OA for MKT

1706103 OAS

[e-mail]

Multiple Choice

OA ย่อมาจาก....

• Output Automatic

• Office automation

• Office AI

การจัดการธุรกิจในยุคดิจิ

ทัล

.

การจัดการส านักงานอัตโนมัติ

(Office Automation)

การจัดการเอกสารและรายงาน

4

5

Top

ผู้บริหาร

Middle

ผู้บริหารระดับกลาง

Operation

ระดับปฏิบัติการ

EIS

DSS

MIS, ES, OAS

TPS

6

โอเอ : OA ย่อมาจาก Office Automation แปลว่า การ
อัตโนมัติส านักงานส านักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้
เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในส านักงาน เพื่อให้ด าเนินการไป
โดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็น
ต้นว่า การท าจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน
ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้
คอมพิวเตอร์ท า ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถ
สั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของค าแปลที่ว่า
"ส านักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง
ส านักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ
บางทีใช้ Automated Office)ส านักงานอัตโนมัติ(Office
Automation)

ตัวอย่างอุปกรณ์ส านักงานอัตโนมัติ

Multiple Choice

ตัวอย่างอุปกรณ์สำนักงานยุคดิจิทัล ?

• Smart phone

• Computer

• Internet

• ถูกทุกข้อ

ส านักงานอัตโนมัติ (Office Automation)

เป็นการน าเอาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ช่วยให้การ
ปฏิบัติงานในส านักงานมีประสิทธิภาพมีความ
คล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น โดยการน าเอา
อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการ
จัดท า การเก็บรักษา การส่งข้อมูลการติดต่อสื่อสาร
ในส านักงาน ทั้งยังเป็นการลดปริมาณกระดาษลง
สามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ได้อย่าง
รวดเร็ว การจัดเก็บเอกสาร สามารถน าเอา
เครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดเก็บมาช่วยให้การ
จัดเก็บมีประสิทธิภาพมากขึ้นค้นหาได้ง่ายและ
ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ

8

วัตถุประสงค์ของการจัดส านักงานอัตโนมัติ

• 1. ต้องการความสะดวก

2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้าน
เอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต

การจัดส านักงานอัตโนมัติ
คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์
เพื่อที่จะช่วยเหลือ
ผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวม
ข้อมูลวิเคราะห์หาวิธีการ
แก้ปัญหาที่เป็นไปได้และ
เผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ
วัตถุประสงค์การน า
ส านักงานอัตโนมัติมาใช้คือ

9

ข้อดีของส านักงานอัตโนมัติ

ได้ข้อมูลรวดเร็วทันที
กับความต้องการ

ข้อมูลที่ได้มีความ
ถูกต้องมากขึ้น

ประหยัดเวลาและค่า
ใช่จ่ายในด้านแรงงาน

เพิ่มประสิทธิภาพ
ด้านการติดต่อสื่อสาร

ลดงานในการควบคุม
ที่ไม่จ าเป็น

เกิดการควบคุมงานใน
ภาพรวมดีขึ้น เพราะ
คุณภาพงานสูงขึ้น

ช่วยปรับปรุงขวัญและก าลังใจใน
การท างานและเพิ่มความพึง
พอใจในงาน

10

ข้อเสียของส านักงานอัตโนมัติ

เครื่องใช้ส านักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้

หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า (ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)

เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมายบางครั้งอาจท าให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด

เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง

ขาดบุคลากรที่มีความช านาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ

เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว

เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์ น าเข้าจากต่างประเทศท าให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า

ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การน ามาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง

11

5

กระบวนการน าระบบส านักงานอัตโนมัติมาใช้

ความต้องการ

ของผู้ใช้

การออกแบบ

ระบบ
การจัดหา

ติดตั้ง
บ ารุงรักษา

ระบบ

มีปัญหาลงเวลาเข้าออก

การท างานหรือไม่

ออกแบบระบบบันทึกลง

เวลา

-สแกนลายน ้ามือ

-สแกนผ่านบัตร พนง.

-วิธีอื่นๆ

-จัดซื้อ บ.ภายนอก หรือ
-พัฒนาโปรแกรมขึ้นมาเอง

-ติดตั้งระบบเมื่อไหร่ ณ

ต าแหน่งไหน

-โหลดข้อมูลมาใช้ได้

อย่างไร

มีปัญหาอุปสรรคหรือไม่

ประชุม ผู้บริหาร ว่า
ต้องการระบบ Online

Meeting

ออกแบบระบบให้
สอดคล้องกับ อ.และ

นศ.

