การบริหารงานจัดซื้อ

2

หมายถึง การด าเนินกิจกรรมเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการ
วัตถุดิบ ตลอดจน เครื่องจักร เครื่องมือ เพื่อต้องการให้บรรลุ
วัตถุประสงค์ของธุรกิจ โดยทั่วไปในทางธุรกิจ แบ่งการจัดซื้อ
ออกเป็น 2 ประเภท คือ

(1) การซื้อสินค้ามาเพื่อขาย
(2) การซื้อสินค้ามาเพื่อใช้ หรือเปลี่ยนสภาพ
ให้เป็นสินค้าเพื่อขาย

การจัดซื้อ ( Purchasing )

การจัดซื้อสินค้ามาเพื่อขาย

3

•

คุณภาพเหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า

•

เป็นราคาที่ผู้บริโภคยอมรับได้

•

สามารถแข่งขันกับผู้ค้ารายอื่น

การจัดซื้อสินค้ามาเพื่อใช้ หรือเปลี่ยนสภาพ

ควรมีการประสานงานกันอย่างใกล้ชิด
•

หน่วยงานที่ท าหน้าที่จัดซื้อ

• หน่วยงานที่ท าหน้าผลิต
• หน่วยงานที่ท าหน้าที่ขาย

4

(1)ได้ของที่ถูกต้อง (Right Product)
(2)ด้วยราคาที่ถูกต้อง (Right Price)
(3)ในเวลาที่ถูกต้อง (Right Time)
(4)ณ สถานที่ถูกต้อง (Right Place)

ประกอบด้วยองค์ประกอบอย่างน้อย 4 ประการ คือ

5

Flowchart Purchase Cycle

6

1. กระบวนการขอซื้อและสั่งซื้อ

การสั่งซื้อมีความเสี่ยง
1. ซื้อสินค้าหรือบริการที่เกินความจ าเป็น หรือในปริมาณที่ไม่

เพียงพอกับความต้องการ

2. ซื้อสินค้าหรือบริการที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อกิจการ
3. ซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขายรายที่มิได้อนุมัติท าให้กิจการเสีย

ผลประโยชน์ หรือพนักงานได้รับผลประโยชน์ส่วนตัว

4. ซื้อสินค้าหรือบริการในราคาที่สูงกว่าราคาที่ควรจะเป็น
5. คุณภาพสินค้าหรือบริการที่ได้ต ่ากว่ามาตรฐาน ซึ่งท าให้ต้นทุน

การผลิตสูงขึ้น เนื่องจากสินค้าเสียหายหรือต้องเสียค่าใช้จ่ายซ ้า
อีกเพื่อให้ได้คุณภาพหรือบริการที่ต้องการ

7

2. กระบวนการรับของ

การรับสินค้ามีความเสี่ยง
1. จ่ายเงินส าหรับสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้รับ
2. ไม่รายงานให้ทราบถึงสินค้าที่ช ารุดหรือขาด

จากที่สั่งซื้อไป

3. สินค้าที่ได้รับไม่ตรงกับที่สั่งซื้อไป ไม่ว่าด้าน

ปริมาณหรือคุณภาพ เวลาและสถานที่รับ

8

3. กระบวนการบันทึกบัญชี

การบันทึกบัญชีเจ้าหนี้มีความเสี่ยง
1. บัญชีเจ้าหนี้แสดงยอดหนี้สินไม่ถูกต้อง
2. ยอดเงินในบัญชีไม่ถูกต้อง เนื่องจากการ

บันทึกบัญชีผิดพลาด จ านวนเงินผิด เจ้าหนี้
ผิดรายหรือบันทึกบัญชีล่าช้าเกินไป

9

4. กระบวนการจ่ายเงิน

การจ่ายเงินมีความเสี่ยง
1. จ่ายเงินส าหรับสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้รับ
2. ช าระหนี้เกินกว่าจ านวนเงินที่ควรเป็นหนี้ หรือ

ผิดเงื่อนไขจนเสียประโยชน์ เช่น ช าระเร็วไป
หรือช้าไป จนไม่ได้รับส่วนลดที่ต้องการ

3. จ่ายเงินช าระหนี้ให้เจ้าหนี้ผิดราย
4. สินค้าหรือค่าใช้จ่ายบันทึกบัญชีไว้ผิดประเภท

เมื่อจ่ายเงิน

10

(1)นโยบายการจัดซื้อควรก าหนดอย่างชัดแจ้ง
(2)มีระเบียบก าหนดวิธีการจัดซื้อ และให้มีการหมุนเวียนสับเปลี่ยนผู้ท าหน้าที่จัดซื้อตาม

