UTS KEARSIPAN BAB 8-10

Kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak merupakan salah satu bentuk kegiatan?

• Penciptaan Arsip

• Penggunaan Arsip

• Penyusutan Arsip

• Pemeliharaan Arsip

• Klasifikasi Arsip

Berikut ini yang merupakan fungsi penggunaan arsip, kecuali…

• Mendukung proses pengambilan keputusan.

• Memori perusahaan.

• Menambah pengawasan

• Mempersempit pengetahuan

• Sebagai alat bukti

Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,

dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua)

kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Hal tersebut adalah kegiatan penggunaan

arsip berdasarkan…

• UU No.43 Tahun 2009

• Prosedur Tetap No. 1 Tahun 2010

• PP No. 28 Tahun 2012

• PP No. 28 Tahun 2012

• Kepka ANRI No. 7 Tahun 2001

Perhatikan pernyataan berikut ini:

1) Menghambat proses penegakan hukum.

2) Merahasiakan kepentingan perlindungan hak.

3) Mengungkapkan rahasia atau data pribadi.

4) Membahayakan pertahanan dan keamanan negara

5) Mengungkap memorandum yang isinya umum.

Dari pernyataan diatas, penyebab pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip

yaitu…

• 1, 4, dan 5

• 2, 3, dan 4

• 1, 3, dan 4

• 1, 2, dan 5

• 3, 4, dan 5

Dalam standar operasional prosedur ketentuan pengguna arsip, arsip yang tersimpan dan menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan yang berasal dari Lembaga/Dinas/

Badan, organisasi swasta maupun perorangan adalah…

• Arsip Dinamis dan Aktif

• Arsip Inaktif dan Statis

• Arsip Vital dan Inaktif

• Arsip Statis dan Dinamis

• Arsip Aktif dan Inaktif

Dokumen yang dibuat oleh petugas arsip dan disampaikan kepada peminjam arsip yang belum mengembalikan arsip disebut…

• Formulir Reminder

• Formulir Peminjaman Arsip

• Surat Peringatan

• Bon Peminjaman

• Buku Agenda

Perhatikan prosedur peminjaman arsip dibawah ini :

1) Petugas Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada Pejabat Layanan yang berwenang.

2) Petugas Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi penyimpanan.

3) Petugas Arsip menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Arsip.

4) Petugas Layanan Arsip menyerahkan arsip yang dipesan kepada pengguna.

5) Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Arsip.

6) Petugas Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas

Dari prosedur peminjaman arsip di atas, urutan prosedur yang tepat adalah…

• 1, 2, 3, 4, 5, dan 6

• 2, 3, 4, 1, 5, dan 6

• 5, 2, 3, 4, 1, dan 3

• 6, 1, 5, 2, 3, dan 4

• 6, 5, 1, 2, 3, dan 4

Bukti peminjaman yang disatukan bersama dengan surat yang dipinjam merupakan fungsi dari lembar pinjam arsip dalam lembar ke…

• 1

• 2

• 3

• 4

• 5

Dalam peminjaman arsip, apabila ketentuan atau syarat yang berlaku kurang memenuhi standard dari ketetapan pemerintah sering kali terjadi kehilangan arsip. Hal ini terjadi karena banyak peminjam yang tidak mengembalikan arsip. Berdasarkan pernyataan diatas, untuk mencegah kehilangan arsip sebaiknya peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan…

• Buku Agenda

• Surat Tugas

• Surat Rekomendasi

• Formulir Pengguna

• Lembar Pinjam Arsip

Penilaian arsip merupakan dasar kebijakan dalam melaksanakan kebijakan penyusutan arsip dan penghapusan arsip. Oleh karena itu perlu menghitung Angka Pemakaian Arsip. Suatu arsip dinilai baik apabila persentase angka pemakaian arsip minimal 15%. Apabila suatu perusahaan memiliki 3000 arsip, dan dalam waktu tertentu terdapat arsip yang dipinjam sebanyak 800 arsip, hitunglah Angka Pemakaiannya dan simpulkan apakah kumpulan arsip tersebut dinilai baik ataukah sudah saatnya membutuhkan kegiatan penyusutan untuk kumpulan arsip dalam perusahaan tersebut?

• Angka Pemakaian 3,75% , kumpulan Arsip dinilai Baik, sehingga belum perlu kegiatan penyusutan

• Angka Pemakaian 73%, kumpulan arsip dinilai baik, sehingga belum perlu kegiatan penyusutan

• Angka Pemakaian 26,7%, kumpulan arsip dinilai baik, sehingga belumperlu kegiatan penyusutan

• A.Angka Pemakaian 92%, , kumpulan arsip dinilai kurang baik, sehingga perlu kegiatan penyusutan

• Angka Pemakaian 0,26%, kumpulan arsip dinilai baik, sehingga perlu kegiatan penyusutan