จัดหา ฮาร์ดแวร์ และ

โปรแกรม
ติดตั้ง H/W, S/W

จนท.ดูแลรักษาระบบ

ตัวอย่างกระบวนการจัดหาระบบประชุมออนไลน์ในช่วง

Covid

-

19

•Zoom

•Google meet

•MS Team

•Sky

•VDO Call by Line Chat

•อุปกรณ์ที่ส าคัญ

•โปรแกรมบริหาร
จัดการการประชุมที่
ส าคัญ

•ฝึกอบรมให้ อ. และ
นศ.

•ความจ าเป็นเร่งด่วนหรือไม่

•งบประมาณมีมากพอหรือไม่

•ระบบ Internet, Wifi

•เมื่อระบบหยุดชะงัก
หรือเกิดปัญหา มี
จนท.คอยให้บริการ

•สอดคล้องกับปริมาณผู้ใช้

•สอดคล้องกับอุปกรณ์ที่มี
เช่น โทรศัพท์หรือคอมฯ

ศึกษาปัญหาที่เกิดขึ้น

ออกแบบระบบให้

สอดคล้องกับ
ผู้ใช้บริการ

จัดหา ฮาร์ดแวร์ และ

โปรแกรม
ติดตั้ง H/W, S/W

จนท.ดูแลรักษาระบบ

ตัวอย่างกระบวนการจัดหาจองคิวของธนาคาร

/

โรงพยาบาล

•โปรแกรมจองคิว

•อุปกรณ์ที่ส าคัญ

•โปรแกรมที่ส าคัญ

•จนท. หรือ รปภ.
แนะน าลูกค้า ผู้ป่วน
ที่มาใช้บริการ

•พิจารณาจากปัญหา หรือ การ
ยกระดับการให้บริการ

•ความแออัด

•การรอคิวนาน

•งบประมาณที่ต้องใช้

•เครื่องกดบัตรคิว

•เมื่อระบบหยุดชะงัก
หรือเกิดปัญหา มี
จนท.คอยให้บริการ

•สอดคล้องกับปริมาณผู้ใช้

•สอดคล้องกับอุปกรณ์ที่มี
เช่น โทรศัพท์หรือคอมฯ

ข้อควรพิจารณาในการน าระบบส านักงานอัตโนมัติมาใช้ในส านักงานมีดั

งนี้

1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
4. การน าระบบส านักงานอัตโนมัติมาติดตั้งใน
ส านักงาน
5. การประเมินผลและบ ารุงรักษาระบบ

15

1.การวิเคราะห์ความต้องการของบุคลากรในองค์กร

เป็นขั้นตอนของการเก็บรวบรวมการหาข้อมูล โดยการสอบถามหรือ
สัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานในส านักงานเกี่ยวกับความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน
ปัญหาอุปสรรคในการท างานเป็นสาเหตุมาจากเครื่องมือเครื่องใช้หรือไม่
การเก็บข้อมูลในขั้นตอนนี้ควรให้ผู้ตอบแสดงความเห็นและความพึงพอใจ
ต่อการน าระบบส านักงานอัตโนมัติมาใช้ สามารถสนองความต้องการของ
พนักงานได้หรือไม่ ปัญหาจะได้รับการแก้ไขมากน้อยเพียงใด ผู้ใช้หรือ
พนักงานมีความต้องการส านักงานอัตโนมัติหรือไม่

16

2.การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติที่ต้องการ

เมื่อได้สอบถามความต้องการเครื่องใช้ส านักงาน
อัตโนมัติแล้ว ได้รับการยอมรับจากพนักงานส่วนใหญ่
ควรได้รับการออกแบบระบบโดยผู้เชี่ยวชาญด้าน
ส านักงานอัตโนมัติเกี่ยวกับระบบที่จะน ามาใช้ประโยชน์
ในงานส านักงานได้เช่น ระบบประมวลค า ระแบบแฟ้ม
อิเล็กทรอนิกส์ ระบบคอมพิวเตอร์ และการเชื่อมโยง

