Penanganan surat masuk

Poll

dari gambar termometer disamping dimanakah posisi mood anda saat ini?

• sangat senang

• biasa saja

• senang

• sedikit malas

• sedang sedih

Multiple Choice

Waktu sendirian kakinya empat , setelah berdua kakinya berubah jadi delapan apakah itu?

• pedagang kaki lima

• kursi

• orang berbaris

• laba laba

Multiple Choice

seorang detektif sedang menelusuri jejak penjahat sampai suatu kettika, jejak itu berakhir disebuah rumah. ternyata rumah itu tidak berpintu dan jendela. bagaimana caranya agar detektif masuk kerumah tersebut tanpa lewat atap?

• bongkar dinding

• tidak jadi masuk

• tinggal masuk

Multiple Choice

jika sapi jadi ayam, katak jadi ayam, rusa jadi ayam, lalu ayam jadi apa?

• burung

• ayam

• katak

• banyak

Multiple Choice

Jika makan dia hidup, Jika minum dia mati. apakah itu?

• ular

• pohon

• api

Multiple Choice

aku punya sungai tanpa air, hutan tanpa pohon, kota tanpa bangunan. benda apakah aku?

• tuhan

• peta

• padang pasir

• kutub utara

Multiple Choice

Ayah dani memiliki 5 anak yaitu milea, musa ,musra dan doni siapakah anak yang kelima?

• dilan

• bambang

• mella

• dani

Manajemen Perkantoran
Fase f kelas XI

• Peserta didik dapat menjelaskan secara rinci Langkah Langkah penanganan surat masuk

menggunakan system buku agenda.

• Peserta didik dapat melakukan penanganan surat masuk system buku agenda

Kegiatan administrasi suatu perusahaan, tentu tidak lepas dari surat-surat serta dokumen-dokumen yang
mendukung dengan segala kegiatan yang ada didalamnya.
Setiap surat dan dokumen yang masuk ataupun keluar memiliki catatannya masing-masing. Hal ini
dilakukan agar setiap kantor Memiliki pengarsipan yang rapi. Semua dokumen yang berkaitan tentu
tidak akan dibuang begitu saja, tetapi diarsipkan oleh kantor tersebut. Arsip merupakan produk dan
kegiatan penyimpanan.

Audio Response

Mengapa penanganan surat masuk penting dalam administrasi perkantoran?

Open Audio Recorder

SURAT MASUK

Komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu organisasi,
perusahaan, atau individu dari pihak lain. Surat masuk biasanya
berisi informasi, permintaan, atau konfirmasi yang perlu
ditindaklanjuti oleh penerima.

pola sentralisasi

pola desentralisasi

pola penanganan berkas yang dilakukan

secara terpusat. Di dalam kantor, ada bagian

tata usaha atau sekretariat yang bertugas
menangani administrasi dari seluruh bagian

yang ada di kantor tersebut, termasuk

menangani surat keluar atau surat masuk.
Bagian ini mempunyai beberapa petugas.

Setiap petugas menangani satu bidang

pekerjaan (juru), seperti juru terima surat, juru

catat, dan juru arsip Pola ini lebih banyak
dipakai pada lembaga pemerintahan dan

BUMN,

Pola ini mempunyai ciri kegiatan administrasi
dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada
pada kantor. Artinya, tidak ada unit tata usaha
atau sekretariat di lingkungan kantor ini. Semua

kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang
sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang
administrasi kantor pada unit masing-masing.
Pola ini banyak dianut oleh perusahaan swasta

karena lebih efisien dan lebih cepat dalam

penanganan administrasinya.

BAKI SURAT (TRY)

BUKU AGENDA

KARTU KENDALI

SECRETARI DESK FILE

Baki surat (try) adalah alat yang berguna sebagai tempat dari berkas yang ada.
Baki surat dapat berguna untuk berbaga jenis berkas menurut keperluannya,
seperti baki surat keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda

Buku agenda surat masuk dan keluar (jika menggunakan sistem buku
agenda), yakni peralatan untuk mencatat data surat yang masuk ataupun
keluar

Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, dan lembar pengantar surat
rahasia (jika menggunakan sistem kartu kendali), yakni peralatan untuk
mencatat data surat yang masuk ataupun keluar.

yakni kumpulan map dengan kode jenis klasifikası pekerjaan sesuai dengan
kelompok berkas yang ditangani. Kelompok berkas tersebut di antaranya to be
correct (untuk diperbaiki), to be sign (untuk ditandatangani), to be send
(untuk dikirimkan), urgent (mendesak), important (penting), dan just info
(untuk informasi).

