ระบบบัญชีสินค้า

หน่วยที่ 2
ระบบการควบคุมสินค้า

สาระการเรียนรู้

1. การควบคุมสินค้า
2. การควบคุมการด าเนินงาน
3. การควบคุมทางบัญชี
4. การควบคุมค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสินค้า
5. การควบคุมปริมาณการสั่งซื้อ
6. การควบคุมปริมาณสินค้าคงเหลือ
7. การใช้รหัสแท่ง

การควบคุมสินค้า

การควบคุมสินค้า มีความส าคัญต่อธุรกิจเพื่อให้การด าเนินงานมีประสิทธิภาพ ธุรกิจต้องมีการ

ควบคุมในเรื่องต่อไปนี้

1. การควบคุมการด าเนินงาน
2. การควบคุมทางบัญชี
3. การควบคุมค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสินค้า
4. การควบคุมปริมาณการสั่งซื้อ
5. การควบคุมปริมาณสินค้าคงเหลือ

การควบคุมการด าเนินงาน

การควบคุมการด าเนินงาน (Operating Control) เป็นการควบคุมภายในจะต้อง
ก าหนดวิธีควบคุมให้รัดกุม ซึ่งจะมีการควบคุมในเรื่องดังนี้

1. การขออนุมัติซื้อ
2. การสั่งซื้อ
3. การรับของ
4. การเก็บรักษา
5. การเบิกจ่าย
เพื่อให้การควบคุมภายในรัดกุม งานทั้ง 5 ขั้นตอนข้างต้นจะต้องแยกกัน โดย

ปฏิบัติตามขั้นตอนต่างๆ ดังนี้

1. การขออนุมัติซื้อ แผนกที่ต้องการใช้สินค้าหรือวัตถุดิบจะต้องด าเนินการขออนุมัติซื้อโดยท าใบขออนุมัติซื้อ
(Purchase Requisition) ขึ้น 3 ฉบับ

ฉบับที่ 1 ส่งให้แผนกจัดซื้อด าเนินการขออนุมัติซื้อ
ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชี
ฉบับที่ 3 แผนกขออนุมัติซื้อเก็บไว้เป็นหลักฐาน
ในกรณีที่เป็นสินค้าหรือวัตถุดิบที่ไม่เคยใช้มาก่อน จะต้องให้ระดับผู้บริหารซึ่งเป็นผู้สั่งให้ซื้อสินค้านั้น

ด าเนินการขออนุมัติซื้อเองเป็นลายลักษณ์อักษร โดยจะต้องก าหนดลักษณะของสินค้าจ านวนและคุณภาพให้
ละเอียด เพื่อป้องกันการผิดพลาดในการจัดซื้อ ซึ่งใบอนุมัติซื้อจะต้องท าขึ้น 3 ฉบับเช่นเดียวกับการขอซื้อโดย
ปกติ

ตัวอย่างใบขออนุมัติซื้อ

2. การสั่งซื้อ เมื่อได้รับอนุมัติให้จัดซื้อแล้ว แผนกจัดซื้อก็ด าเนินการจัดซื้อตามระเบียบการ

จัดซื้อของบริษัท ซึ่งก่อนจะสั่งซื้อจะมีวิธีการคัดเลือกผู้ขายวิธีต่างๆ ดังนี้

2.1 สอบถามราคาทางโทรศัพท์ วิธีนี้จะใช้ในกรณีที่สั่งซื้อสินค้าราคาไม่สูงและจัดซื้อเป็น

ประจ า อาจจะสอบถามจากผู้ขายหลายๆ ราย แล้วจดบันทึกไว้เพื่อตรวจสอบราคาในการสั่งซื้อคราว
ต่อไป หรือตรวจสอบราคาทางอินเทอร์เน็ตได้

2.2 ส่งจดหมายไปถึงผู้ขายหลายๆ แห่ง เพื่อให้ผู้ขายเสนอราคามายังบริษัทเป็นลายลักษณ์

อักษร เพื่อได้เปรียบเทียบราคาและคุณภาพ แล้วจึงสั่งซื้อจากผู้ขายที่เสนอราคาต ่าสุดคุณภาพดีที่สุด
และให้การรับประกันที่ดีที่สุดซึ่งปัจจุบันอาจจะส่ง E-mail สอบถามราคาจากผู้ขายก็ได้

2.3 ยื่นซองประมูลราคา ในกรณีที่จัดซื้อสินค้าจ านวนและราคารวมในการซื้อสูง อาจจะใช้

วิธีเปิดให้ยื่นซองประมูลราคา โดยมีคณะกรรมการพิจารณาคัดเลือกผู้ขายที่เหมาะสม แต่จะต้องใช้
เวลามากการยื่นซองประมูลราคาอาจจะยื่นซองทาง Internet ก็ได้ ซึ่งก าลังเป็นที่นิยมกัน ซึ่งเรียกว่า E-
Auction

2. การสั่งซื้อ เมื่อได้รับอนุมัติให้จัดซื้อแล้ว แผนกจัดซื้อก็ด าเนินการจัดซื้อตามระเบียบการ

จัดซื้อของบริษัท ซึ่งก่อนจะสั่งซื้อจะมีวิธีการคัดเลือกผู้ขายวิธีต่างๆ ดังนี้

2.1 สอบถามราคาทางโทรศัพท์ วิธีนี้จะใช้ในกรณีที่สั่งซื้อสินค้าราคาไม่สูงและจัดซื้อเป็น

ประจ า อาจจะสอบถามจากผู้ขายหลายๆ ราย แล้วจดบันทึกไว้เพื่อตรวจสอบราคาในการสั่งซื้อคราว
ต่อไป หรือตรวจสอบราคาทางอินเทอร์เน็ตได้

2.2 ส่งจดหมายไปถึงผู้ขายหลายๆ แห่ง เพื่อให้ผู้ขายเสนอราคามายังบริษัทเป็นลายลักษณ์

อักษร เพื่อได้เปรียบเทียบราคาและคุณภาพ แล้วจึงสั่งซื้อจากผู้ขายที่เสนอราคาต ่าสุดคุณภาพดีที่สุด
และให้การรับประกันที่ดีที่สุดซึ่งปัจจุบันอาจจะส่ง E-mail สอบถามราคาจากผู้ขายก็ได้

2.3 ยื่นซองประมูลราคา ในกรณีที่จัดซื้อสินค้าจ านวนและราคารวมในการซื้อสูง อาจจะใช้