เวลาที่ก าหนดไว้อย่างเหมาะสม

(3)มีการแบ่งแยกหน้าที่จัดซื้อ ดูแลรักษา และบันทึกบัญชี
(4)ให้มีการพิจารณากลั่นกรองและอนุมัติอย่างเหมาะสมในหลักการจัดซื้อ
(5)มีการมอบหมายอ านาจอนุมัติสั่งซื้อให้เจ้าหน้าที่แต่ละระดับอย่างเหมาะสม
(6)ก าหนดให้มีการตรวจนับของให้ครบถ้วนตามข้อตกลง และทดสอบคุณภาพของที่ตรวจ

รับทุกครั้ง

(7)มีการติดตามผลการจัดซื้อ
(8)มีการจัดท าเอกสารเป็นหลักฐานทุกขั้นตอนของการจัดซื้อ

การควบคุมภายในเกี่ยวกับการจัดซื้อ

11

จุดที่ควรสนใจในการบริหารงานจัดซื้อ

(1)มีการติดต่อซื้อจากผู้ขายเพียงรายหนึ่งเป็นประจ า
(2)ใช้ใบสั่งซื้อขององค์กรซื้อของใช้ส่วนตัว
(3)ลงลายมือชื่อในเอกสารการรับของโดยไม่มีการตตรวจรับจริง
(4)รับรองคุณภาพของวัสดุที่ตรวจรับโดยไม่ทดสอบคุณภาพก่อน
(5)ไม่ประกาศแจ้งการประกวดราคาตามวิธีการหรือภายในเวลาที่ก าหนด
(6)จ านวนเงินในใบแจ้งหนี้สูงกว่าหลักฐานการสั่งซื้อ หรือรายงานการรับของที่แท้จริง
(7)น าใบสั่งซื้อครั้งก่อนมาท าหลักฐานการสั่งซื้อซ ้าอีก
(8)แก้ไขหรือน าเอกสารประกอบใบส าคัญจ่ายที่ด าเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้วมาเป็น

หลักฐานประกอบการจ่ายเงินใหม่

(9)สมคบกับผู้ขายท าหลักฐานปลอม

12

เพื่อประเมินความมีประสิทธิภาพและความมี
ประสิทธิผลของกิจกรรมการควบคุม และ
กระบวนการบริหารงานจัดซื้อ และการจัดหา
ในการปฏิบัติงาน

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ คือ

13

(1) การตรวจสอบการแจ้งสั่งซื้อ
(2) ตรวจสอบวิธีการจัดซื้อ
(3) ตรวจสอบการจัดซื้อด้วยวิธีประกวดราคา
(4) ตรวจสอบเงื่อนไขการจัดซื้อด้วยวิธีอื่น
(5) ตรวจสอบอ านาจการสั่งซื้อ
(6) ตรวจสอบการท าสัญญาซื้อ
(7) ตรวจสอบการตรวจรับของ
(8) ตรวจสอบการช าระหนี้เนื่องจากการจัดซื้อ
(9) ตรวจสอบการวิเคราะห์ราคาวัสดุ

แนวการตรวจสอบการบริหารงานจัดซื้อ

14

(1)เอกสารการแจ้งสั่งซื้อ หรือใบขอซื้อได้รับอนุมัติจากผู้มีอ านาจของหน่วยงานที่แจ้งสั่งซื้อซึ่งไม่ใช่

เจ้าหน้าที่คลังสินค้า/ พัสดุ และมีการจัดท าใบขอซื้อทุกครั้งที่ขอซื้อ

(2)มีลายเซ็นของหัวหน้าคลังสินค้า/ พัสดุก่อนการด าเนิการจัดซื้อ รับรองว่าของที่ต้องการซื้อไม่มีอยู่

ในคลังสินค้า/ พัสดุ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้จัดซื้อของเกินความจ าเป็น

(3)เอกสารแจ้งสั่งซื้อได้ระบุคุณสมบัติเฉพาะเท่าที่จ าเป็น เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้จัดซื้อมีทางเลือกมากขึ้น
(4)ใบแจ้งสั่งซื้อที่ระบุค าว่า “ด่วน” ต้องเป็นของที่ต้องการเร่งด่วนจริง ๆ เนื่องจากการจัดซื้อของด่วน

เป็นกรณีพิเศษจากขั้นตอนที่ก าหนดไว้ อาจท าให้ต้องซื้อของในราคาที่สูงกว่าความจ าเป็น

