การบริหารงานจัดซื้อ

การบริหารงานจัดซื้อ

​การจัดซื้อ ( Purchasing ) 
หมายถึง การดำเนินกิจกรรมเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการ วัตถุดิบ ตลอดจน เครื่องจักร เครื่องมือ เพื่อต้องการให้บรรลุวัตถุประสงค์ของธุรกิจ โดยทั่วไป ในทางธุรกิจ แบ่งการจัดซื้อออกเป็น 2 ประเภท คือ

(1) การซื้อสินค้ามาเพื่อขาย
(2) การซื้อสินค้ามาเพื่อใช้ หรือเปลี่ยนสภาพให้เป็นสินค้าเพื่อขาย

วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อสินค้ามาเพื่อขาย

·       คุณภาพเหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า
·       เป็นราคาที่ผู้บริโภคยอมรับได้
·       สามารถแข่งขันกับผู้ค้ารายอื่นได้

การจัดซื้อสินค้ามาเพื่อใช้ หรือเปลี่ยนสภาพ
ควรมีการประสานงานกันอย่างใกล้ชิด

·      หน่วยงานที่ทำหน้าที่จัดซื้อ
·      หน่วยงานที่ทำหน้าผลิต
·       หน่วยงานที่ทำหน้าที่ขาย

​หลักการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ
ประกอบด้วยองค์ประกอบอย่างน้อย 4 ประการ คือ

(1)     ได้ของที่ถูกต้อง (Right Product)

(2)     ด้วยราคาที่ถูกต้อง (Right Price)

(3)     ในเวลาที่ถูกต้อง (Right Time)

(4)     ณ สถานที่ถูกต้อง (Right Place)

​การตรวจสอบการบริหารงานจัดซื้อ
วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ คือ

เพื่อประเมินความมีประสิทธิภาพและความมีประสิทธิผลของกิจกรรมการควบคุม และกระบวนการบริหารงานจัดซื้อและการจัดหาในการปฏิบัติงาน

แนวการตรวจสอบการบริหารงานจัดซื้อ

Flowchart Purchase Cycle

(1)    การตรวจสอบการแจ้งสั่งซื้อ
(2)    ตรวจสอบวิธีการจัดซื้อ
(3)    ตรวจสอบการจัดซื้อด้วยวิธีประกวดราคา
(4)    ตรวจสอบเงื่อนไขการจัดซื้อด้วยวิธีอื่น
(5)    ตรวจสอบอำนาจการสั่งซื้อ
(6)    ตรวจสอบการทำสัญญาซื้อ
(7)    ตรวจสอบการตรวจรับของ
(8)    ตรวจสอบการชำระหนี้เนื่องจากการจัดซื้อ
(9)    ตรวจสอบการวิเคราะห์ราคาวัสดุ

(1)    การตรวจสอบการแจ้งสั่งซื้อ
(2)    ตรวจสอบวิธีการจัดซื้อ
(3)    ตรวจสอบการจัดซื้อด้วยวิธีประกวดราคา
(4)    ตรวจสอบเงื่อนไขการจัดซื้อด้วยวิธีอื่น
(5)    ตรวจสอบอำนาจการสั่งซื้อ
(6)    ตรวจสอบการทำสัญญาซื้อ

การตรวจสอบการบริหารงานจัดซื้อ

กระบวนการขอซื้อสั่งซ์้อ

ความเสี่ยง	สิ่งที่ผู้บริหารให้ การรับรอง	การควบคุมภายใน
Risk-01 สินค้าที่ขอซื้อเป็นสินค้าที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ	เกิดขึ้นจริง	Control-01 มีการตรวจสอบใบขอซื้อกับสินค้าในคลัง Control-02 มีการอนุมัติใบขอซื้อโดยผู้มีอำนาจ
Risk-02 มีการสั่งซื้อสินค้าที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ	เกิดขึ้นจริง	Control-03 มีการตรวจสอบใบสั่งซื้อกับใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้ว