วิธีเปิดให้ยื่นซองประมูลราคา โดยมีคณะกรรมการพิจารณาคัดเลือกผู้ขายที่เหมาะสม แต่จะต้องใช้
เวลามากการยื่นซองประมูลราคาอาจจะยื่นซองทาง Internet ก็ได้ ซึ่งก าลังเป็นที่นิยมกัน ซึ่งเรียกว่า E-
Auction

เมื่อด าเนินการพิจารณาคัดเลือกผู้ขายแล้ว แผนกจัดซื้อก็จะท าใบสั่งซื้อ (Purchase Order) อย่างน้อย 5

ฉบับ โดยส่งไปแผนกต่างๆ ดังนี้

ฉบับที่ 1 ส่งไปยังผู้ขาย
ฉบับที่ 2 ส่งไปแผนกตรวจรับของ เพื่อตรวจสอบกับของที่ได้รับ และรายการในใบส่งของที่ได้รับจาก

ผู้ขาย

ฉบับที่ 3 ส่งไปยังแผนกที่ขออนุมัติซื้อ เพื่อแจ้งให้ทราบว่าได้ด าเนินการจัดซื้อแล้ว
ฉบับที่ 4 ส่งไปแผนกบัญชีเจ้าหนี้ เพื่อตรวจสอบกับใบส่งของ/ใบก ากับสินค้า ที่ผู้ขายส่งมาให้
ฉบับที่ 5 แผนกจัดซื้อเก็บไว้เป็นหลักฐาน

3. การรับของ เมื่อได้รับของตามที่สั่งซื้อแล้ว ก็เป็นหน้าที่ของแผนกรับของ (Receiving Department) ที่

จะตรวจรับทั้งปริมาณและคุณภาพว่าตรงกับที่ซื้อหรือไม่ กิจการบางแห่งจะตั้งกรรมการชุดหนึ่งขึ้น ท าหน้าที่
เป็นคณะกรรมการตรวจรับของ ส าหรับการซื้อแต่ละครั้งจะเปลี่ยนคณะกรรมการอยู่เสมอ ถ้าเป็นสินค้า/
วัตถุดิบที่แผนกอื่นๆ เสนอซื้อ ควรจะมีเจ้าหน้าที่จากแผนกจัดซื้อมาร่วมเป็นกรรมการตรวจรับของด้วย เมื่อ
ถูกต้องแล้วจะส่งต่อไปยังคลังพัสดุเมื่อตรวจรับของแล้วจะต้องระมัดระวังให้ดี โดยมิให้ผู้หนึ่งผู้ใดน าออกไป
ใช้ เพราะยังไม่ได้มีการลงบัญชีแต่อย่างใด แต่ถ้าเป็นของที่มีผู้เสนอซื้อเป็นพิเศษก็จะส่งไปให้ผู้เสนอซื้อ
โดยตรง
วิธีการในการรับของ มีดังนี้

3.1 น าใบสั่งซื้อมาเปรียบเทียบกับของที่ได้รับจริง ว่าเป็นชนิดเดียวกับที่สั่ง โดยทั่วๆ ไปแล้วในใบสั่ง

ซื้อนี้จะแสดงจ านวนที่สั่งซื้อไว้ด้วย ซึ่งจะท าให้พนักงานรับของทราบได้ว่าของที่ได้รับมานั้นตรงตามจ านวนที่
สั่งหรือไม่ ถ้าขาดหรือเกินก็จะแจ้งให้แผนกจัดซื้อทราบ เพื่อจะได้ติดต่อกับผู้ขาย

บางกรณีเพื่อป้องกันมิให้พนักงานรับของละเลยไม่ตรวจนับ

ของที่ได้รับ โดยที่ใบสั่งซื้อที่ส่งมายังแผนกนี้จะไม่แสดงจ านวน
หน่วย แผนกรับของจ าเป็นต้องบันทึกจ านวนที่ได้รับโดยการตรวจ
นับวิธีนี้มีข้อบกพร่องคือ ถ้าหากมีของขาดหรือเกินจะไม่ทราบ
ทันที แต่มีข้อดีคือ ถ้าได้รับของเกินมาก็จะเป็นการป้องกันแผนกรับ
ของ ไม่ให้ยักยอกเอาจ านวนที่เกินนั้นไปใช้เองและลงจ านวนที่
ได้รับเพียงเท่าที่สั่งซื้อ

กรณีที่เป็นการซื้อของที่แผนกหนึ่งแผนกใดต้องการใช้เป็น

พิเศษ ควรเชิญเจ้าหน้าที่ในแผนกนั้นมาร่วมในการตรวจ เพื่อให้
แน่ใจว่าของที่ได้รับมีคุณภาพตรงตามที่ต้องการ

เมื่อแผนกรับของตรวจเรียบร้อยแล้ว จะท าใบรับของ (Receiving Report) อย่างน้อย 5 ฉบับ แล้วส่งคืนพร้อม

ทั้งใบรับของไปยังแผนกคลังพัสดุ เพื่อให้แผนกคลังพัสดุตรวจนับอีกครั้งหนึ่งแล้วเซ็นรับในใบรับของ

ฉบับที่ 1 ส่งไปให้แผนกสั่งซื้อเพื่อเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อ
ฉบับที่ 2 แผนกคลังพัสดุเก็บไว้เป็นหลักฐานในการลงบัตรพัสดุ
ฉบับที่ 3 ส่งไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้เพื่อเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อและบิลเก็บเงินหรือใบก ากับสินค้าที่ผู้ขาย

ส่งให้เมื่อถึงก าหนดจ่ายเงิน

ฉบับที่ 4 ส่งไปแผนกบัญชีพัสดุ
ฉบับที่ 5 เก็บไว้เองเป็นหลักฐาน
3.2 เปรียบเทียบใบรับของกับใบสั่งซื้อ เมื่อแผนกรับของได้รับของแล้วจะจัดส่งให้แผนกจัดซื้อ ซึ่งแผนก

จัดซื้อจะน าใบรับของเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อ โดยตรวจสอบจ านวนราคา คุณภาพเมื่อตรงกับใบสั่งซื้อแล้วก็จะน า
ใบสั่งซื้อที่ได้รับของแล้วแยกอีกแฟ้มหนึ่ง แฟ้มที่ยังไม่ได้รับของก็จะต้องติดตามทวงถามต่อไป

ตัวอย่างใบรับของ

4. การเก็บรักษา เป็นหน้าที่ของแผนกคลังสินค้า ซึ่งจะต้องรับผิดชอบให้ความสะดวกในการเบิกจ่ายและ