15

(1)ตรวจว่าการจัดซื้อเป็นไปตามระเบียบที่ก าหนดไว้ทุกขั้นตอน และเป็นไปตามนโยบายที่ก าหนดไว้
(2)สอบทานวิธีการที่ใช้จัดซื้อว่าเป็นไปตามที่ก าหนดไว้ในระเบียบ
(3)เปรียบเทียบการจัดซื้อจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีจัดซื้อสินทรัพย์ถาวร
(4)วิเคราะห์และค านวณราคาจัดซื้อเปรียบเทียบกับราคากลางที่ก าหนดไว้ และราคาที่มีการจัดซื้อใน

ครั้งก่อน

16

(1)การแจ้งประกวดราคาได้กระท าอย่างเปิดเผย และเป็นไปตามระเบียบภายในระยะเวลาที่ก าหนดไว้ กรณีที่มีการ

จัดส่งใบประกวดราคาไปให้ผู้ขายที่ได้รับการคัดเลือกไว้ตามระเบียบ การจัดส่งต้องท าเป็นลายลักษณ์อักษรโดย
ผู้มีอ านาจ และส่งให้ผู้ขายจ านวนไม่น้อยกว่าที่ก าหนดไว้

(2)สังเกตการณ์การเปิดรับซองประกวดราคาว่าได้จัดท าโดยมีตู้ทึบ ซึ่งมีกุญแจใส่ไว้รับซองประกวดราคา แล

คณะกรรมการประกวดราคาเป็นผู้ถือกุญแจตู้

(3)คณะกรรมการเปิดซองประกวดราคาได้รับการแต่งตั้งอย่างถูกต้องและไม่ใช่ผู้ที่ท าหน้าที่กรรมการตรวจรับของ
ที่จัดซื้อในครั้งนี้และในการปฏิบัติหน้าที่ กรรมการทุกท่านได้ลงลายมือชื่อไว้บนใบประกวดราคาทุกฉบับเมื่อเริ่ม
เปิดซองประกวดราคา

17

(5)การแจ้งประกวดราคาได้กระท าอย่างเปิดเผย และเป็นไปตามระเบียบภายในระยะเวลาที่ก าหนด
ไว้ กรณีที่มีการมีการจัดท าใบเปรียบเทียบราคา พร้อมบันทึกความเห็นของคณะกรรมการเปิดซอง
ซึ่งตามปกติ คณะกรรมการควรรับข้อเสนอที่ถูกต้องตรงกับความต้องการ เงื่อนไขที่ระบุและราคา
ไม่สูงกว่าการจัดซื้อครั้งท้ายสุดขององค์กร
(6)มีการลงนามอนุมัติเลือกผู้ขายโดยผู้มีอ านาจสั่งซื้อ

18

(6)กรณีที่เป็นการเรียกประกวดราคาโดยก าหนดให้มีการวางเงินประจ าซอง ซึ่งปกติไม่ควรน้อยกว่า 5% ของ
มูลค่าการประกวดราคา ให้ตรวจว่าเงินประกันซองที่เป็นแคชเชียร์เช็คสั่งจ่ายของธนาคาร หรือเป็นหนังสือ
ค ้าประกันของธนาคาร ได้มีการจัดท าอย่างถูกต้องครบถ้วนตามวงเงินที่ก าหนด และในกรณีที่ผู้ยื่นประกวด
ราคาขอยกเลิกการประกวดราคาจะต้องคืนเงินประจ าซองมีการสั่งการเป็นพิเศษจากผู้มีอ านาจอนุมัติ

(7)มีการคืนเงินประจ าซองให้ผู้ประกวดราคาที่ไม่ได้รับการคัดเลือก ภายในเวลาที่ก าหนดโดยไม่ชักช้า

19

(1)ตรวจดูว่ามีการจัดซื้อของรายการเดียวกัน โดยแยกออกเป็นการซื้อหลายครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงการประกวด

ราคา หรือวงเงินการอนุมัติหรือไม่

(2)การจัดซื้อแต่ละครั้งซื้อในราคาที่ประหยัดในจ านวนที่เหมาะสมโดยยค านึงถึงหน่วยนับตามมาตรฐาน

การค้าหรือขนาดของหีบห่อ เพื่อความเหมาะสมของการขนส่งและเป็นการประหยัดค่าใช้จ่าย

(3)การจัดซื้อได้กระท าเมื่อมีของคงเหลือ หรือจุดสั่งซื้อ (Reorder Point) ในคลังตามระดับที่ก าหนดไว้
(4)พิจารณาและทดสอบปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสมในราคาประหยัดที่สุด (Economic Order Quantity:

EOQ) ว่าถูกต้อง

20

ผู้ตรวจสอบภายในควรตรวจว่า การมอบอ านาจให้พนักงานสั่งซื้อได้กระท าเป็น

ลายลักษณ์อักษรและเป็นไปตามระดับที่เหมาะสม โดยไม่เป็นการรวมอ านาจไว้ในที่
แห่งเดียว หรือกระจายอ านาจมากเกินควร

