 7 keajaiban dunia?

• Hutan Amazon

• Monas

• Candi borobudur

• Pantai selatan