ควบคุมดูแลรักษาไม่ให้สินค้าเสียหาย จะต้องมีผู้รักษาคลังสินค้า (Store Keeper) ท าหน้าที่รับผิดชอบดูแลสินค้าที่อยู่
ในคลังสินค้าหรือโกดังเก็บสินค้า ถ้ากิจการขนาดใหญ่จะมีผู้อ านวยการคลังสินค้าเป็นหัวหน้าของผู้รับสินค้า ผู้รักษา
คลังสินค้า และพนักงานบัญชีสินค้าอีกขั้นหนึ่ง

เพื่อควบคุมสินค้าไว้ไม่ให้สูญหายหรือเสื่อมคุณภาพจะต้องจัดเก็บให้เรียบร้อย โดยท าชั้นเก็บของหรือแยก

ชนิดสินค้า เพื่อประหยัดเวลาในการเบิกจ่ายท าให้ลดต้นทุนการผลิตได้

การเก็บรักษาที่ดีนั้น แผนกคลังสินค้าจะต้องจัดท าบัตรสินค้าและรหัสสินค้าขึ้นเพื่อสะดวกในการควบคุม

สินค้า

4.1 บัตรสินค้าหรือบัตรประจ าสินค้า (Stock Card หรือ Bin Card หรือ BinTag) ใช้บันทึกจ านวนสินค้าแต่

ละชนิดว่ารับมาเมื่อใด เท่าใด จ่ายไปเมื่อใด จ านวนเท่าใด คงเหลือเท่าใด หากสินค้ามีจ านวนน้อยถึงจุดที่จะต้องสั่งซื้อ
จะต้องเสนอขออนุมัติซื้อต่อไป บัตรสินค้าที่จัดท าขึ้นส าหรับสินค้าแต่ละอย่าง อย่างละ 1 แผ่น จะติดหรือแขวนไว้ใน
ที่เก็บสินค้านั้น เพื่อสะดวกในการตรวจสอบบัตรสินค้าควรมีขนาดกะทัดรัด ใช้กระดาษหนาเพื่อความทนทาน จะไม่
แสดงจ านวนเงินจะแสดงเฉพาะจ านวนสิ่งของเท่านั้น

4.2 รหัสสินค้า (Code) กิจการส่วนใหญ่จะสร้างรหัสสินค้า เพื่อการจัดหมวดหมู่

สินค้าจะท าให้การควบคุมสินค้ารัดกุม มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แผนกเก็บรักษา
จะต้องท ารหัสสินค้าขึ้นเพื่อเป็นเครื่องช่วยในการท างาน ซึ่งการก าหนดเลขรหัสสินค้า
จะท าให้สินค้าถูกจ าแนกไว้เป็นประเภทชนิด และถูกจัดไว้เป็นหมวดหมู่ ประโยชน์ของ
การจัดท ารหัสสินค้า มีดังนี้

- เพื่อเป็นเครื่องมือในการจัดเก็บเอกสาร
- เพื่อประหยัดเวลาและง่ายต่อการจดจ า เพราะสินค้าถูกจัดเป็นหมวดหมู่
- เพื่อให้เกิดความสะดวก รวดเร็วในการเบิกจ่าย
- เพื่อให้การควบคุม และการเบิกจ่ายเป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
- เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อยและปลอดภัยในคลังสินค้า ซึ่งรหัส

พัสดุ/สินค้าจะบอกสถานที่เก็บพัสดุด้วย

ประเภทของรหัสสินค้า มี 4 แบบ คือ

1. ตัวอักษร เช่น ก, ข, ค….. หรือ A, B, C….. (ให้ยกเว้น I, O, Q…..เพราะ 3 ตัวนี้คล้ายตัวเลข)
2. ตัวเลข เช่น 1, 2, 3…..
3. ตัวเลขและตัวอักษรผสมกัน เช่น A-1, A-2, A-3…..
4. สี เช่น แดง, ด า, ขาว….

ขั้นตอนในการสร้างรหัสสินค้า

ขั้นที่ 1 เขียนรายการของสินค้าทั้งหมดเรียงล าดับกันลงมา
ขั้นที่ 2 แบ่งสินค้าเป็นกลุ่มใหญ่
ขั้นที่ 3 แบ่งกลุ่มใหญ่เป็นกลุ่มย่อย
ขั้นที่ 4 จัดแบบรายละเอียดของสินค้าแต่ละชนิด

ตัวอย่างการสร้างรหัส (แบบตัวอักษรและตัวเลขผสมกัน)
1. Main Group จัดหมวดหมู่สินค้า เช่น เครื่องใช้ส านักงาน

A ตู้เก็บเอกสาร B โต๊ะท างาน
C เก้าอี้ท างาน D ชั้นวางของ

2. Sub Group แบ่งย่อยลงไปอีก เช่น

A-01 ตู้เก็บเอกสารแบบลิ้นชัก

A-02 ตู้เก็บเอกสารแบบ 2 บาน

B-01 โต๊ะท างานไม้

B-02 โต๊ะท างานไฟเบอร์

3. Kind of Inventory แบ่งตามชนิดของสินค้า

A-011 ตู้เก็บเอกสาร 4

ลิ้นชัก

A-012 ตู้เก็บเอกสาร 6

ลิ้นชัก

A-013 ตู้เก็บเอกสาร 10

ลิ้นชัก

A-014 ตู้เก็บเอกสาร 12

ลิ้นชัก

4. Give Details แบ่งย่อยตามรายละเอียดสินค้า

A-011.1 ตู้เก็บเอกสาร 4 ลิ้นชัก ท าด้วยไม้
A-011.2 ตู้เก็บเอกสาร 4 ลิ้นชัก ท าด้วยเหล็ก

5. Give Sub Details แบ่งย่อยลงไปอีก

A-011.11 ตู้เก็บเอกสาร 4 ลิ้นชัก ท าด้วยไม้ บานกระจก
A-011.12 ตู้เก็บเอกสาร 4 ลิ้นชัก ท าด้วยไม้ บานไฟเบอร์
รหัสสินค้าจะต้องมีคู่มือ (Manual) เพื่อให้เจ้าหน้าที่แผนกคลังสินค้าเก็บไว้เป็นคู่มือในการจัดหมวดหมู่

สินค้าให้มีประสิทธิภาพ ท าให้การดูแลรักษาสินค้าเกิดผลดียิ่งขึ้น

ปัจจุบันนิยมใช้รหัสแท่ง (Bar Code) แทนรหัสสินค้าส าหรับกิจการขนาดใหญ่ เพราะเป็นมาตรฐานที่