21

(1)การซื้อที่มีมูลค่าสูงตามวงเงินที่ระบุไว้ หรือมีระยะเวลาส่งมอบของนาน ให้ตรวจว่าได้จัดท าสัญญา

เป็นลายลักษณ์อักษร และมีการลงนามโดยผู้มีอ านาจที่ได้รับมอบหมายทั้งฝ่ายผู้ขายและผู้ซื้อทุกครั้ง

(2)ตรวจเงื่อนไขในสัญญาซื้อว่าระบุรายละเอียดต่าง ๆ ครบถ้วนชัดเจนตามที่ส านักงานกฎหมาย

ก าหนดไว้ และมีบทบังคับในกรณีที่ผู้ขายไม่ปฏิบัติตามสัญญาไว้ด้วย

(3)การแก้ไขสัญญา การต่ออายุสัญญา และการปฏิบัติเมื่อมีการผิดสัญญาจะต้องผ่านดุลยพินิจของผู้มี

อ านาจของกิจการ และมีการลงนามร่วมกันทั้งสองฝ่าย โดยฝ่ายกฎหมายของกิจการจะต้องให้ความ
เห็นชอบ

22

(1)ตรวจหลักฐานการตรวจรับของว่าถูกต้องตรงกับเอกสารการสั่งซื้อ และใบก ากับสินค้าทั้ง

คุณลักษณะ ปริมาณ และเงื่อนไขที่ก าหนดไว้ และในกรณีที่ต้องมีการทดสอบคุณภาพก่อนตรวจ
รับได้มีการสุ่มตัวอย่างไปทดสอบตามหลักเกณฑ์ที่เหมาะสมแล้ว

(2)ตรวจว่าจัดท ารายงานการตรวจรับ หรือบันทึกการตรวจรับไว้ในใบก ากับสินค้าทุกครั้งและใน

กรณีที่มีของเสียหายจากการทดสอบคุณภาพ ซึ่งก าหนดให้เป็นความรับผิดชอบของผู้ขาย ได้มี
การบันทึกจ านวนดังกล่าวไว้อย่างชัดเจนในรายการตรวจรับ

23

(3)เข้าสังเกตการณ์การตรวจรับของหรือการทดสอบคุณภาพวัสดุที่ส่งมอบเป็นครั้งคราว
(4)สอบทานและสอบถามผลการตรวจรับของจากเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้อง
(5)วิเคราะห์ผลการตรวจรับ เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายในการขนส่ง เพื่อประโยชน์ในการ
พิจารณาหาวิธีขนส่งที่ประหยัดและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

24

(1)ตรวจว่าการจัดซื้อได้มีการช าระหนี้อย่างครบถ้วนถูกต้องภายในเวลาที่ก าหนด เพื่อรักษาเครดิตทางการค้า

ของกิจการ

(2)ตรวจเอกสารประกอบทุกฉบับของการช าระเงินว่าได้ประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว” และผู้ลงนามอนุมัติใน

ใบส าคัญจ่ายเป็นผู้มีอ านาจที่ได้รับมอบหมายเป็นลายลักษณ์อักษร

(3)ตรวจการจ่ายเงินว่ามีเอกสารประกอบถูกต้อง ครบถ้วนสมบูรณ์ และเป็นการจ่ายเงินจากการซื้อที่รับมอบ

ของครบถ้วน ถูกต้องแล้ว

25

ผู้ตรวจสอบภายในควรให้ความสนใจเป็นกรณีพิเศษในการจัดซื้อวัสดุที่มีราคา

แพงหรือมีการจัดซื้อบ่อยครั้ง โดยรวบรวมรายการดังกล่าวน ามาเปรียบเทียบราคาที่
หน่วยงานอื่นภายในองค์กรได้จัดซื้อไว้และเทียบกับราคาที่หาได้จากแหล่งอื่น

26

การจับคู่ความเสี่ยงและการควบคุมภายใน – การซื้อสินค้า

27

กระดาษท าการ Walkthrough Purchase Cycle

28

กระดาษท าการ

Test of operating effectiveness

29

ความเสี่ยง การควบคุมภายในและ

การตรวจสอบภายในของการบริหารงานจัดซื้อ

1. นาย พัชร ทิพย์รักษ์ รหัส รหัส 6331213436208

รุ่น 53

2. นางสาวกันต์สินี เอกปัชชา รหัส 6331213436213

รุ่น 53

3. นางสาว ภัทรศรีย์ ด่านสว่างกูล รหัส 6331213436214 รุ่น 53
4. นางสาว เเคร์ชมพู อินทะปักษ์ รหัส 6431213436110 รุ่น 55