CORRESPONDENCIA EN WORD

Correspondencia en Word

by Francisco Martínez

Open Ended

¿Que entiendes por correspondencia?

​Correspondencia

​La combinación de correspondencia de Word es una herramienta que les permite a los usuarios generar una lista de datos de contacto e insertar la información en un documento con la finalidad de generar una carta personalizada para cada miembro de la lista.

Multiple Choice

La correspondencia permite personalizar un documento al destinatario

• Falso

• Verdadero

​Establecer y Elegir un Tipo de Documento

​1. Hacer clic en Correspondencia.

​

​2. Hacer clic en Iniciar combinación de correspondencia.

​

​3. Seleccionar Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.

​

​4. Seleccionar un tipo de documento a crear.

​

​5. Siguiente: Inicie el documento

​Seleccionar un Documento

​1. Seleccionar un documento inicial.

​

​2. Hacer clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.

Multiple Choice

Opción para seleccionar documento

• Utilizar plantilla

• Usar el documento actual

• Usar documento existente

• Todas las anteriores

​Seleccionar Destinatarios

​1. Seleccionar Utilizar una lista existente.

​

​2. Examinar

​

3. Seleccionar un archivo de datos

​

​4. Hacer clic en Abrir.

Multiple Choice

No es necesario tener una base de datos en access, excel o cualquier otra para agregar destinatarios.

• Verdadero

• Falso

​5. Asegurarse de que los destinatarios correctos estén seleccionados y hacer clic en Aceptar.

​

​

6. Hacer clic en Siguiente: Escriba la carta.

Multiple Choice

Los destinatarios se asignan automaticamente.

• Falso hay que validar manualmente

• Verdadero el asistente los asigna automaticamente

​Escribir la Carta

​1. Hacer clic donde se desea que aparezca la información

​

2. Seleccionar una de las opciones de los marcadores.

​

​- Bloque de direcciones

​- Línea de saludo

- Insertar campo combinado

Multiple Choice

Es una opcion de marcador

• Destinatarios

• Bloque de saludo

• Combinar correspondencia

• ninguna de las anteriores

​3. Personalizar el marcador

​

​4. Hacer clic en Aceptar

​

​5. Es opcional, repetir pasos para agregar cada campo combinado que se desea incluir

​

​6. Hacer clic en Siguiente: Vista previa de las cartas

Multiple Choice

¿Vista del paso numero 5?

• Vista predeterminada de las cartas

• Vista/previa de las cartas

• Vista previa de la correspondencia

• Vista previa de las cartas

​Vista Previa de la Correspondencia Combinada

​1. Usar los botones de flechas en el panel Combinar correspondencia para tener una vista previa del documento.

​

​2. Hacer clic en Siguiente:Complete la combinación.

​Completar la Combinación

​1. Seleccionar la opción que se desea usar para terminar de combinar la correspondencia

​

​

​2. Seleccionar los registros que se desean combinar

​

​3. Hacer clic en Aceptar

Combinar correspondencia con Word

by kenyi omodaka

​Veremos cómo combinar correspondencia con Word, utilizando un documento Excel como base de datos que contiene además las direcciones de correo electrónico a las que enviaremos el mensaje personalizado. Este proceso es similar para realizar combinaciones de correspondencia postal, siendo la diferencia la especificación inicial del objetivo proceso y el proceso final de impresión.

​No se requiere nada especial. Solo un documento Excel en el que constarán en cada columna los datos personales como nombre, apellidos, dirección o aquellos que sean necesarios para la creación de la correspondencia, pudiendo incluir el email que utilizaremos para el envió. En el ejemplo que vamos a realizar los destinatarios tienen el email en el mismo documento Excel. Pero si los tenemos en los contactos de Outlook como grupo o lista de Word ya preparada, el proceso es el mismo solo hace falta especificar en el proceso donde se encuentran las direcciones.

​Podemos tener también ya elaborada una carta específica o una plantilla, preparada para enviar a todos, sin los datos concretos de cada destinatario. O la podemos realizar al abrir el Word. Vamos a seguir el asistente del mismo Office. Es más fácil y simplifica el proceso guiándonos en todo el proceso.

Microsoft Outlook ​

​Es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos. Administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar.

Paso a paso.​

​Acceder al asistente. Abrimos el Word y en la pestaña ”Correspondencia”, encontraremos “Iniciar combinación de correspondencia”, no seleccionaremos ninguna opción del desplegable, en la última línea tenemos “Paso a paso…”. Esto nos iniciará el asistente.

​El asistente nos presenta una columna a la derecha en el primer paso deberemos especificar qué tipo de documento, aquí seleccionaremos si creamos las cartas impresas, los sobres o son mensajes de correo electrónico. Este es nuestro ejemplo. Seleccionamos la opción y pasamos al siguiente paso con el enlace inferior. Siempre podremos recorrer el asistente hacia atrás para hacer cambios si es necesario.

​Aquí nos pide si utilizaremos el documento que hemos abierto o si creamos uno nuevo. Nosotros usaremos uno creado antes. Podemos pasar al paso siguiente.

​En el paso 3 debemos elegir a quién enviaremos los correos, las opciones superiores permiten usar una lista ya guardada en Word o crearla, o bien usar los contactos de Outlook. Como queremos utilizar los correo que se encuentran en un documento Excel lo buscaremos en nuestro ordenador con el botón “Examinar”.

Al abrir un documento Excel nos presenta las hojas del libro, Como la lista está en la Hoja1 la seleccionamos. Si además tenemos la primera fila con el título del contenido de cada columna nos aseguraremos que se marque la opción.​

​Cuando aceptamos nos muestra el contenido del libro Excel. Solo tendremos que aceptar si queremos todas las filas. En caso contrario es el momento de desmarcar los destinatarios que no deban elaborarse.

​A partir de aquí nos indica en el asistente el origen de las direcciones. Podremos pasar al paso siguiente.

​Como en el libro Excel ya tenemos otros datos como el nombre del destinatario. Podemos combinar directamente estos datos con el documento. Ponemos el cursor donde queremos añadir el campo y seleccionamos una opción de la derecha. La opción de línea de saludo permite especificar una construcción. Y en caso de no tener el dato como el Nombre para completarlo añadir una línea alternativa.

​En esta misma ventana podemos asociar nombres de campos con columnas del Excel, lo haremos en “Asignar campos”.

​Si queremos añadir otros datos del documento Excel lo haremos con la opción “Más elementos”. Añadiendo el campo especifico en el documento.

​Ahora ya deberíamos tener nuestro documento con los campos a añadir.

​En el siguiente paso nos permite revisar el resultado. Nos muestra el primer documento completado y navegando con el asistente podemos revisar cómo queda cada una de las cartas.

​Para finalizar en el último paso nos da la opción de combinar correo electrónico. Opción que elegimos al inicio, sino tendríamos imprimir cartas, etc. Al marcarla se abre un cuadro de dialogo.  En él indicaremos en la primera línea, mediante un desplegable, el nombre de la columna donde están los emails de los destinatarios. Y en la segunda indicaremos el Asunto que llevará el correo electrónico.

​Al aceptar se prepara y envía el correo al Outlook, a la bandeja de salida.