ใช้กันทั่วโลก รหัสสินค้าจึงยังใช้กันส าหรับกิจการขนาดกลางและขนาดย่อมบางกิจการ

5. การเบิกจ่าย เมื่อแผนกคลังสินค้ารับของเข้าโกดังเก็บสินค้า

แล้ว การเบิกจ่ายสินค้าจะต้องควบคุมให้รัดกุม โดยต้องมีใบเบิกของ
ซึ่งแผนกหรืองานใดต้องการสินค้า จะต้องท าใบเบิกของอย่างน้อย 4
ฉบับ และควรใช้กระดาษแยกเป็น 4 สี เพราะจะต้องส่งไปให้แผนกที่
เกี่ยวข้อง ดังนี้

ฉบับที่ 1 ส่งให้แผนกคลังสินค้า เพื่อบันทึกในบัตรสินค้า
ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชีสินค้า เพื่อบันทึกในทะเบียนสินค้า
ฉบับที่ 3 แผนกคลังสินค้าคืนให้แผนกที่ขอเบิกหลังจากรับของ

แล้ว

ฉบับที่ 4 แผนกที่ขอเบิกเก็บไว้เป็นหลักฐาน

ผู้ขอเบิกสินค้าจะต้องเขียน ชื่อ ชนิดสินค้า สิ่งของที่ตนต้องการจะเบิก พร้อมด้วยจ านวนหรือปริมาณ

ในใบเบิกของจะมีช่อง รหัส เลขที่ และราคาทุนของสินค้าที่เบิก แต่ส่วนมาก ผู้เบิกสินค้าจะไม่ทราบรหัส
เลขที่ และราคาทุนของสินค้าที่เบิก ฉะนั้นช่องดังกล่าวนี้ ผู้เบิกสินค้าจะเว้นช่องว่างไว้ไม่ต้องเขียน แล้วผู้เบิก
เซ็นชื่อตรงช่องผู้เบิกสินค้าและเมื่อใบเบิกของได้รับการอนุมัติให้เบิกแล้วผู้เบิกจะเก็บส าเนาไว้ที่แผนก 1
ฉบับ ที่เหลือ 3 ฉบับ ผู้เบิกจะส่งมายังแผนกคลังสินค้า แผนกคลังสินค้ารับใบเบิกทั้ง 3 ฉบับมา เจ้าหน้าที่
ทราบรหัสเลขที่ และราคาทุนของสินค้าจะเป็นผู้กรอกรหัส เลขที่และราคาทุนของสินค้าที่เบิกลงไปใน
ช่องว่างที่เว้นไว้ เมื่อแผนกคลังสินค้าจ่ายของตามใบเบิกของแล้วผู้จ่ายของจะลงชื่อในใบเบิกของและจ่าย
สินค้าให้ผู้เบิกของจากนั้น ก็จะลงชื่อและคืนใบเบิกให้ผู้เบิก 1 ฉบับ แผนกคลังสินค้าเก็บไว้เอง 1 ฉบับ เพื่อ
บันทึกในบัตรสินค้า (Bin Code) และอีก 1 ฉบับ ส่งไปให้แผนกบัญชีสินค้า

ในกรณีที่สินค้าเหลือเกินต้องการ จะต้องน าส่งโดยจัดท าใบคืนสินค้า หรือใบคืนของเข้าคลังสินค้าโดย

ท า 4 ฉบับ เช่นเดียวกับการเบิกของ

การควบคุมทางบัญชี

การควบคุมสินค้านอกจากจะควบคุมการด าเนินงาน ตั้งแต่การขออนุมัติซื้อจนถึงการ

เบิกจ่ายแล้วต้องควบคุมทางบัญชี โดยจัดท าบัญชีสินค้า ซึ่งเป็นบัญชีอีกชุดหนึ่งแยกจากบัญชี
การเงินเพื่อเป็นเครื่องมือควบคุมสินค้าเพราะบันทึกจ านวนสิ่งของ แต่บัญชีการเงินจะไม่มี
จ านวนสินค้า บัญชีสินค้าประกอบด้วย

1. ทะเบียนรับสินค้า
2. ทะเบียนจ่ายสินค้า
3. บัญชีแยกประเภทสินค้า
4. ทะเบียนสินค้า

กิจการบางแห่งอาจจะไม่มีทะเบียนรับสินค้า ทะเบียนจ่ายสินค้า ทะเบียนใช้บัญชีชนิดเดียว คือ
บัญชีแยกประเภทสินค้าและทะเบียนสินค้า

1. ทะเบียนรับสินค้า ทะเบียนรับสินค้าใช้ส าหรับลงรายการรับสินค้า การลงรายการในทะเบียนให้เรียง

ตามล าดับวันที่เหมือนสมุดรายวัน แล้วผ่านไปบัญชีแยกประเภทสินค้าแต่ละชนิดหลักฐานที่จะน ามา
ลงทะเบียนรับสินค้าคือ ใบรับของและใบคืนของ เมื่อสิ้นเดือนจะต้องรวมยอดสินค้ารับ เพื่อน ายอดรวมไป
ตรวจสอบความถูกต้องกับบัญชีการเงิน

ตัวอย่างทะเบียนรับสินค้า

2. ทะเบียนจ่ายสินค้า ใช้ส าหรับลงรายการจ่ายสินค้า การลงรายการให้เรียงตามล าดับวันที่เหมือนสมุด

รายวัน แล้วผ่านไปบัญชีแยกประเภทสินค้าแต่ละชนิด เมื่อมีผู้เบิกสินค้า ผู้จ่ายสินค้าจะจ่ายสินค้าตามล าดับเข้า
ก่อนออกก่อน หรือวิธีอื่นแล้วแต่นโยบายของกิจการ หลักฐานที่จะน ามาลงทะเบียนจ่ายสินค้าคือ ใบเบิกของ
หรือใบส่งของคืน เมื่อสิ้นเดือนจะต้องรวมยอดสินค้าจ่าย เพื่อน ายอดรวมไปตรวจสอบความถูกต้อง

ตัวอย่างที่ 1 ร้านน ้าหวาน มีรายการสินค้าคงเหลือ เมื่อวันที่ 31 ธันวาคม 25X1 ดังนี้

ต่อไปนี้เป็นการรับ-จ่ายสินค้าในระหว่างเดือนมกราคม 25X2 ดังนี้
25X2
ม.ค. 1 ขายเครื่องคอมพิวเตอร์