17

3.การจัดหาอุปกรณ์

เมื่อทราบแล้วว่าส านักงานต้องการอุปกรณ์ส านักงานอัตโนมัติ
ใดบ้าง ก็ท าการจัดหาโดยการศึกษาหาข้อมูลจากตัวแทน
จ าหน่ายหลายๆ แห่ง เพื่อทราบข้อมูลข้อได้เปรียบเสียเปรียบ
ของอุปกรณ์แต่ละชนิดน ามาเปรียบเทียบกัน แล้วจัดหาหรือ
จัดซื้ออุปกรณ์ที่ดีที่สุดและเหมาะสมที่สุดกับลักษณะงานและ
งบประมาณ อาจกระท าได้โดยการซื้อหรือการเช่าก็ได้ โดย
พิจารณาการบริหารหลังการขาย การฝึกอบรมที่จะจัดให้ผู้ซื้อ
อุปกรณ์ส านักงานอัตโนมัติ

18

4.การจัดเตรียมสถานที่ติดตั้งและการจัดฝึกอบรม ให้
ความรู้แก่พนักงาน

เมื่อได้พิจารณาจัดหาอุปกรณ์ส านักงานอัตโนมัติแล้ว ในช่วงการ
ติดตั้งต้องมีการจัดเตรียมสถานที่ให้พร้อม เช่น การเดินสายไฟ
ใหม่ การเดินทายเคเบิลเชื่อมโยงจุดต่างๆ การจัดซื้อซอฟต์แวร์
รวมทั้งมีการฝึกอบรมพัฒนาพนักงานให้สามารถใช้ประโยชน์จาก
อุปกรณ์ส านักงานอัตโนมัตินั้นได้อย่างเต็มที่ มีการสอนวิธีใช้ การ
สาธิตโดยผู้ขายจัดให้แก่ส านักงานผู้ซื้ออุปกรณ์นั้น

19

5.การประเมินผลและการบ ารุงรักษาระบบ

เมื่อได้น าอุปกรณ์ส านักงานอัตโนมัติมาใช้ภายในส านักงานแล้ว ควรมีการ
ประเมินผลงานว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ เพียงใด เกิดปัญหา
ขัดข้องอะไรหรือไม่ พนักงานยังเป็นบุคคลที่มีคุณค่าต่อส านักงานอยู่
หรือไม่ และค่าใช้จ่ายที่ต้องสูญเสียไปเพื่อการนี้สอดคล้องกับผลงานที่ท า
ได้หรือไม่ เมื่อทราบปัญหาแล้วควรท าการปรับปรุงระบบ เช่น การ
เปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ใหม่ การยกเลิกระบบที่ไม่จ าเป็น หรือการขยาย
อุปกรณ์เพิ่มขึ้น การเพิ่มลูกข่ายเพื่อความมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

20

กระบวนการท างานของระบบส านักงานอัตโนมัติ

การท างานในส านักงาน ถ้าน ามาวิเคราะห์กันจริงๆ แล้ว จะ
พบว่าทุกคนท างานเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสาร (Information)
ข้อมูลข่าวสารนั้นอาจจะมาจากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น
ข้อมูลดิบ เช่น ตัวเลข (Data) ตัวอักษร (Text) รูปภาพผังและ
กราฟ (Image) ตลอดจนเสียง (Voice) ที่ใช้ในการสื่อสารส่ง
ข่าวให้กันและกัน ข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่ง
ส าคัญที่ท าให้งาน ของส านักงานด าเนินไปได้ด้วยดี

21

การจัดการกับข้อมูลเหล่านี้ แบ่งได้เป็น 3 ลักษณะ คือ

3. การตัดสินใจ
โดยอาศัยข้อมูล
ข่าวสารเป็น
พื้นฐานของการ
พิจารณา

2. การ
แลกเปลี่ยน
ข้อมูล
ข่าวสาร

1. การ
รวบรวม
ข้อมูล
ข่าวสาร

22

Multiple Choice

ข้อใดคือองค์ประกอบของเทคโนโลยีสำนักงานอัตโนมัติ ?

• เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

• เทคโลยีการสื่อสาร

• เทคโนโลยีสำนักงาน

• ถูกทุกข้อ

เทคโนโลยีหลักส าหรับงานส านักงานอัตโนมัติ

มีอยู่ 3 ประเภท คือ

1. เทคโนโลยี
คอมพิวเตอร์

หมายถึง อุปกรณ์

คอมพิวเตอร์

ทั้งหมด

3. เทคโนโลยีการ

สื่อสารได้แก่
โทรศัพท์ การ
สื่อสารผ่าน
ดาวเทียม

2. เทคโนโลยี
ส านักงานได้แก่
เครื่องพิมพ์ดีดที่ท า
ส าเนาได้หลายชุด
เครื่องถ่ายเอกสาร

เป็นต้น

23

Multiple Choice

ข้อใดไม่ใช่เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

• Computer Notebook

• Internet

• Printer

• CPU

เทคโนโลยีหลักสำหรับงานสำนักงานอัตโนมัติ

COMPUTER TECHNOLOGY

?