ALAT TULIS

KERTAS DAN AMPLOP

ALAT PEMBUKA SURAT

STEMPEL

Alat tulis. Alat tulis yang banyak digunakan dalam kegiatan surat-menyurat di antaranya
bolpoin, pensil, penggaris, kertas atau buku catatan, penjepit kertas, dan stapler.

Jenis kertas yang digunakan dalam kegiatan surat-menyurat dapat berupa kertas
polos/HVS ataupun kertas yang sudah memiliki kop surat perusahaan/ instansi.

membuka surat masuk yang tersegel rapi memerlukan usaha tersendiri. Untuk itu,
diperlukan keberadaan alat pembuka surat. Alat pembuka surat dapat berupa alat
manual, misalnya gunting atau pisau cutter, ataupun alat otomatis, misalnya mesin
pembuka surat elektrik.

Dalam kegiatan surat-menyurat di kantor, umumnya digunakan dua jenis stempel, yakni
stempel agenda dan stempel perusahaan.

BUKU EKPEDISI

LEMBAR DISPOSISI

Buku ekspedisi dan formulir tanda terima. Buku ekspedisi digunakan dalam penanganan
surat pola sentralisasi Sistem buku agenda dan pola gabungan sentralisasi desentralisasi.
Terdapat dua jenis buku ekspedisi, yakni buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern.
Pada penanganan pola surat desentralisasi, buku ekspedisi tidak digunakan, melainkan
formulir tanda terima sebagai bukti penerimaan surat.
Formulir tanda terima berbentuk lembaran dan biasanya digunakan oleh perusahaan
swasta dengan cara ditempel di depan amplop surat yang dikirimkan. Setelah surat
diterima oleh pihak yang dituju, formulir tanda terima kemudian diisi dan dikirimkan
kembali ke perusahaan yang mengirimkan surat.

Lembar disposisi, yakni lembar isian yang mencatat instruksi dari pimpinan dengan
proses tindak lanjut dari surat yang diterima. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan harus
menindaklanjuti surat yang dimaksud dan menangani surat berdasarkan instruksi
pimpinan tersebut. Lembar disposisi digunakan pada pola sentralisasi. Sementara itu,
disposisi pada surat dengan pola desentralisasi ditulis langsung pada suratnya

PENERIMAAN

SURAT

penerimaan surat

biasanya dilakukan oleh

front office

PENYORTIRAN

SURAT

setelah surat diterima dari

bagian administrasi

selanjutnya dipisahkan atau

di sortir dengan 2 cara

yaitu berdasarkan alamat

dan berdasarkan ciri

khusus

PENCATATAN

SURAT

pencatatan dilakukan

menggunakan buku agenda

petugas membuka dan
membaca surat yang

berupa surat niaga /resmi

PENYIMPANAN

SURAT

Jika surat sudah diproses surat

asli diserahkan kepada tata

usaha untuk disimpan dengan

menggunakan sistem

penyimpanan teertentu

PENGARAH

SURAT

kegiatan menentukan
pihak yang selanjutnya
akan memproses surat

berkaitan dengan

permasalahan surat

PENYAMPAIAN

SURAT

jika pimpinan sudah

menuliskan disposisi surat
tersebut beserta lembar

disposisi diberikan kepada
orang yang ditunjuk oleh

pimpinan

Multiple Choice

Apa yang dimaksud dengan surat masuk?

• Komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu organisasi

  
  

• Surat yang dikirim oleh perusahaan lain

• Surat yang hanya berisi informasi

• Surat yang tidak perlu ditindaklanjuti

Multiple Choice

Mengapa penanganan surat masuk penting dalam administrasi perkantoran?

• Untuk mempercepat proses pengiriman surat

• Untuk mengurangi jumlah surat yang diterima

• Agar semua surat dibuang

• Agar pengarsipan menjadi rapi

Multiple Choice

Apa yang dimaksud dengan pola sentralisasi?

• Hanya ada satu petugas untuk semua surat

• Surat tidak perlu dicatat

• Kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian

• Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh satu bagian

Multiple Choice

Apa fungsi dari buku agenda dalam penanganan surat?

• Menjadi tempat penyimpanan surat

• Mencatat data surat yang masuk dan keluar

• Menampung semua surat yang diterima

• Membuka surat yang masuk

Multiple Choice

Apa yang dilakukan setelah surat diterima?

• Langsung dibuang

• Disimpan tanpa dicatat

• Dibaca oleh semua karyawan

• Disortir berdasarkan alamat

Drag and Drop

urutkan prosedur penangan surat masuk dengan benar. 1​

Placeholder

2. ​

Placeholder

3. ​ ​ ​

Placeholder

4. ​

Placeholder

5. ​

Placeholder

Drag these tiles and drop them in the correct blank above

penerimaan

penyortiran  dan pencatatan

pengaarahan

penyampaian

penyimpanan

 pengiriman,

pengolahan