2 เครื่อง เครื่องละ 55,000 บาท

ใบเบิกที่ 31

4 ซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร

3 เครื่อง เครื่องละ 43,000 บาท

ใบรับที่

20

8 ขายเครื่องโทรสาร

5 เครื่อง เครื่องละ 35,000 บาท

ใบเบิกที่ 32

12 ซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์

2 เครื่อง เครื่องละ 32,000 บาท

ใบรับที่

21

15 ขายเครื่องถ่ายเอกสาร

5 เครื่อง เครื่องละ 60,000 บาท

ใบเบิกที่ 33

20 ซื้อเครื่องโทรสาร

6 เครื่อง เครื่องละ 26,000 บาท

ใบรับที่

22

23 ขายเครื่องคอมพิวเตอร์ 3 เครื่อง เครื่องละ 47,000 บาท

ใบเบิกที่ 34

25 ขายเครื่องโทรสาร

3 เครื่อง เครื่องละ 36,000 บาท

ใบเบิกที่ 35

28 ซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์

3 เครื่อง เครื่องละ 37,000 บาท

ใบรับที่

23

30 ขายเครื่องถ่ายเอกสาร

2 เครื่อง เครื่องละ 63,000 บาท

ใบเบิกที่ 36

31 ขายเครื่องโทรสาร

2 เครื่อง เครื่องละ 34,000 บาท

ใบเบิกที่ 37

ให้ท า

1. ทะเบียนรับสินค้า
2. ทะเบียนจ่ายสินค้า

หมายเหตุ 1. ทะเบียนรับสินค้าบันทึกเฉพาะยอดซื้อสินค้าเท่านั้น ไม่ได้บันทึกยอดยกมา

2. การเบิกจ่ายสินค้าใช้วิธีซื้อมาก่อนขายไปก่อน ฉะนั้นจะเป็นยอดยกมาก่อนจึงเป็นยอดที่

ซื้อ

เมื่อวันที่ 4 มกราคม 25X2 ตามล าดับ

3. บัญชีแยกประเภทสินค้า จะแสดงรายการรับจ่ายสินค้าแต่ละชนิดท าให้ทราบยอดคงเหลือของ

สินค้าแต่ละประเภท ตามตัวอย่าง 7-1 จะผ่านรายการจากทะเบียนรับสินค้าและทะเบียนจ่ายสินค้าไป
ยังบัญชีแยกประเภท 4 บัญชีตามชนิดของสินค้า ซึ่งบัญชีแยกประเภทจะมี 2 แบบ ในกรณีที่กิจการ
จัดท าทะเบียนรับสินค้าและทะเบียนจ่ายสินค้า จะใช้บัญชีแยกประเภทแบบที่ 1

เนื่องจากจ านวนบัญชีแยกประเภทสินค้าต้องเพิ่มเติมกันอยู่ตลอดเวลา บัญชีแยกประเภทสินค้า

จึงควรใช้สมุดแบบใบปลิวที่ถอดได้ (Loose leaf) แต่ที่นิยมใช้กันมากนั้น คือ ใช้วิธีแบบแผ่นบัตร
เพราะสามารถหาซื้อตู้ดรรชนี (Cardex) ได้ทั่วไปในตลาด เหตุผลที่ใช้แบบแผ่นบัตรก็เพราะคลังสินค้า
ขนาดธรรมดานั้นมักจะมีสินค้าชนิดและประเภทแตกต่างกันเป็นจ านวนมาก และถ้าเป็นกิจการ
อุตสาหกรรมด้วยก็จะยิ่งมีจ านวนเป็นพันๆ ชนิด จ านวนของบัญชีแยกประเภทสินค้าจะต้องมีจ านวน
เท่ากับจ านวนของชนิดและประเภทของสิ่งของ ซึ่งเป็นการยากที่จะหาสมุดบัญชีที่หนาถึงขนาดที่
ต้องการได้ และถ้าจะหาได้ก็คงไม่สะดวกแก่การลงบัญชี

ตัวอย่างที่ 2

จากตัวอย่างที่ 1 จะผ่านรายการจากทะเบียนรับสินค้าไปทะเบียนจ่ายสินค้าไปยังบัญชี

แยก

ประเภทสินค้า ดังนี้

ในบัญชีแยกประเภทสินค้า จะอ้างถึงเลขที่บัตรสินค้า (Bin Card) ซึ่งบัตรสินค้าจะแสดงเฉพาะ

จ านวนสินค้า ยอดคงเหลือจะตรงกับแยกประเภทสินค้าและในวันสิ้นงวดพนักงานบัญชีสินค้าจะจัดท า
รายงานสินค้าคงเหลือดังนี้

บัญชีแยกประเภทแบบที่ 1 จะใช้คู่กับทะเบียนรับสินค้าและทะเบียนจ่ายสินค้า ซึ่งจ านวนสินค้า

คงเหลือจะตรงกับบัตรสินค้า (Bin Card) ส่วนบัญชีแยกประเภทแบบที่ 2 จะแสดงเป็นทะเบียนสินค้าซึ่ง
จะแสดงรายละเอียดการรับสินค้าและจ่ายสินค้า

4. ทะเบียนสินค้า คือ บัญชีแยกประเภทสินค้ารูปแบบหนึ่งนั่นเอง ซึ่ง

จดบันทึกการรับสินค้าและการเบิกจ่ายสินค้าแต่ละประเภท ซึ่งจะแสดง
จ านวนสินค้าราคาต่อหน่วยและจ านวนเงิน พร้อมทั้งยอดคงเหลือของ
สินค้าทุกครั้งที่เกิดรายการรับหรือจ่ายสินค้า ซึ่งทะเบียนสินค้าจะน าใบรับ
และใบเบิกมาบันทึกโดยตรงไม่ได้ผ่านมาจากทะเบียนรับ ทะเบียนจ่าย
สินค้าทะเบียนสินค้านั้นจะใช้ส าหรับกิจการที่ใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้า
คงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System) ซึ่งใช้ส าหรับกิจการที่
ค านวณต้นทุนสินค้าคงเหลือวิธี FIFO และ Moving Average เท่านั้น

4.1 ทะเบียนสินค้าวิธีเข้าก่อนออกก่อน (FIFO : First-in, First-out

Method)เป็นการบันทึกสินค้าโดยถือว่าสินค้าที่ซื้อมาก่อนให้ขายออกไป
ก่อน ต้นทุนของสินค้าที่ขายไปคิดจากราคาทุนของสินค้าต้นงวดและสินค้า
ที่ซื้อมาก่อนตามล าดับ สินค้าคงเหลือจึงเป็นสินค้าที่ซื้อมาหลังสุด

ตัวอย่างที่ 3 จากตัวอย่างที่ 1 จะจัดท าทะเบียนสินค้าของเครื่องถ่ายเอกสารได้ ดังนี้

4.2 ทะเบียนสินค้าวิธีต้นทุนถัวเฉลี่ยเมื่อรับเข้า หรือวิธีต้นทุนถัวเฉลี่ยแบบเคลื่อนที่ (Moving

Average Method) เป็นการบันทึกบัญชีสินค้าโดยจะถัวเฉลี่ยราคาต่อหน่วยใหม่ทุกครั้งที่มีการซื้อ
สินค้าเข้ามา เมื่อขายสินค้าจะใช้ราคาที่ถัวเฉลี่ยไว้ครั้งหลังสุดก่อนขาย
ตัวอย่างที่ 4 จากตัวอย่างที่ 1 จะจัดท าทะเบียนสินค้าของเครื่องคอมพิวเตอร์ดังนี้

วิธี Moving Average นี้ ราคาหน่วยละ ใช้ทศนิยม 4 ต าแหน่งปัดเศษ (ถ้ามี)

การควบคุมค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสินค้า

การควบคุมค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสินค้าก็เพื่อท าให้ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสินค้าต ่าที่สุดท า

ให้ก าไรสุทธิสูงสุดซึ่งค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ (Inventory Expenses) แบ่งเป็น 3
ประเภท คือ

1. ค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อหรือสั่งผลิตสินค้า (Ordering Costs) หมายถึง ค่าใช้จ่าย

ในการให้ได้มาซึ่งสินค้า ค่าใช้จ่ายนี้จะเกิดขึ้นทุกครั้งที่มีการสั่งซื้อสินค้าหรือสั่งผลิต
และจะมีจ านวนคงที่ (Fixed Cost) เสมอ ไม่ว่าจะสั่งซื้อมากหรือน้อยก็ตาม ค่าใช้จ่ายนี้
จะผันแปรไปตามจ านวนครั้งที่สั่งซื้อ หรือผลิตการสั่งซื้อหรือสั่งผลิตครั้งละมากๆ จะ
ประหยัดค่าใช้จ่ายประเภทนี้ รวมทั้งค่าขนส่งและยังอาจได้รับส่วนลด (Discount) จาก
การซื้อจ านวนมากด้วย ค่าใช้จ่ายนี้แบ่งเป็น 2 ชนิด คือ

1.1 ค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าประกอบด้วยค่าใช้จ่าย ดังนี้
- ค่าใช้จ่ายในการออกใบสั่งซื้อ ประกอบด้วยค่าใบสั่งซื้อ เงินเดือนพนักงานที่ท าหน้าที่สั่งซื้อ ค่าเอกสาร

ต่างๆ ถ้าสั่งซื้อครั้งละมากๆ ก็จะประหยัดค่าใบสั่งซื้อ ค่าเอกสารได้

- ค่าใช้จ่ายในการขนส่งสินค้า สินค้าที่สั่งซื้อก็ต้องส่งจากแหล่งผลิต ไปยังร้านค้าซึ่งจะต้องเสียค่าใช้จ่าย

ในการส่งสินค้า หากสั่งซื้อครั้งละมากๆ ลดจ านวนครั้งการสั่งซื้อก็จะลดค่าขนส่งสินค้าได้

- ค่าใช้จ่ายในการตรวจรับและตรวจสอบสินค้า ซึ่งต้องมีการตรวจกับใบสั่งซื้อสินค้าที่รับเข้าถูกต้อง

หรือไม่ และบางครั้งต้องมีการทดสอบคุณภาพ รวมถึงค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเอกสารในการตรวจรับ

1.2 ค่าใช้จ่ายในการสั่งผลิต นอกจากจะควบคุมการจัดซื้อสินค้าให้เพียงพอและทันกับความต้องการผลิต

แล้ว ยังต้องควบคุมงานระหว่างท า และสินค้าส าเร็จรูปให้เพียงพอกับความต้องการของลูกค้าด้วย ค่าใช้จ่ายใน
การผลิตมีหลายประการคือ ค่าล่วงเวลา ค่าใช้จ่ายว่าจ้างคนงาน ค่าวัตถุดิบและแรงงานในขั้นทดลองการผลิต
และค่าเสื่อมราคาเครื่องจักร

2. ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา (Inventory Carrying Cost) เกิดจากการมีสินค้าคงเหลือในโกดัง ค่าใช้จ่ายนี้

ผันแปรไปตามปริมาณของสินค้า ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้แก่

2.1 ค่าสูญเสียโอกาส (Opportunity Cost) เงินทุนที่จัดไว้เพื่อซื้อสินค้าคงเหลือไม่สามารถจะน าไปใช้

ทางอื่นได้ ดังนั้นจึงเสียโอกาสที่จะใช้เงินทุนนี้ทางด้านอื่น เช่น น าไปลงทุนในหลักทรัพย์แทนที่จะน าเงินมาจม
กับสินค้า

2.2 ค่าใช้จ่ายในการขนย้าย สินค้าคงเหลือจะต้องมีการขนย้ายจากโกดังไปยังแหล่งที่ใช้ค่าใช้จ่ายในการ

ขนย้ายปกติมักจะคงที่ แต่บางครั้งก็ผันแปรไปตามจ านวนของสินค้า บางครั้งสินค้าคงเหลือมีจ านวนมาก การ
ขนย้ายล าบากหรือจัดเก็บไม่ดีต้องเสียค่าใช้จ่ายสูง

2.3 ค่าใช้จ่ายสถานที่จัดเก็บ ประกอบด้วยค่าอ านวยความสะดวกในการจัดเก็บสินค้าเช่น ค่าเช่าสถานที่

ค่าไฟฟ้า ค่าน ้า ค่าบ ารุง ค่ารักษาบริเวณหรือสถานที่

2.4 ค่าใช้จ่ายจากสินค้าเสียหาย สินค้าหลายอย่างอาจเกิดการช ารุดเสียหายตลอดเวลาในการจัดเก็บ

สินค้า เช่น สินค้าประเภทอาหารอาจบูด ประเภทโลหะอาจเกิดสนิม ประเภทกระดาษอาจสีตกซึ่งท าให้สินค้า
ขายไม่ได้หรือขายได้ในราคาขาดทุน

2.5 ค่าใช้จ่ายจากสินค้าล้าสมัย เนื่องจากความต้องการในสินค้าลดลงต้องขายในราคาต ่า เช่น ผู้จ าหน่าย

เสื้อผ้าสตรีจะพบว่าแบบของตนล้าสมัย ผู้จ าหน่ายรถยนต์จะพบว่ารถยนต์ของตนรุ่นนี้ ล้าสมัย เหตุนี้สินค้าที่
ล้าสมัยจะก่อให้เกิดผลขาดทุนแก่บริษัทที่เก็บรักษาสินค้าไว้

2.6 ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงาน เป็นค่าใช้จ่ายการจัดการสินค้าคงเหลือ เช่น ค่าประกันภัย ค่าภาษี ค่า

