PENGERTIAN SURAT MASUK

Mail Handling

PENGERTIAN SURAT MASUK

PROSES PENANGANAN SURAT

DICATAT

DIPROSES

DISIMPAN/FILE

DIJAWAB

DIKIRIM

DISIMPAN/FILE

DIBUAT
DRAFT/
KONSEP

DIPERIKSA

DICETAK

DITANDA
TANGAN

SURAT MASUK

SURAT KELUAR

DISORTIR

Pengertian Surat Masuk

■ Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh

suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi.

Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada
dua pola yang digunakan, yaitu :

▪ Pola Sentralisasi

▪ Pola Desentralisasi

▪ Pola Dekonsentralisasi

Pengertian pola Sentralisasi

■ Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan

berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada
unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor
yang bertugas menangani surat keluar/masuk.

■ Pola

ini

banyak

dipakai

pada

lembaga

pemerintahan atau BUMN

Pengertian Pola Desentralisasi

Pola Desentralisasi merupakan pola penanganan
berkas yang dilakukan disetiap bagian dari unit yang
ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau
sekretaris di lingkungan kantor ini. Semua kegiatan
administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris pada unit
masing-masing.

Pola ini banyak di anut oleh perusahaan swasta.

Pengertian Pola Dekonsentralisasi

Pola Dekonsentralisasi merupakan pola penanganan
berkas dimana ada pelimpahan wewenang dari pusat ke
unitnya.

Perlengkapan dalam Penanganan Surat

■ Baki Surat (Tray)
■ Buku Agenda surat masuk dan keluar
■ Kartu kendali
■ Secretaries Desk File (Odner)
■ Alat tulis
■ Kertas dan amplop
■ Alat pembuka surat
■ Stempel
■ Formulir tanda terima/buku ekspedisi
■ Lembar disposisi

Sistem Pencatatan Surat/ Dokumen

■ Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional/ Lama)

■ Sistem Kartu Kendali (Sistem pola Modern/ Baru)

Sistem Buku Agenda

Sistem buku agenda yaitu sistem yang pertama kali
muncul yaitu sejak pemerintahan Hindia Belanda
dimana pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu
orang saja.

Hal ini merupakan kekurangan dari sistem tsb, karena
apabila dalam satu hari harus mencatat surat dalam
jumlah yang sangat banyak yang jumlahya mencapai
ratusan bahkan bisa ribuan.

Sistem Buku Agenda

1. Buku agenda tunggal : SM dan SK dicatat

sekaligus dalam 1 buku dengan nomor yang
berurutan

2. Buku agenda kembar : SM dan SK dicatat secara

terpisah

3. Buku agenda berpasangan : SM dan SK dicatat

dalam 1 buku, dimana halaman sebelah kiri untuk
SM, sebelah kanan untuk SK

Sistem Kartu Kendali (Sistem pola baru modern)

■ Sistem kartu kendali merupakan sistem yang diciptakan untuk

mengatasi kekurangan yang ada pada sistem buku agenda,

■ Jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa dilakukan

oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat
dalam penanganan surat, dan pelayanan kepada masyarakat pun
akan semakin cepat.

Sistem Kartu Kendali (Sistem pola baru modern)

1. Warna Putih, disusun sebagai pengganti buku agenda surat, disimpan

di unit pengelola surat.

2. Warna Hijau, disusun berdasarkan pengirim surat, disimpan di unit

pengelola surat.

3. Warna Kuning, ditandatangai oleh penerima surat dan berfungsi

sebagai pengganti buku Ekspedisi.

4. Warna Merah, Menempel pada surat dipegang oleh unit pengolah.