Zarządzanie dokumentacją pojęcia

Akta spraw to:

• dokumentacja (niezależnie od techniki wykonania) zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania. Całokształt lub wybór akt dotyczący określonej sprawy (np. pisma, notatki, formularze, plany, kopie, rysunki) zebrany w osobny plik, teczkę, poszyt, zawierających spójne informacje, które mogą być istotne w rozpatrywaniu sprawy

• Utrwalona informacja z materiałem, w którym została utrwalona

• Zbiór dokumentów, rozumianych jako informacje utrwalone na jakimkolwiek nośniku

• Informacje zapisane i odtwarzane w postaci elektronicznej

Spis spraw to:

• narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju

• uporządkowany zbiór danych, na których jest zapisana dokumentacja

• Narzędzie w systemie elektronicznego obiegu dokumentów lub formularz

  w postaci papierowej albo spis elektroniczny, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;

• Forma dokumentacji powstała w wyniku działalności firmy, urzędu lub innego podmiotu, utrwalona za pomocą pisma, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej ( zapisana na papierze, coraz częściej w formie elektronicznej)

Instrukcja kancelaryjna to:

• instrukcja wykorzystywana przy planowaniu umieszczenia w przestrzeni jednostki organizacyjnej komórek, które wykonują czynności kancelaryjne

• Zestawienie planów dokumentów, projektów, rysunków, kosztorysów, harmonogramów, opisów technicznych i technologicznych oraz podobnych dokumentów dotyczących według określonego wzoru

• zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa (procedura obiegu dokumentu w administracji publicznej).

• zbiór przepisów normujących zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych raz postępowania z dokumentacją od chwili

  jej powstania (lub wpływu) do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt

Składnica akt to:

• miejsce przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

• miejsce przechowywania materiałów archiwalnych

• Miejsce przechowywania dokumentacji niearchiwalnej

• miejsce przechowywania dokumentacji bieżącej

Sprawa to:

• zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości

• problem osoby fizycznej lub prawnej przekazany do rozwiązania konkretnej jednostce organizacyjnej, zgodnie z właściwościami, czyli podziałem kompetencyjnym

• zespół okoliczności, które są przedmiotem czyjegoś zainteresowania

• postępowanie toczące się przed sądem

Materiały archiwalne to:

• do tej kategorii zaliczymy wszystkie akta mające znaczenie historyczne, trwałe, nie mogą być one celowo zniszczone lub rozproszone. Przechowywane są wieczyście.

• do tej kategorii zaliczymy akta o czasowej wartości użytkowej dla firmy. Okres przechowywania jest określony i po tym okresie podlegają niszczeniu.

• wszystkie akta wytworzone w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych

• dokumentacja przechowywana w składnicy akt i archiwum zakładowym

Symbolem "B" oznaczamy:

• dokumentację i materiały archiwalne przechowywane w składnicy akt

• dokumentację przeznaczoną do ponownej ekspertyzy

• dokumentację niearchiwalną o czasowym okresie przechowywania

• materiały archiwalne

Dokument:

• materiał w postaci tekstu, fotografii lub jakikolwiek przedmiot, mający wartość dowodową lub informacyjną

• Materiał biurowy używany do przechowywania informacji w postaci nieelektronicznej

• to opis sprawy występujący tylko w formie pisanej

• Akt sporządzony z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim faktów, zdarzeń bądź danych, mający znaczenie dowodu. Obecnie przez to pojęcie rozumie się też formę zapisu (bez względu na postać - nośnik) zawierającego utrwaloną informację o jakimś fakcie, zjawisku lub przejawie myśli ludzkiej.

Wykaz akt to:

• uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej

• usystematyzowany zbiór haseł według którego rejestruje się sprawy, łączy się je w grupy, a następnie jednostki kancelaryjne, układa się akt spraw zakończonych i porządkuje się akta w archiwum bieżącym

• narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju

• zbiór przepisów normujących zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych raz postępowania z dokumentacją od chwili

  jej powstania (lub wpływu) do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt

Dokumentację dzielimy na:

• trwałą i nietrwałą

• historyczną i bieżącą

• pisaną i niepisaną

• materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną