Sistema de Archivo Historia

HISTORIA DE
LOS SISTEMAS
PARA ARCHIVAR

Desde épocas muy remotas y sobre todo
desde que se ha usado la escritura, nació en
el individuo la idea y necesidad de guardar
aquellas cosas, objetos y escritos dignos de
ser recordados, o que de alguna forma fuese
necesario acudir a ellos para consultar algo
importante, en un momento determinado.

Nuestros antepasados los han custodiado y
hoy día gracias a su iniciativa, podemos
disfrutar y observar datos de nuestra historia
antigua, no solo a nivel nacional, sino también
mundial, como lo son: Las fotografías,
papeles escritos que contienen acuerdos y
leyes como las Actas de Independencia, el
papel en que se escribió nuestro Himno
Nacional y podemos seguir enumerando un
sin número de cosas más.

Simultáneamente al quehacer del hombre,
nacen los testimonios escritos como
evidencia de sus actos.

Es el surgimiento de los archivos que va a
ocupar un lugar significativo en las actividades
públicas y privadas.

La historia de los archivos muestra diferentes
testimonios muy importantes como
los escritos por los sacerdotes, las tablas de la
Ley de Moisés conservadas en el
Tabernáculo, los archivos en Egipto y
Mesopotamia, que eran utilizados para
contabilizar las cosechas y las actas públicas
en el caso de los griegos como garantía a los
ciudadanos.

En Grecia y Roma, los archivos civiles
conservaban los documentos producidos
por los organismos del gobierno. En la Edad
Media el encargado de conservar
los testimonios escritos adquieren un lugar
especial como figura pública; a él se le
atribuyen las cualidades de persona
conocedora de su trabajo y digna de
confianza.

Desde la época colonial existen directrices
emitidas por las autoridades españolas para
regular la conservación de los documentos
oficiales, tales como cédulas y provisiones, de
manera que se pueden documentar algunas
normas establecidas durante ese período.

Una de ellas era que los documentos se
tenían que guardar bajo tres llaves,
custodiadas por personas diferentes y de
renombre de la comunidad, con el fin de
garantizar la seguridad y conservación de los
documentos.

Asimismo, en el año 1660, el alférez Juan
López de Ortega inicia una campaña de
recolección de documentos del cabildo bajo la
amenaza de severos castigos para los
ciudadanos que los retengan. Al sobrevenir la
independencia en 1821, las nuevas
autoridades dieron muestras de proseguir con
la sana costumbre de conservar la
documentación al dictar diversas leyes que
aseguraron la permanencia de los
documentos administrativos y judiciales.

Sin embargo, es en la segunda mitad del siglo
XIX cuando se consolida el interés de los
costarricenses por preservar su historia, en la
figura de don León Fernández Bonilla quien logra
la creación de los Archivos Nacionales el 23 de
julio de 1881 bajo el gobierno de don Salvador
Lara. La primera sede de los Archivos Nacionales
fue una casa particular alquilada.
Posteriormente, durante los años 1883 a 1889
permaneció en una oficina del Palacio Nacional,
para luego trasladarse al edificio de la
Universidad de Santo Tomás, donde tuvo su sede
hasta el año 1957, luego fue trasladado al
edificio María Cristina en el centro de San José.
Finalmente, en el año 1993, es trasladado a
Zapote a un moderno edificio rodeado de zonas
verdes, libre de contaminación y con todas las
condiciones que exige la archivística actual.

LA ARCHIVÍSTICA EN COSTA RICA

Archivar es importante porque: se reúnen,
conservan, clasifican, ordenan, describen,
seleccionan, administran y se facilita la
documentación que una entidad o sección
produce o recibe.

El archivo nace como un resultado de la vida
del individuo y de la sociedad, reflejada en
los documentos, públicos o privados,
documentos que testimonian el paso de los
hombres y sus agrupaciones, políticas,
económicas, religiosas, y otros que
perpetúan como entes históricos.

En Costa Rica los documentos tanto Públicos
como Privados se encuentran resguardados
en el ARCHIVO NACIONAL, fundado el 23 de
julio de 1881 en la Secretaría de Hacienda.

