PDK - LF 3 - Personalakte (1)

Der PDK-Auszubildende Jens Mardquad legt für einen neu eingestellten externen Mitarbeiter eine digitale Personalakte an. Welche der folgenden Aussagen stimmt rechtlich?

• Dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

• Seit diesem Jahr muss Jens es rechtlich zwingend digitalisiert machen.

• Es ist die Entscheidung seines Ausbildungsunternehmens überhaupt eine Personalakte zu führen. Auch die Entscheidung für die Art der Führung der Personalakte wurde im Unternehmen getroffen. Gesetzlich ist es nicht verpflichtend.

• Nur in Bayern und Baden Württemberg werden digitalisierte Personalakten rechtlich vom Gesetzgeber verlangt.

Jens hat alle Daten des Mitarbeiters und des ersten Einsatzes im Personalinformationssystem hinterlegt. Die digitale Personalakte unterliegt dabei...

• keinerlei rechtlichen Regelungen.

• ausschließlich den Regelungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung.

• diversen rechtlichen Regelungen, die dadurch zum Tragen kommen, dass das Unternehmen sich für die Anlage einer Personalakte entscheidet.

Arbeitnehmer dürfen ...

• auch ohne bestimmten Anlass Einsicht in ihre Personalakte nehmen und dies während der Arbeitszeit

• auch ohne bestimmten Anlass Einsicht in ihre Personalakte nehmen, aber nur nach Dienstschluss

• nur aus denen im Gesetz vorgegebenen Anlässen Einblick in ihre Personalakte nehmen - dann aber auch während der Arbeitszeit

• nur aus denen im Gesetz vorgegebenen Anlässen Einblick in ihre Personalakte nehmen - dann aber nur nach der regulären Arbeitszeit

• niemals Einblick in die Personalakte nehmen - die Unterlagen gehören dem Unternehmen

Arbeitnehmer haben das Recht ….

• jährlich sich eine vollständige Kopie der Personalakte geben zu lassen - bzw. bei einer digitalen Personalakte sich einen vollumfänglichen Ausdruck aushändigen zu lassen

• die Personalakte einzusehen und sich von interessanten Seiten eine kostenlose Kopie im Büro des Arbeitgebers zu ziehen

• die Personalakte einzusehen und sich bei Bedarf Fotos von wichtigen Passagen zu machen

• bei Einsichtnahme in die Personalakte Notizen und Abschriften anzufertigen

Bei der Einsichtnahme in die Personalakte hat der Arbeitgeber...

• die Pflicht, nur die Teile der Personalakte vorzulegen, die er für den Arbeitnehmer/-in für relevant hält

• die vollständige Akte vorzulegen

• die Pflicht, dem Arbeitnehmer/-in die Unterlagen vorzulegen, die im letzten halben Jahr neu zur Personalakte gekommen sind.

• die Pflicht, den Arbeitnehmer/-in mit der Personalakte allein zu lassen, damit dieser sie konzentriert studieren kann.

Personalakten sind...

• allen Arbeitnehmern vollumgänglich zugänglich, die Fürsorgepflicht gebietet, dass es keine Geheimnisse im Unternehmen gibt.

• sind nur Personalentscheidungsträgern zugänglich zu machen. Behördlich autorisierte Personen und der Arbeitnehmer selbst - bei Bedarf mit einem Vertreter des Betriebsrats - sind ebenso zur Einsicht berechtigt.

• den Personalentscheidungsberechtigten und dem Betriebsrat vollumgänglich zugänglich zu machen.

• allen internen Mitarbeiter/innen eines Zeitarbeitsunternehmens stets zugänglich zu machen.

Bei der Einsichtnahme in die Personalakte ...

• hat der/die Arbeitnehmer/in einen Anspruch darauf, dass ihm bei Unklarheiten arbeitgeberseitig Erklärungen gegeben werden.

• hat der/die Arbeitnehmer/in keinen Anspruch auf Erklärungen - es steht ihm nur das Einsichtsrecht zu.

• hat der/die Arbeitnehmer/in eine Anspruch darauf, dass ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin sich neben ihn setzt und ihm alles vorliest und jeweils ungefragt eine Begründung dafür abgibt warum sich der Inhalt in der Personalakte befindet.

• erhält der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin grundsätzlich vom Arbeitgeber verpflichtend eine Tabelle in der zu jeder Seite in der Personalakte die rechtliche Grundlage für die Erfassung der Daten aufgelistet ist.