تنقسم الرسائل الرسمية إلى

• رسائل رسمية ورسائل شخصية

• رسائل تجارية ورسائل شخصية

• رسائل تجارية فقط

• رسائل إدارية ورسائل تجارية

هو أهم أجزاء الرسالة ويقسم إلى ثلاث فقرات

• الترويسة

• التركين

• جسم الرسالة

• التحية الافتتاحية

يتم تحديد المطلوب من الرسالة الإدارية في الجزء المسمى بالــ

• الموضوع

• الخاتمة

• التركين

• التحية الافتتاحية

من الضروري أثناء كتابة الرسائل الابتعاد عن

• ذكر المرجع

• الموضوعية

• استخدام الاختصارات

• تبجيل المخاطب

المراد بأهمية ذكر المرجع هو

• ذكر المصادر والمراجع التي استخدمت لكتابة الرسالة

• ذكر رقم الصفحة والجزء

• في حال وجود خطاب سابق فإنه يشار إلى الخطاب السابق برقمه وتاريخه وموضوعه

• الاكتفاء بذكر موضوع الخطاب السابق في حال وجوده

يجب الانتباه عند الرد على رسالة متعددة النقاط ما يلي

• الرد على كل النقاط مع مراعاة الترتيب

• الرد على النقاط التي يختارها المرسل

• الرد على النقطة الأولى

• لا أهمية للترتيب أثناء الرد على النقاط الواردة

هي الرسائل التي تتعلق بأمور تجارية مثل التصدير والتوريد وعرض الأسعار بالرسائل

• الالكترونية

• الرسمية

• التجارية

• الفنية

تكمن أهمية الرسائل التجارية في عدة نقاط وهي

• هي وثيقة إدارية ووسيلة ليقل المعلومات من مستوى إداري إلى مستوى إداري آخر

• تتيح لطرفي العملية التجارية فرصة التفكير قبل اتخاذ القرار، والمساومة في غير حرج

• يستطيع طلاب الجامعات استخدامها للتقدم لطلب وظائف حتى أثناء دراستهم الجامعية

• توفر الوقت والجهد والمال خاصة إذا بعدت المسافات بين الطرفين

• تُمكّن من عقد صفقات تجارية دون حاجة إلى لقاء شخصى بين طرفي العملية التجارية

مكونات الترويسة التي تكون في أعلى يمين الرسائل التجارية هي

• عنوان المرسل إليه

• عنوان مركز المؤسسة المُرسِلة

• تاريخ إرسال الرسالة

• وسائل الاتصال (الهاتف والفاكس) والرقم البريدي ص.ب

• نوع العمل الذي تمارسه المؤسسة التجارية

يكتب التاريخ ورقم الرسالة في الرسائل غالباً

• وسط الرسالة

• أعلى يسار الصفحة

• أسفل يسار الصفحة

• لا يكتبان في الرسائل التجارية