บันทึกและตรวจนับสินค้า

3. ค่าใช้จ่ายเนื่องจากสินค้าขาดแคลน (Out of Stock Cost) สินค้าขาดแคลนแบ่งเป็น 2 กรณี คือ
3.1 เกิดจากสินค้าที่ไม่พอแก่การผลิตหรือขาย แต่สามารถจัดหาโดยเร่งด่วนได้ ซึ่งต้องเสียค่าใช้จ่ายใน

การจัดหาอย่างเร่งด่วนสูง จึงท าให้ขายสินค้าได้ตามก าหนดหรือการผลิตด าเนินต่อไป

3.2 สินค้ามีไม่พอขาย ผู้ขายก็จะขาดรายได้ที่ควรจะได้จากการขายสินค้านั้น ยิ่งกว่านั้นต้องเสียค่าความ

นิยมและเสียลูกค้า ซึ่งอาจจะไปซื้อสินค้าจากคู่แข่งขัน ค่าใช้จ่ายก็จะสูงขึ้น

การควบคุมปริมาณการสั่งซื้อ

การควบคุมปริมาณการสั่งซื้อ

คือการควบคุมราคาสินค้าเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย

โดยการสั่งซื้อโดย

ประหยัด ซึ่งจะต้องค านวณหาปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด (Economic Order Quantity) เพราะถ้าสั่งซื้อปริมาณ
ที่เหมาะสมก็จะประหยัดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดมีสูตรในการค านวณดังนี้

ตัวอย่างที่ 5

ร้านมานพ ใช้ระบบการควบคุมภายในโดยควบคุมการสั่งซื้อ ซึ่งกิจการคาดว่าจะขายสินค้าได้
5,000 หน่วย ค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ ต่อครั้ง 15 บาท ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา 10 บาทต่อหน่วย
ให้ค านวณปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด

ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดคือจ านวน 1,225 หน่วย/ครั้ง

หลังจากค านวณหาปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดแล้ว จะสามารถค านวณหายอดที่

เกี่ยวข้องอีก คือ การค านวณหาจ านวนครั้งของการสั่งซื้อ

จ านวนครั้งของการสั่งซื้อ 4 ครั้ง/ปี

หลังจากทราบจ านวนครั้งของการสั่งซื้อแล้วสามารถค านวณหาระยะเวลาการสั่งซื้อ

(Lead time) ซึ่งหมายถึง ช่วงระยะเวลาระหว่างที่ท าค าสั่งซื้อจนถึงเวลาได้รับของเข้าเก็บโกดังโดย
มีสูตรในการค านวณ ดังนี้

การควบคุมปริมาณสินค้าคงเหลือ

การควบคุมปริมาณสินค้าคงเหลือ คือ การป้องกันไม่ให้สินค้าในมือมีจ านวนมาก
หรือน้อยเกินไปเพราะอาจจะท าให้เกิดความเสียหายในการด าเนินงานได้ ซึ่งควรจะ
ควบคุมในเรื่อง ดังนี้

1. จ านวนสินค้าคงเหลือ
2. จุดสั่งซื้อเพิ่ม
3. ปริมาณการสั่งซื้อเพิ่ม

1. จ านวนสินค้าคงเหลือ จะก าหนดสินค้าคงเหลือสูงสุด (Maximum Inventory Limit)และจ านวนสินค้า

คงเหลือต ่าสุด (Minimum Inventory Limit) ซึ่งส าคัญต่อการควบคุมปริมาณสินค้าคงเหลือคือ

สินค้าคงเหลือสูงสุด (Maximum Inventory Limit) คือปริมาณสินค้าที่ตั้งไว้ส าหรับสินค้าแต่ละ

ชนิดมิให้มีสินค้าเหลือเก็บไว้ในโกดังสินค้าเกินกว่าจ านวนที่ก าหนดไว้ เพราะถ้ามีสินค้ามากเกินความต้องการ
จะท าให้เงินจมกับสินค้า เช่น สินค้าตามสมัยนิยม สินค้าตามฤดูกาล ถ้าเก็บไว้นานๆก็จะหมดความนิยมหรือ
เสื่อมสภาพท าให้เกิดผลเสียหายได้

สินค้าคงเหลือต ่าสุด (Minimum Inventory Limit) คือ ปริมาณสินค้าที่น้อยที่สุดที่กิจการจะต้องมี

ไว้ไม่ให้ขาดมือ ไม่ใช่เพื่อการก าหนดปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด แต่เพื่อต้องการให้ธุรกิจด าเนินต่อไปได้เมื่อ
ความต้องการในสินค้าเพิ่มขึ้น ฉะนั้นสินค้าคงเหลือต ่าสุดต้องมากกว่าศูนย์ (0) เพื่อความปลอดภัยถ้ากิจการ
สามารถประมาณการความต้องการสินค้าและระยะเวลาสั่งซื้อ (Lead Time) ได้อย่างถูกต้องก็สามารถมีสินค้า
คงเหลือต ่าสุดเป็นศูนย์ (0) หรือไม่มีเลยก็ได้ เพราะสามารถออกใบสั่งซื้อและคาดว่าสินค้าจะได้รับมาในวันที่
สินค้าในโกดังหมดพอดี

2. จุดสั่งซื้อเพิ่ม (Reorder Point) หมายถึง จ านวนของสินค้าคงเหลือระดับที่ต้องการออกใบสั่งซื้อสินค้า

เพิ่ม หรือสั่งผลิตก่อนที่จะถึงจ านวนต ่าสุด การค านวณหาจุดสั่งซื้อเพิ่มสามารถค านวณหาได้ 3 วิธี คือ

2.1 ค านวณหาจุดสั่งซื้อจากจ านวนสินค้าคงเหลือสูงสุดและต ่าสุด

ตัวอย่างที่ 6

สมมติว่ากิจการแห่งหนึ่ง ก าหนดจ านวนสินค้าคงเหลือสูงสุดไว้ 250 หน่วย จ านวนต ่าสุด50

หน่วย

ปริมาณที่ใช้สินค้าระหว่างรอการสั่งซื้อและรับของ 50 หน่วย ให้ค านวณหาจุดสั่งซื้อ

=

50 + 50

จุดสั่งซื้อเพิ่ม

=

100 หน่วย

2.2 ค านวณหาจุดสั่งซื้อ กรณีทราบระยะเวลาการสั่งซื้อ (Lead Time)

