Email cơ bản

Kỹ năng soạn thảo email công việc

​Thuyết trình : Lê Văn Minh
Email: [e-mail]
Số điện thoại: [phone]

NỘI DUNG

2

PHẦN 1: BỐ CỤC CỦA 1 EMAIL

PHẦN 2: SOẠN THẢO EMAIL

PHẦN 3: TRẢ LỜI EMAIL

PHẦN 4: NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG KHI SỬ DỤNG EMAIL

1

3

Bố cục của email

PHẦN 1: BỐ CỤC CỦA MỘT EMAIL

4

4

1

3

2

5

PHẦN 1: BỐ CỤC CỦA MỘT EMAIL

4

4. THÔNG TIN NGƯỜI NHẬN

1. TIÊU ĐỀ EMAIL

3. FILE ĐÍNH KÈM

2. NỘI DUNG

5. GỬI

2

5

​Soạn thảo email

Multiple Choice

1- Soạn nội dung

2- Kiểm tra kỹ rồi gửi

3- Nhập tiêu đề

4- Đính kèm file (nếu có)

5- Nhập địa chỉ người gửi

• 3 - 1 - 4 - 5 - 2

• 5 - 3 - 1 - 4 - 2

• 5 - 1 - 3 - 4 - 2

• 4 - 3 - 1 - 5 - 2

• 3 - 4 - 1 - 5 - 2

PHẦN 2: SOẠN THẢO EMAIL

6

Hãy nối thứ tự các bước soạn thảo email:

​1

​2

​3

​4

​5

​Kiểm tra kỹ rồi gửi

Đính kèm file (nếu có)

Nhập địa chỉ người nhận

Soạn nội dung mail

Nhập tiêu đề mail

Draw

Hãy nối thứ tự các bước soạn thảo email:

PHẦN 2: SOẠN THẢO EMAIL

6

Thứ tự các bước soạn thảo email:

1. Nhập tiêu đề mail

2. Soạn nội dung mail

3. Đính kèm file (nếu có)

4. Nhập địa chỉ người nhận

5. Kiểm tra kỹ rồi gửi

7

Bài tập: hãy tìm tất cả các lỗi có trong email sau

7

2.1. TIÊU ĐỀ MAIL (CHỦ ĐỀ/SUBJECT)

7

Lưu ý:

Email luôn cần có tiêu đề

Thế nào là 1 tiêu đề tốt?

Ngắn gọn, rõ ràng, bao quát nội dung chính của email

8

Những lỗi thường gặp:

•Không bao quát nội dung chính của email

VD: “Dịch vụ khách hàng”, “Cập nhật mới”

▪Chung chung, không rõ ràng

VD: “Gửi chị Ngọc”, “Nhờ Bộ phận Triển khai đào tạo hỗ trợ”

▪Muốn thể hiện tính chất của mail nhưng không rõ ràng

VD: “GẤP!!!”, “Quan trọng cần đọc ngay”

Thế nào là 1 tiêu đề tốt?

Ngắn gọn, rõ ràng, bao quát nội dung chính của email

9

Ví dụ đúng:

“Cập nhật nội dung môn Dịch vụ khách hàng”

“[GẤP] Thông báo về…”

“[QUAN TRỌNG] Thay đổi về…”

2.2. NỘI DUNG MAIL

10

[1] Lời chào

[2] Nội dung chính

[3] Lời chào/lời cảm ơn/chữ ký

1

2

3

2.2. NỘI DUNG MAIL

11

[1] Lời chào:

1

Dear…

Kính gửi…/Kính thưa…

Thân gửi…/…thân mến

Dear…

Kính gửi…/Kính thưa…

 Nên sử dụng trong công việc

2.2. NỘI DUNG MAIL

12

[1] Lời chào:

Thân gửi…/…thân mến

Dear…

Kính gửi…/Kính thưa…

Lưu ý: Nên ghi rõ lời chào với những người trực tiếp cần nhận mail

Ví dụ:

-Dear chị Ngọc

-Kính gửi các anh chị QLKD

-Kính thưa các anh chị Trưởng Bộ phận

-Kính gửi Ban Giám đốc

…

2.2. NỘI DUNG MAIL

13

[2] Nội dung chính:

2

-Tôi viết mail này để làm gì?

-Người nhận mail cần nắm những thông tin, dữ liệu gì?

-Người nhận cần làm gì sau khi nhận mail?

2.2. NỘI DUNG MAIL

14

[2] Nội dung chính

Lưu ý về hình thức:

 Sử dụng tiếng Việt có dấu

 Sử dụng font chữ Unicode thông dụng như Time New Roman, Arial,

Calibri…

 Không nên viết hoa toàn bộ

 Đánh số hoặc dùng gạch đầu dòng để phân định các ý rõ ràng

 Sử dụng từ chuyên môn và viết tắt phù hợp với đối tượng nhận mail

 Không viết tắt quá nhiều và không viết tắt kiểu ngôn ngữ mạng như:

ko, nhg, a, e, mn, vs…

2.2. NỘI DUNG MAIL

15

[2] Nội dung chính

Lưu ý về nội dung:

 Mỗi mail chỉ nên có 1 mục đích duy nhất, không nên đưa ra quá

nhiều vấn đề cần giải quyết trong cùng 1 mail

 Luôn cung cấp đầy đủ thông tin và cho người nhận biết họ cần làm

gì khi nhận mail này

Ví dụ:

-Anh chị nhận thông tin về những thay đổi trên đây và phổ biến cho NV
trong bộ phận mình.

