Catalogación y Archivo

Se transfieren los papeles al terminar de ser útiles . Es aplicable aquellas empresas como oficinas de abogados, aseguradoras, préstamos bancarios, etc.

• Sistema

• Sistema perpetuo

• sistema de transferencia

Se transfieren los documentos cada cierto tiempo , que pueden ser un año, seis meses, dos años, año y medio.

• Plan

• plan de periodos

• Sistema de transferencia periódica.

Se fijan dos periodos en que los documentos permanecen en el archivo uno máximo y otro mínimo. Cuando se ha llegado el período máximo se transfieren los documentos que llevan fecha.

• Plan

• Plan de máximo y mínimo

• Plan de referencia

En la actualidad una de las cosas que más falta es una empresa es el espacio. Esto es lo que nos obliga a no guardar papeles que consideramos que no vamos a necesitar más.

• Sistema

• Sistema de transferencia

• Sistema de intercambio

Según la imagen el problema más frecuente en las oficinas donde el volumen del material del archivo es elevado y donde se mueve o sale del archivo a menudo y se extravían con frecuencia los documentos. Por eso este sistema es muy importante .

• Sistema

• Sistema de Cargo

• Sistema de archivo

Es un tipo de tarjetero utilizado como registro. Este puede ser un inventario de mercaderías, una tarjeta de personal, una tarjeta de control de gastos.

• Inventario perpetuo

• Archivo digital

• tarjeta

• Kardex

Es un útil hacerlo, es un auxiliar para el archivo geográfico aunque no es indispensable, Sirve en aquellos casos en que no sabemos a que lugar pertenece una persona. Cada tarjeta lleva el nombre de la persona y el lugar al que pertenece.

• Archivador

• Tarjetero

• Archivadores

Los documentos se archivan por medio de números. Necesita un tarjetero alfabético de archivo a cada uno.

• Archivo numérico

• Kardex

• Tarjetero

Este sistema fue presentado por la casa Remintong Rand consta del juego de guías alfabéticas que cubre el alfabeto completo. Ea un sistema de doble función pues tiene agregado el uso del color.

• Sistema alfabético

• Sistema alfabético Variadex

• Sistema de colores

También llamado marcar se señala con color el nombre determinado. Cuando se nos presentan dos posibilidades se archiva por una y se señala con una "x".

• Distribuir

• Codificar

• Inspección