OFFICE TECHNOLOGY
?

COMMUNICATION TECHNOLOGY

?

หน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน

O

A

25

การเก็บและค้นหา
ข่าวสารด้วยระบบ
อิเล็กทรอนิกส์

การส่งข่าวสารด้วย
ระบบ
อิเล็กทรอนิกส์

การจัดระบบและ
การวางรูปแบบ
ของเอกสาร

การจัดระบบช่วย
บริหารและเครื่อง
คอมพิวเตอร์
ส่วนตัว

การติดต่อกับ
ระบบสื่อสารข้อมูล

การจัดระบบส านักงานในอนาคต

การจัดส านักงานในอนาคต หรือการจัดส านักงานอัตโนมัติ
(Office Automation) หรือเรียกย่อๆ ว่า OA เป็นการให้
ความส าคัญของคอมพิวเตอร์ หรือเทคโนโลยีชั้นสูง เพื่อที่จะให้
สอดคล้องกับความเป็นไปของโลกที่ก าลังเปลี่ยนแปลงไปทุก
วันนี้ ส านักงานควรที่จะเห็นความส าคัญของระบบเทคโนโลยีให้
มากขึ้น โดยควรที่จะน าเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้บริหารงานใน
ส านักงาน เพื่อที่จะเสริมสร้างประสิทธิภาพในการท างานของคน
ในส านักงานให้สูงขึ้นอยู่ตลอดเวลา

26

การบริหารงานระบบส านักงานในอนาคต

ผู้บริหารส านักงานต้องพิจารณา การบริหารส านักงานอัตโนมัติ หรือ
OA ให้มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การวางแผน จัดองค์การดูแลระบบรักษา
ความปลอดภัย และประเมินผลของ OA อันที่จริงแล้วก่อนท าการ
ติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ จะต้องมีการศึกษาความเหมาะสมหรือความ
เป็นไปได้ (Feasibility study หรือ FS) ถ้าพบว่ายังไม่เหมาะสมใน
เวลานั้นก็ควรมีการส ารวจข้อได้เปรียบในการใช้และการวางแผน
ล่วงหน้าในอนาคตไว้ก่อนเพราะไม่ว่าช้าหรือเร็ว ส านักงานอัตโนมัติ
ต้องเกิดขึ้นในองค์การไม่เฉพาะส่วนใดส่วนหนึ่งก็ต้องเกิดขึ้นทั้ง
องค์การแน่นอน

27

การวางแผนและจัดองค์กรระบบ OA

ต้องเข้าใจความสามารถของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยี
เพื่อตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดและเปลี่ยนแปลงการ
บริหารส านักงานแบบดั้งเดิมมาใช้แบบอัตโนมัติ โดยเริ่ม
จากการศึกษาความเหมาะสม หรือ FS ซึ่งต้องวิเคราะห์ใน
ประเด็นต่างๆ เช่นข้อมูลที่หน่วยงานต้องการข้อเสนอของ
ผู้ผลิตคอมพิวเตอร์ที่ตอบสนองความต้องการของ
หน่วยงานทัศนคติและความคิดเห็นของบุคลากรใน
ส านักงานในการปรับปรุงระบบบริหารส านักงาน เป็นต้น

28

ความเหมาะสมกับสถานการณ์ของระบบข้อมูลในส านักงาน

1. ปริมาณข้อมูลมีมาก มีแฟ้มข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมาก และมีปริมาณการใช้สูง

