Acuerdo 060 de 2001

¿Qué establece el acuerdo 060 de 2001?

• Las pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

• Los lineamientos para la organización de los fondos acumulados

• La conservación preventiva, conservación y restauración documental

• Todas las anteriores

Según el acuerdo 060 de 2001, las unidades de correspondencia deberán contar con:

• Buena iluminación

• Personal suficiente y capacitado y los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones

• Espacio suficiente

• Ninguna de las anteriores

La recepción consiste en:

• Recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, como magnético o indirecto.

• Separar los documentos en el momento que

  se reciben; según el tipo de comunicaciones

• Abrir el sobre o el empaque

  de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del

  documento y el de sus anexos.

• El examen de anexos, del destinatario,

  de los datos de procedencia y de la verificación del asunto para

  poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente

  de la entidad y realizar su respectiva radicación.

La radicación consiste en:

• El examen de anexos, del destinatario,

  de los datos de procedencia y de la verificación del asunto para

  poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente

  de la entidad y realizar su respectiva radicación.

• Recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, como magnético o indirecto.

• El procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibo o del envío

• La anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización.

El registro consiste en:

• La anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización.

• La distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.

• El paso de los documentos desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.

• Todas las anteriores

Las comunicaciones oficiales recibidas son:

• Aquellas que ingresan a la empresa, las cuales deben ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente; si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

• El conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad pública o privada en la admisión despacho de documentos, su aplicación se realiza tanto a la documentación interna como a la externa.

• Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan

  a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.

• Todas las anteriores

Según el artículo 2 del Archivo General de la Nación (2001) las comunicaciones de carácter privado que lleguen a las entidades, a título personal citando o no el cargo del funcionario ...

• Deben ser radicadas y entregadas al respectivo destinatario

• No generan trámite para las instituciones

• Deben ser radicadas y no se entregarán a los respectivos destinatarios.

• Todas las anteriores

Los servicios de la unidad de correspondencia según el Acuerdo 060 de 2001 son:

• Recibir - Revisar - Clasificar

• Clasificación - Descripción - Registro

• Distribución - Recepción - Radicación,

• Ninguna de las anteriores

La radicación es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancias de la fecha y hora de recibido o de envió. Teniendo en cuenta lo anterior podemos encontrar los siguientes tipos de radicación:

• Manual

• Digital

• Mecánica

• Todas las anteriores

Las unidades de correspondencia se encargan de:

• Gestionar, centralizar y normalizar la recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones

• Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestión

• Conservar permanentemente los documentos que presentan valor para la investigación, la ciencia y la cultura.

• Identificar y establecer las agrupaciones documentales