-Em xin đề xuất… Em mong muốn xin ý kiến của chị về việc này

-Đề nghị các anh chị Quản lý Cửa hàng nắm thông tin về chương trình và
phối hợp triển khai theo đúng kế hoạch trên.

…

2.2. NỘI DUNG MAIL

16

[3] Lời chào/lời cảm ơn/chữ ký:

3

-Trân trọng

-Xin cảm ơn

-Thân mến

2.2. NỘI DUNG MAIL

17

[3] Lời chào/lời cảm ơn/chữ ký:

-Sử dụng chữ ký theo mẫu đã có của công ty

Chữ ký cá nhân:

2.2. NỘI DUNG MAIL

18

[3] Lời chào/lời cảm ơn/chữ ký:

-Sử dụng chữ ký theo mẫu đã có của công ty

Chữ ký cửa hàng:

2.3. ĐÍNH KÈM FILE

19

Lưu ý khi đính kèm file:

-Đặt tên file đính kèm phù hợp, chính xác với nội dung trong file

-Nên gửi file có định dạng phổ biến như .doc, .xlsx, .jpg, .png

-Dung lượng file đính kèm không quá 20MB

-Nếu có nhiều file và có dung lượng lớn thì nên nên nén lại thành 1 file .zip
hoặc .rar

-Nhắc đến và nhấn mạnh trong nội dung chính của mail nếu có file đính kèm

Multiple Select

Lưu ý nào sau đây sai khi đính kèm file trong email công việc?

• Tên file đặt đầy đủ dấu tiếng Việt

• Dung lượng file =< 20 MB

• Nên sử dụng các định dạng mới nhất: MOV, RAW, ...

• Nếu có nhiều file hoặc file lớn thì nén lại

2.4. NHẬP ĐỊA CHỈ NGƯỜI NHẬN

20

Tới/To: Người cần nhận và trực tiếp xử lý công việc trong mail

Cc: Carbon copy (Bản sao) – Người cần biết thông tin nhưng không cần xử lý
công việc trong mail

Bcc: Blind carbon copy (Bản sao ẩn) – Danh sách những người nhận trong
mục này sẽ bị ẩn, không ai nhìn thấy. Tính năng Bcc thường được sử dụng
khi muốn bảo mật danh sách người nhận email.

Multiple Choice

Với email xin duyệt chi phí thì Ban quản lý (QLKD, GSKD) thuộc thành phần nhận mail nào?

• to

• bcc

• cc

• Tất cả các đáp án trên

2.5. KIỂM TRA KỸ RỒI GỬI

Kiểm tra kỹ lại:

21

• Tiêu đề email

• Nội dung email

• File đính kèm

• Danh sách người nhận

​ẤN GỬI/SEND

3

22

​Trả lời email

PHẦN 3: TRẢ LỜI EMAIL

23

CHỌN ĐÚNG TÍNH NĂNG TRẢ LỜI EMAIL

- TRẢ LỜI/REPLY: Phản hồi riêng cho người gửi

24

- TRẢ LỜI TẤT CẢ/REPLY ALL:
Phản hồi cho TẤT CẢ MỌI NGƯỜI TRONG DANH SÁCH NHẬN MAIL

LƯU Ý: Chỉ sử dụng khi thật sự cần thiết, tránh làm phiền những người không liên quan

- CHUYỂN TIẾP/FORWARD:
Gửi TOÀN BỘ NỘI DUNG EMAIL + FILE ĐÍNH KÈM cho người nhận mới

LƯU Ý: Cân nhắc kỹ về tính bảo mật của những nội dung được chuyển tiếp

4

25

​Những nguyên tắc chung
khi sử dụng email

PHẦN 4: NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG

26

1. Sử dụng email với những công việc mang tính chính thống:

Báo cáo, xác nhận thông tin, thống nhất vấn đề… hoặc những thông tin cần lưu
lại để tham khảo . Không nên sử dụng email để thảo luận qua lại

2. Nếu gửi email khẩn cấp, nên gọi điện sau khi gửi mail để xác nhận người nhận
nắm thông tin

3. Đảm bảo xử lý/phản hồi email trong vòng 24h

Nếu chưa thể xử lý ngay hoặc chưa thể phản hồi chi tiết, cần phản hồi để người kia
biết mình đã nắm thông tin và cam kết về thời gian xử lý/phản hồi chi tiết.

4. Sử dụng tên email nghiêm túc, giúp người nhận email dễ dàng nhận ra danh tính
của mình

5. Hạn chế đưa nhiều cảm xúc vào email: dấu chấm than, câu từ cảm thán, emoji mặt cười mặt mếu, câu chữ đùa cợt…

27

Viết  email xin phê duyệt 3 khoản mục chi phí phát sinh bất kỳ tại cửa hàng trong tháng

to: [e-mail]
cc: Quản lý cửa hàng

​BÀI TẬP THỰC HÀNH