ความเสี่ยง และการควบคุมภายใน

(7)    ตรวจสอบการตรวจรับของ

การตรวจสอบการบริหารงานจัดซื้อ

ความเสี่ยง และการควบคุมภายใน

กระบวนการรับของ

ความเสี่ยง	สิ่งที่ผู้บริหารให้ การรับรอง	การควบคุมภายใน
Risk-03 มีการรับสินค้าในปริมาณหรือคุณภาพที่ไม่ตรงตามที่สั่งซื้อ	ความถูกต้อง	Control-04 มีการตรวจสอบสินค้ากับใบสั่งซื้อก่อนออกใบรับสินค้าทุกครั้งที่มีการรับสินค้า
Risk-04 พนักงานคลังสินค้าปฏิเสธว่าไม่ได้รับของที่ซื้อ	เกิดขึ้นจริง	Control-05 มีการลงนามรับของโดยพนักงานคลังสินค้า

(9)    ตรวจสอบการวิเคราะห์ราคาวัสดุ

การตรวจสอบการบริหารงานจัดซื้อ

ความเสี่ยง และการควบคุมภายใน

ความเสี่ยง	สิ่งที่ผู้บริหารให้ การรับรอง	การควบคุมภายใน
Risk-05 มีการบันทึกบัญชีซื้อด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง	ความถูกต้อง	Control-06 มีการตรวจสอบใบสำคัญซื้อกับรายละเอียดประกอบก่อนการบันทึกบัญชีทุกครั้ง

กระบวนการบันทึกบัญชี

(8)    ตรวจสอบการชำระหนี้เนื่องจากการจัดซื้อ

การตรวจสอบการบริหารงานจัดซื้อ

ความเสี่ยง และการควบคุมภายใน

กระบวนการจ่ายเงิน

ความเสี่ยง	สิ่งที่ผู้บริหารให้ การรับรอง	การควบคุมภายใน
Risk-06 มีการจ่ายเงินซ้ำให้กับผู้ขายรายเดิม	เกิดขึ้นจริง	Control-07 มีตรวจสอบเอกสารใบสำคัญจ่ายว่ามีการประทับตรา “จ่ายแล้ว”

ประเด็นหลัก	ความเสี่ยงที่สำคัญ	วิธีการควบคุมภายในที่สำคัญ	วิธีการตรวจสอบภายในที่สำคัญ
1. ซื้อของที่ต้องการ    อย่างถูกต้อง 2. ซื้อของด้วยราคาที่    ถูกต้อง 3. ซื้อของในเวลาที่    ถูกต้อง 4. ซื้อของ ณ สถานที่    ถูกต้อง	- การสั่งซื้อของที่ไม่   ต้องการใช้ - การรับของที่ไม่ตรงกับที่   สั่งซื้อไป - การบันทึกบัญชีเจ้าหนี้   ไม่ถูกต้อง - การจ่ายเงินสำหรับ   สินค้าหรือบริการที่ไม่ได้   รับ	- กำหนดนโยบายการจัดซื้ออย่าง   ชัดเจน - แบ่งแยกหน้าที่งาน - อนุมัติสั่งซื้อ - ตรวจนับของตามคำสั่งซื้อ - ติดตามผลการจัดซื้อ	1. ตรวจสอบการแจ้งสั่งซื้อ 2. ตรวจสอบวิธีการจัดซื้อ 3. ตรวจสอบการจัดซื้อด้วยวิธี    ประกวดราคา 4. ตรวจสอบเงื่อนไขการจัดซื้อด้วย    วิธีอื่น 5. ตรวจสอบอำนาจการสั่งซื้อ 6. ตรวจสอบการทำสัญญาซื้อ 7. ตรวจสอบการตรวจรับของ 8. ตรวจสอบการชำระหนี้    เนื่องจากการจัดซื้อ 9. ตรวจสอบการวิเคราะห์ราคา    วัสดุ

ความเสี่ยง การควบคุมภายในและการตรวจสอบภายในของการบริหารงานจัดซื้อ