ARCHIVAMOS PERSIGUIENDO TRES

PROPÓSITOS:

1.

Colocar los documentos en lugar

seguro y permanente.

2.

Mantener unida aquella

correspondencia que guarde relación ya sea

por el nombre, asunto, lugar o número.

3.

Encontrar rápidamente los

documentos o bien en el instante en que son

solicitados.

Actividad:

¿Qué pasaría si su jefe está realizando una

transacción por teléfono y le pide el documento

requerido y usted no lo encuentra?

No todo documento deberá archivarse y no
todo documento debe botarse, usted decidirá
por el tipo de empresa y por su
funcionamiento, cuales deberán archivarse.

Los documentos tienen dos fuentes: una
externa y otra interna.

La fuente externa

la constituyen aquellos

documentos que lógicamente se originan
fuera de la empresa, como cartas recibidas,
informes, contratos, catálogos, facturas y que
generalmente son originales.

La fuente interna está constituida por los
documentos que se originan dentro de la
empresa como las copias de cartas enviadas,
reportes e informes, facturas, y otros, que en
la mayoría de los casos son fotocopias.

Actividad:

Preguntas de

repaso

#1

Archivar es
importante
porque…

#2

¿Cómo nace el

Archivo?

#3

En Costa Rica los
documentos tanto

Públicos como Privados

se encuentran

resguardados en…

#4

¿En qué año se fundó el
ARCHIVO NACIONAL?

#5

Los documentos tienen dos
fuentes, ¿cuáles son?

En Costa Rica, los archivos han jugado un papel
muy importante en nuestra sociedad, y luego de
una ardua lucha, han comenzado a ser
asimilados como lo que realmente son:
depósitos vivos de la memoria de una nación, y
no como simples almacenes de papeles viejos y
empolvados y relegados a un recóndito local de
las instituciones.

Ellos cumplen una misión vital como guardianes
de la memoria colectiva de una nación, en la
medida en que son el receptáculo de las fuentes
primarias a partir de las cuales se puede
conocer nuestro pasado.

Asimismo, sirven como apoyo administrativo y
legal en la toma de decisiones de una entidad.

Preguntas de

repaso

#6

¿Cómo realmente deben

ser asimilados los

Archivos?

#7

¿Cuál es la misión vital

que cumplen los

Archivos?

CONOCIMIENTOS QUE DEBE

POSEER EL ARCHIVISTA

1.

REGLAS PARA ORDENAR ALFABÉTICAMENTE:

2.

SECUENCIAS ALFABÉTICAS Y NUMÉRICAS:

3.

HABILIDAD PARA LEER:

ETAPAS DEL
ARCHIVO

EDAD DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVA

HISTÓRICA

ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO

INTERMEDIO

ARCHIVO FINAL

(HISTÓRICO)

0-5 AÑOS

5+10=15 AÑOS

15+10=25 AÑOS

De

25

en

adelante

Secretaria,

oficinista o jefe

de oficina.

Archivistas y

administradores

Archivista
Historiador

Investigadores

Historiadores
Investigadores

Pregunta de

repaso

#8

Mencione los

conocimientos que debe

poseer el Archivista

#9

Cite los tipos de Archivos

Repasemos:

¿QUÉ SON LOS
DOCUMENTOS?

Los documentos constituyen la materia prima de los
archivos, por lo cual, son el objeto con el que el encargado
del archivo realiza sus funciones. Por ser el centro del
archivo, Antonia Heredia, lo define como:

“El documento es el testimonio de la actividad del hombre
fijado en un soporte perdurable que contiene información.
(Heredia, 87, 1989)”

Son escritos con que se prueba o hace constar una
cosa.

Son testimonio de algún hecho que sirve de
prueba.

Cualquier información anotada: libros, papeles,
fotografías, mapas, y otros.

Referencia Bibliográfica

Espinoza León, F. (2019). Administración de documentos en el Archivo de Gestión.

Editorial Universidad Nacional.