La note de service

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1

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LA NOTE DE

SERVICE

Exercice : création
9

Exemple
8

Les étapes
7

Rédaction
6

Diffusion
5

Contenu de la note
4

Pourquoi une note de
service ?
3

Note service VS info
2

Qu'est qu'une note de
service
1

INDEX

Une note de service est un document interne qui
a pour but de

d'un service ou
d'une autre organisation. Cette information,

Si la note contient des directives, les
Elle est
rédigée

et

émise

par

la

direction

(chef

d'entreprise, directeur général...) ou bien un chef
de service.

QU' EST-CE QU' UNE NOTE DE SERVICE ?

La principale différence entre ces documents très utilisés
en entreprise est

Cette dernière n'est pas contraignante, son formalisme
est plus libre. Dans les 2 formes, il s'agit d'un outil de
communication interne pour diffuser une information
destinée à un collectif : un ensemble de salariés.

NOTE DE SERVICE VS NOTE INFO

Cet outil de communication interne est utilisé par la ligne hiérarchique pour

concernant des
procédures à suivre, des points de réglementation, etc. comme :

POURQUOI UNE NOTE DE SERVICE ?

évolutions et rappels du règlement intérieur, du contrat de travail,

des rappels à l'ordre liés à des règles de discipline (comportements, etc.),

des consignes concernant l'hygiène, les risques psychosociaux (RPS) les
conditions de travail, la santé, la sécurité au travail (rappel de règles de
sécurité), le harcèlement, etc.

Multiple Choice

TEST

• A

• B

• C

• D

POURQUOI UNE NOTE DE SERVICE ?

(par exemple un
nouveau membre de la direction),

et changements dans l'organisation
interne de l'entreprise (fusion, acquisition...), de son fonctionnement,

des changements d'horaires d'ouverture,

des modalités de prise de congés,

modification des horaires de travail,

des économies budgétaires,

pour la gestion des notes de frais,
l'utilisation d'internet, des allées et venues dans l'entreprise, etc.

POURQUOI UNE NOTE DE SERVICE ?

Pour les plus petites entreprises, en absence de règlement intérieur, elle permet
à l'employeur d'officialiser des directives opposables aux employés et être
assimilé à un règlement intérieur pour organiser le travail.

LE CONTENU DE LA NOTE DE SERVICE

Une note de service doit respecter un certain formalisme et des mentions obligatoires
pour lui apporter une valeur juridique :

• Objet : le titre doit être clair et précis afin que le salarié
Il doit résumer le contenu de la note de service en quelques mots.

• Date d'émission et lieu : un élément important pour
notamment en cas de non-respect des instructions. Et pour permettre de la retrouver facilement
dans des archives.

• Numéro d'enregistrement : la note doit comporter un


• Nom et fonction de l'émetteur : il s'agit de savoir quelle est qui a
émis la note. L'expéditeur doit être clairement identifié.

LE CONTENU DE LA NOTE DE SERVICE

• Les destinataires : il est important de mentionner clairement de
service. Cela permet d’éviter toute confusion et de s’assurer que la note est bien adressée aux
personnes concernées.

• Le corps de la note : le texte doit être

Il doit transmettre toutes les informations nécessaires pour que chaque salarié les intègre et le
cas échéant, puisse agir en conséquence.

• La signature de l'émetteur : pour officialiser la note de service, la

5) LA DIFFUSION

Plusieurs moyens, physiques et électroniques, pour diffuser dans l'entreprise, la note de service

auprès des collaborateurs :

• remise en main propre sur support papier,

• par lettre postale

• par courrier électronique,

• par voie d'affichage : panneau d'affichage dans le coin repos, le hall d’accueil, la cantine, les

vestiaires...

5) LA DIFFUSION

Plusieurs moyens, physiques et électroniques, pour diffuser dans l'entreprise, la note de service

auprès des collaborateurs :

•

•

•

• : panneau d'affichage dans le coin repos, le hall d’accueil,

la cantine, les vestiaires...

6) LA RÉDACTION

1. Définir l’objectif
Avant de se lancer dans la rédaction de la note, il convient de bien définir son l’objectif.
Interrogez-vous sur ce que vous
En ayant les idées claires sur son objectif, il est plus facile de trouver les mots à employer.

2. Identifier les destinataires
La réponse est déjà esquissée dans le point précédent même si généralement elle est destinée à
l’ensemble du personnel, à un département spécifique, à des salariés implantés sur certains lieux
de travail, etc. Votre message ne sera pas le même selon qu'il s'adresse à l'ensemble des salariés
de l'entreprise, à un service en particulier ou à un groupe restreint de personnes. Il es donc

Comment la rédiger pour qu'elle soit claire et efficace. Une méthodologie en 9 étapes :

6) LA RÉDACTION

3. Choisir le moyen de transmission
Sélectionnez le moyen adapté pour transmettre efficacement la note comme nous l'avons vu
précédemment.

4. Définir l'objet
Choisissez un

Il doit attirer l'attention et renseigner le lecteur de quoi il est question.

6) LA RÉDACTION

5. Rédiger le corps de la note
Tout d'abord si besoin, rappeler le contexte. Puis formuler l'information, la procédure, les
directives et instructions, etc.

Encore une fois, restez dans la simplicité,
Ce n'est pas une dissertation ! Pas de titre de civilité, pas de
formule de politesse, le style est direct, professionnel, sans fioritures.
Utilisez la forme impersonnelle. Le "je" n'est généralement pas utilisé sauf s'il est nécessaire de
personnifier l' information. Proscrivez les


Pour faciliter la lecture, : aérez le texte en le structurant
à l'aide de titres, sous-titres, paragraphes, et listes à puces. Vos salariés vous remercieront !

6) LA RÉDACTION

6 - Remplir les informations connexes
Date d'émission, numéro d'enregistrement, nom, fonction... complétez les différentes rubriques du
document.

7. Relire et corriger la note de service
Apporter un soin à la relecture, soyez

Faites relire la note de service par un correcteur au sein de l'entreprise, une tierce personne, pour
s'assurer que le texte est facilement compréhensible, qu'il n'est pas sujet à une mauvaise
interprétation, que les consignes ou les directives soient claires.

6) LA RÉDACTION

8 - Signer la note
Une fois finalisé, il ne reste plus qu'à signer le document avant l'envoi.

9 - Transmettre le document au personnel concerné
Envoyez (ou affichez) la note à la date d'émission avec le moyen de diffusion choisi.

7) LES ÉTAPES SYNTHÈSE

8) EXEMPLE DE NOTE DE SERVICE

Voici un exemple qui peut être utilisé
comme modèle de note de service :

9) EXERCIE

Vous êtes responsable APV de la concession Garage à Domf' situé au 69 Avenue Prost 02199
DOMFRONT.

Vous devez rédiger une note de service portant sur l'utilisation de l'epace "pause détente" de
l'atelier.
En effet vous constater régulièrement des manquement d'hygiène et avez des remontés du CSE
concernant le manque de propreté des lieux.

Voici une aide à la création d'une note de service