2. มีความต้องการรายงานที่ถูกต้องและการประมวลผลที่รวดเร็ว

3. มีลักษณะงานเป็นกิจวัตร ตามเวลา ซ ้าๆ และจ านวนมาก

4. มีความต้องการบริหารระบบข้อมูลอย่างต่อเนื่อง

5. ต้องการลดต้นทุนต่อหน่วยของการประมวลผลข้อมูล

6. ลูกค้าต้องการบริการสะดวกและรวดเร็วขึ้น

7. มีบันทึกหรืองานเอกสารในส านักงานเป็นจ านวนมาก

29

การดูแลและรักษาความปลอดภัยของระบบ OA

ป้องกันสื่อแม่เหล็ก
ป้องกันไวรัส
คอมพิวเตอร์

วิธีรักษาความ

ปลอดภัยเพื่อป้องกัน

การเข้าระบบ

การส ารองข้อมูล
ติดตั้งระบบไฟส ารอง

ฉุกเฉิน

ปัญหาอาชญากรรม
ทางคอมพิวเตอร์

การดูแลและรักษาความปลอดภัยของระบบ OA

1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่
เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่น
และการแตกหักทางกายภาพ

2. จัดท าการส ารองข้อมูล (Back up) เพื่อควบคุมตาม
จุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นส าเนา แล้วจัดเก็บ
ต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและ
ไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบ
ความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น

• ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์
• ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง
• ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูล

ก่อนน าข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

31

• passwords เป็นรหัสผ่านด้วยค าเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น
• encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกัน

ข้อมูลรั่วไหล

• call-back จัดระบบโดยก าหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้อง

ขอข้อมูลมีอ านาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่

• Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM
• คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น

3. จัดตั้งวิธีรักษาความ
ปลอดภัยเพื่อป้องกัน
การเข้าระบบ โดยไม่ได้
รับอนุญาต เช่น

32

4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความ
ปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory
เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้ง
ระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบ
ไฟส ารองฉุกเฉิน (UPS)

6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้น
ในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้า
ไปในระบบผู้อื่นแล้วน าข้อมูลกลับมาขายหรือ
ด าเนินการผิดกฎหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบ
คอมพิวเตอร์ ผู้บริหารส านักงานควรป้องกันข้อมูล
โดยการส ารองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความ
ปลอดภัยอย่างเข้มงวด

5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์
รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหว
ในการท างานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกต
ความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการท างานหรือ
ไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาท าลายระบบ

33

Multiple Choice

ข้อใดคือไม่ใช่โปรแกรมจัดทำเอกสาร รายงาน

• Google meet

• Google Doc

• Microsoft word

• Note

10

เทคโนโ
ลยี OA

Dic-
tation
Text
editing

E-
mail

E-Filing

Calen

-daring
Phototyp
esetting

Audio
text

Micro-
graphics

Telecon
-ference

Forms
Design

-Google Assistant

• OneNote

-Voice Notes

-Speech notes
-Google Translate

•

Microsoft Word

•

Notepad

•

Google Doc

• Gmail
• Hotmail

•

Google Drive

•

Drop Box

•

Google Calendar

• Google Photo

• Zoom
• Google meet
• MS Team
• Sky
• VDO Call by Line Chat

•Google Form

• Voice mail
• Clip

เทคโนโลยีส าหรับส านักงานอัตโนมัติ

1. Dictation งานอย่างหนึ่งที่จ าเป็นใน
ส านักงาน คือ งานเขียนค าบอก นั่นคือผู้บริหาร
อาจเรียกเลขานุการมาบอกข้อความให้พิมพ์
จดหมาย เลขานุการก็ใช้ชวเลขในการบันทึก
ข้อความนั้นส าหรับน าไปพิมพ์ ยุคปัจจุบันที่
การจราจรติดขัดผู้บริหารอาจเลือกใช้วิธีอัดเสียง
มือถือขณะนั่งในรถยนต์แล้วส่งให้เลขานุการใช้
ในการพิมพ์ข้อความเหล่านั้นก็ได้

35

Microsoft Dictation

พิมพ์งานด้วยค าพูด พร้อม สั่งงานด้วยเสียง รองรับมากกว่า 26 ภาษา
และแปลได้มาก 60 ภาษาทั่วโลกด้วยกัน ใช้งานได้ฟรี จาก
Microsoft

-Google Assistant

-OneNote

-Voice Notes

-Speech notes
เช่น

2. Text editing งานในส านักงานที่เกี่ยวกับการใช้
คอมพิวเตอร์ และตรวจแก้ไขเอกสารต่างๆ เช่น
จดหมายรายงาน ค าสั่ง ปกติรู้จักกันในชื่องาน
ประมวลค า (Word Processing) และนิยมใช้กันอย่าง
กว้างขวางทั่วไปตามส านักงานต่างๆ จนเกิดความ
เข้าใจผิดว่า ล าพังการใช้คอมพิวเตอร์ในงานพิมพ์
เอกสาร ก็คืองานส านักงานอัตโนมัติทั้งหมด งาน
ประมวลค ามีประโยชน์ตรงช่วยให้พิมพ์ข้อความ
จดหมายรายงานได้อย่างสะดวก หากพิมพ์ผิดก็แก้ไข
เปลี่ยนแปลงได้ง่ายโดยไม่ต้องพิมพ์ทุกอย่างใหม่หมด

37

เช่น
• Microsoft Word
• Notepad
• Google Doc

3. Electronic mail ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คือ
การใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์และส่งข่าวสาร ซึ่งส่วนมาก
เป็นจดหมายผ่านระบบสื่อสารไปยังผู้รับโดยตรง
โดยทั่วไปผู้ส่งข่าวสารมักจะใช้ระบบประมวลค าสร้าง
จดหมายขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ที่โต๊ะท างานของตน
จดหมายนี้ระบุหมายเลขที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งเรียกว่า e-
mail address เอาไว้ด้วย เมื่อท าจดหมายเสร็จ
โปรแกรมสื่อสารในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นจะส่ง
จดหมายผ่านระบบสื่อสาร

38

• Gmail
• Hotmail

4. Electronic Filing การจัดแฟ้ม

อิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีการจัดเก็บจดหมาย
รายงาน และเอกสารต่างๆไว้ในระบบ
คอมพิวเตอร์เพื่อให้สะดวกแก่การค้นคืน
โดยปกติส านักงานทั่วไปต้องมีตู้เก็บเอกสาร
หลายใบส าหรับเก็บเอกสารต่างๆ ที่ได้รับ
และสร้างขึ้น การจัดเก็บแบบนี้นอกจากจะ
สิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บแล้ว ยังไม่สะดวกด้วย
บางครั้งต้องถ่ายเป็นส าเนาเอาไปไว้ในแฟ้ม
ต่างๆ ท าให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น

39

เช่น
•

Google Drive

•

Drop Box

5. Calendaring ระบบนัดหมาย เป็นระบบส าคัญของ
ผู้บริหารซึ่งจะต้องพบปะกับผู้อื่นอยู่เสมอทั้ง
บุคคลภายนอกและภายในหน่วยงาน ปกติผู้บริหาร
ระดับสูงมักมอบหมายให้เลขานุการเป็นผู้บันทึกการนัด
หมาย และคอยเตือน นอกจากนั้นเวลาที่ผู้บริหารไม่อยู่
ในส านักงานการนัดหมายยังอาจยากมากขึ้น เพราะ
ตรวจสอบตารางนัดหมายไม่ได้ ในส านักงานอัตโนมัติ
ผู้บริหารอาจบันทึกการนัดหมายลงในระบบ
คอมพิวเตอร์ และอนุญาตให้ผู้อื่นตรวจสอบตารางนัดได้
เพื่อจะได้ขอมาพบหรือนัดประชุม ปกติระบบนัดหมาย
ของคอมพิวเตอร์มักยอมให้บันทึกการนัดหมายเป็น
ความลับได้หลายระดับ

40

เช่น
• Google Calendar

6. Phototypesetting การเรียงพิมพ์ด้วยแสง หรือการใช้
คอมพิวเตอร์เรียงพิมพ์เอกสาร รายงาน แบบฟอร์มแผ่นพับใบปลิว
โฆษณา จะกลายเป็นส่วนส าคัญของงานส านักงานไปด้วย

7. Audio text มีลักษณะของการสื่อสารข้อมูลหรือเรื่องราวที่
น่าสนใจไปให้ผู้รับบริการคล้ายๆ กับ Videotext แต่ใช้อุปกรณ์
โทรศัพท์ส าหรับสื่อสารข้อมูลเป็นเสียงพูด