ตัวอย่างที่ 7

สมมติว่าระยะเวลาการสั่งซื้อสินค้า

เดือน และอัตราการใช้เดือนละ 200 หน่วย

กิจการก าหนดสินค้าคงเหลือต ่าสุด 50 หน่วย

1
2

เมื่อทราบจุดสั่งซื้อเพิ่มแล้ว สามารถค านวณหาปริมาณการสั่งซื้อเพิ่ม ดังนี้

2.3 ค านวณหาจุดสั่งซื้อในกรณีไม่ทราบสินค้าคงเหลือสูงสุด

และต ่าสุด
ตัวอย่างที่ 8 สมมติว่าอัตราการใช้สินค้า 15 หน่วยต่อวัน Lead Time 10
วัน

3. ปริมาณการสั่งซื้อเพิ่ม หมายถึง ปริมาณสินค้าที่ซื้อเข้ามาเพื่อให้เพียงพอส าหรับการ

ขายหรือส าหรับการผลิตไม่ใช่ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดซึ่งมุ่งหวังประหยัดค่าใช้จ่าย
ปริมาณการสั่งซื้อสามารถค านวณได้ดังนี้
ตัวอย่างที่ 9 จากตัวอย่างที่ 6 ค านวณหาปริมาณการสั่งซื้อเพิ่มได้ดังนี้

3. ปริมาณการสั่งซื้อเพิ่ม หมายถึง ปริมาณสินค้าที่ซื้อเข้ามาเพื่อให้เพียงพอส าหรับการขายหรือส าหรับ

การผลิต ไม่ใช่ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดซึ่งมุ่งหวังประหยัดค่าใช้จ่าย ปริมาณการสั่งซื้อสามารถค านวณได้
ดังนี้
ตัวอย่างที่ 9 จากตัวอย่างที่ 6 ค านวณหาปริมาณการสั่งซื้อเพิ่มได้ดังนี้

การใช้รหัส

รหัสแท่งหรือบาร์โค้ด (Bar Code) คือ รหัสผลิตภัณฑ์ที่เป็นภาษาสากลทางธุรกิจที่ใช้กัน

ทั่วโลก(Global Language of Business) ซึ่งปัจจุบันบาร์โค้ดสร้างขึ้นภายใต้แบบแผนของสมาคม
สัญลักษณ์รหัสแท่งสากล (International Article Numbering Association) แบ่งเป็น 2 กลุ่ม คือ

1. ระบบ UPC = Universal Product Code ใช้ในอเมริกาและแคนาดา
2. ระบบ EAN = European Article Numbering ใช้กันมากทั่วโลก เช่น ยุโรป เอเชีย-แปซิฟิก

ออสเตรเลีย และลาตินอเมริกา รวมทั้งประเทศไทยด้วย (EAN International)

รหัสแท่งของไทยเรียกว่า “TAN” (Thai Article Numbering) มีวิธีการใช้โดยติดบาร์โค้ดบนตัว

สินค้าซึ่งจะอ่านได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเครื่องสแกนนิ่ง เมื่ออ่านรหัสแท่ง ณ จุดขาย เครื่องอ่านจะ
แปลงรหัสแท่งเป็นเลขหมายสินค้า ราคาสินค้าจะปรากฏบนเครื่องบันทึกเงินสดและพิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้
ลูกค้าได้ทันที เป็นการใช้รหัสแท่งร่วมกับประเทศต่างๆ ทั่วโลก โดยสมาชิก EAN จะใช้แบบแผนอัน
เดียวกันท าให้อ่านรหัสได้เช่นเดียวกันในทุกประเทศ ผู้ใช้ระบบ TAN ในประเทศไทยก็เช่นเดียวกัน จะอ่าน
รหัสที่เป็นสินค้าน าเข้าทั้งระบบ EAN และ UPC

รหัสแท่งของไทย (TAN) จะก าหนดเลขหมายประจ าสินค้าเป็น 2 ประเภท คือ
1. เลขหมายชุดมาตรฐาน (TAN - 13) จะใช้ตัวเลข 13 หลัก

1.1 เลขหมายน าหน้า 3 หลัก 8 8 5 หมายถึงสินค้าผลิตในประเทศไทย
1.2 เลขหมาย 4 หลักถัดมา 1 2 3 4 เป็นเลขหมายผู้ผลิต จะระบุถึงธุรกิจ ชื่อ ยี่ห้อผู้ควบคุมการบรรจุหีบห่อและป้าย
1.3 เลขหมาย 5 หลักถัดมา 5 6 7 8 9 เป็นเลขหมายสินค้าที่ผู้ผลิตก าหนดให้กับสินค้าแต่ละประเภทที่ผลิตจะเป็น

ตัวเลขอะไรก็ได้

1.4 เลขหมายสุดท้าย 8 เป็นเลขหมายตรวจสอบ 1 หลัก ก าหนดขึ้นเพื่อใช้ตรวจสอบความถูกต้องของรหัสทั้ง 12 ตัว

แรก

2. เลขหมายชุดมาตรฐานย่อ (TAN - 8) จะใช้ตัวเลข 8 หลัก ส าหรับสินค้าที่มีบรรจุผลิตภัณฑ์ขนาดเล็ก
ฉะนั้น 5 หลักแรกจะใช้เลข 0 แทน แล้วจึงตามด้วยรหัสประเทศไทย รหัสผู้ผลิตและหมายเลขตรวจสอบดังนี้

2.1 เลขหมาย 5 หลักแรกใช้ 0 0 0 0 0 เพื่อให้ตัวเลขครบ 13 หลัก
2.2 เลขหมาย 3 หลักถัดมา 8 8 5 เป็นสินค้าที่ผลิตในประเทศไทย
2.3 เลขหมาย 4 หลักสุดท้าย 1 2 3 4 เป็นเลขหมายผู้ผลิต

ส าหรับกิจการขนาดใหญ่ในปัจจุบันจะนิยมใช้รหัสแท่ง (Bar Code) เพราะเป็นมาตรฐานสากล

สามารถตรวจสอบจ านวน ราคาสินค้าได้ เพราะเมื่อบาร์โค้ดถูกอ่านก็จะส่งข้อมูลไปตัดยอดสินค้าจากบัตร
สินค้าในเครื่องคอมพิวเตอร์ ท าให้ทราบยอดสินค้าคงเหลือทันที ซึ่งสะดวก รวดเร็ว

กิจการที่ใช้รหัสแท่งจะไม่ตรวจนับสินค้าคงเหลือทุกชนิด เพราะมีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือวิธี

ต่อเนื่องโดยป้อนข้อมูลรับเข้าและตัดยอดเมื่อจ าหน่ายสินค้าด้วยบาร์โค้ดจะตรวจนับสินค้าคงเหลือ โดย
วิธีการสุ่มตัวอย่างกับสินค้าบางชนิดเท่านั้น