Administrasi umum (7,8,9)

Berikut yang bukan merupakan salah satu manfaat dari keberadaan sistem penyimpanan arsip adalah...

• Arsip tertata dengan rapi

• Arsip tidak mudah hilang

• Pencurian arsip tidak bisa dilakukan

• Mudah dalam melaksanakan penyusutan

• Mudah dalam mencari jika sewaktu-waktu dibutuhkan

Kondisi ketika arsip dikelompokkan berdasarkan dari isi surat/ permasalahan yang ada disurat dalam sistem penyimpanan arsip dikenal dengan istilah

• Alphabetical filling system

• Subjectical filling system

• Numerical filling system

• Chronological filling system

• Geographical filling system

Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip, untuk memudahkan penemuan kembali arsip dikenal dengan istilah...

• Caption

• Menyortir

• Mengkode

• Mengindeks

• Daftar klasifikasi

Alasan sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan, kecuali...

• Nama lebih mudah diingat oleh siapapun

• Petugas menginginkan dokumen dari nama yang sama

• Semua orang mempunyai nama

• Dokumen lebih sering diminta dan dicari melalui nama

• Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Sistem wilayah juga dikenal dengan istilah...

• Numerical filling system

• Subjectical filling system

• Alphabetical filling system

• Geographical filling system

• Chronological filling system

Salah satu kelebihan dari sistem abjad adalah...

• Orang cenderung lebih mudah mengingat nama

• Cocok untuk digunakan perusahaan yang mempunyai banyak kantor cabang

• Harus melihat daftar klasifikasi

• Tidak banyak menggunakan peralatan

• Cocok untuk semua perusahaan

Salah satu kelemahan dari sistem nomor adalah...

• Tidak cocok untuk perusahaan besar

• Untuk mencari surat harus melihat daftar klasifikasi terlebih dahulu

• Tidak banyak menggunakan peralatan

• Rahasia arsip mudah terbaca oleh banyak orang

• Mudah diterapkan

Alat pembatas antara kelompok arsip yang satu dan yang lainnya dikenal dengan nama...

• Guide

• Cardex

• Kartu indeks

• Filling cabinet

• Hanging folder

Kelemahan sistem tanggal adalah...

• Lebih cocok diterapkan pada kantor yang besar

• Kurang cocok diterapkan diperusahaan yang volume suratnya sedikit

• Kurang cocok diterapkan di perusahaan yang volume suratnya banyak

• Sistemnya terlalu kompleks jika dibandingkan dengan sistem penyimpanan lainnya

• Menyulitkan dalam pencarian jika sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan

Pernyataan yang sesuai mengenai sistem nomor terminal digit adalah...

• Mudah dipahami dalam sekali pembacaan

• Didasarkan pada nomor urut pada filling cabinet

• Tidak memerlukan konsentrasi yang tinggi dalam memahaminya

• Arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan

• Penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kiri kekanan