41

• Google Photo

• Voice mail
• Clip

Audio to text - speech to text

https://www.youtube.com/watch?v=9OC_XZj46OY

8. Micrographics การใช้ไมโครฟิล์มเป็นสื่อ
ส าหรับบันทึกเอกสาร หนังสือ หรือรูปภาพ
ต่างๆ เป็นที่รู้จักกันมานานแล้วในหมู่
บรรณารักษ์ห้องสมุด เพราะประหยัดเนื้อที่
การถ่ายย่อภาพเอกสารลงบนฟิล์มขนาดเล็กมี
ทั้งชนิดม้วนที่เรียกว่าไมโครฟิล์มโดยทั่วไป
หรือเป็นแผ่นฟิล์มซึ่งถ่ายภาพเอกสารลงเป็น
รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าเล็ก ๆ เรียกว่า ไมโครฟิช
หรือเป็นแผ่นฟิล์มที่ติดตรึงบนบัตรกระดาษ
ขนาดเท่ากับบัตรเจาะรู

43

9. Computer Teleconference เป็นระบบประชุม
ทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อโดยตรง ปัจจุบันเรามี
เทคโนโลยีสื่อสารหลายแบบ (Multimedia) ซึ่งรวมภาพ
เสียง ข้อความ ข้อมูล มาท างานพร้อมกันทาง
คอมพิวเตอร์ หากเราน าเทคโนโลยีมาใช้ในการประชุม
ทางไกล เราสามารถใช้คอมพิวเตอร์ส่งภาพผู้เข้าร่วม
ประชุมจากที่หนึ่งไปออกยังคอมพิวเตอร์อีกที่หนึ่ง
สามารถใช้โปรแกรมอี-เมล์ส่งข้อความและข้อมูล
สามารถใช้คอมพิวเตอร์ค้นข้อมูลและค านวณผลลัพธ์
ด้วยสเปรคชีต โดยวิธีนี้การประชุมทางไกลก็จะมีทั้ง
ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลอย่างมากขึ้น

44

เช่น
• Zoom
• Google meet
• MS Team
• Sky
• VDO Call by Line Chat

10. Forms Design การออกแบบฟอร์ม
เอกสารเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความ
พิถีพิถันมากทีเดียวโปรแกรม DIP (Digital
Image Processing) จะมีบทบาทด้านนี้
มากขึ้น แต่ก็ยังจ าเป็นต้องมีโปรแกรมที่
เกี่ยวกับแบบฟอร์มอยู่อีกสองประเภท
ประเภทแรกใช้ส าหรับพิมพ์ข้อความลงใน
แบบฟอร์มและประเภทที่สองใช้ส าหรับให้
ผู้เกี่ยวข้องใช้เครื่องปลายทางกรอก
ข้อความลงในแบบฟอร์ม

45

เช่น
• Google Form

5 ปัจจัยในการท าให้ระบบส านักงานอัตโนมัติประสบความส าเร็จ

1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดท าระบบส านักงานอัตโนมัติต้องมี
งบประมาณสนับสนุนพอสมควร เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือ
ค่อนข้างราคาแพง
2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้
เหมาะสมพอที่จะท างานกันได้อย่างประสิทธิภาพอาจจะต้อง
พิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย และพิจารณาถึง
ความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ตามความชอบ
ความถนัดและความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน

46

3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็น
เครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์
หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็
ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ
3.1 เครื่องจักรอุปกรณ์นั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่
3.2 เครื่องจักรอุปกรณ์นั้นมีการใช้ถูกต้องตามก าหนดหรือไม่
3.3 เครื่องจักรอุปกรณ์นั้นทันสมัยพอหรือไม่
3.4 เครื่องจักรอุปกรณ์นั้นคุ้มทุนหรือไม่

47

4

.

ปัจจัยมนุษย์ มีความส าคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่าง

เหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาท าให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี
ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง

4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ

4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ

4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน

4.4 มีความรับผิดชอบในงาน

4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี

4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี

4.7 มีสภาพแวดล้อมในการท างานที่เหมาะสม

4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม

48

Answer

สรุป

การจัดส านักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือที่เรียกว่า OA นั้น
เป็นกระบวนการน าเอาเทคโนโลยีชั้นสูงมาช่วยคนในส านักงานให้ท างาน
ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานใน
ส านักงานให้สูงขึ้น การจัดส านักงานอัตโนมัติมีการน าคอมพิวเตอร์ และ
อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆมาใช้ในส านักงาน ที่ส าคัญในยุคแห่ง
เทคโนโลยีสารสนเทศนี้ มีแนวโน้มว่า OA จะถูกพัฒนาขึ้นไปเรื่อยๆและ
จะเข้ามาเป็นหัวใจส าคัญในการบริหารงานองค์กรต่างๆ เกือบทุกองค์กร
ในอนาคต

50

Thank you