BPP 1023 FILING ADMINISTRATION: Latihan 2

Antara berikut yang manakah bukan tentang kaedah pergerakan fail.

• Doket

• Buku latihan fail

• Kad pergerakan fail

• Buku daftar pergerakan fail.

Pilihan pernyataan yang salah tentang pengendalian urusan pergerakan fail.

• Tarikh fail diedarkan perlu dicatatkan.

• Diuruskan oleh Pembantu Tadbir Fail

• Catat semua pergerakan fail yang diedarkan.

• Maklumat peribadi penerima fail perlu dicatat

Terdapat dua sebab berlakunya rujukan hilang. Nyatakan dua sebab tersebut.

• Fail tidak disimpan pada almari besi

• Fail diuruskan oleh Pembantu Tadbir Fail

• Mengandungi beberapa ciri pemfailan yang berlainan

• Dokumen berpindah daripada satu lokasi kepada satu lokasi lain

Fail rahsia perlu disimpan dalam:

• Kabinet besi yang berkunci

• Bilik kebal dan dipasang kunci keselamatan

• Kabinet besi dan dipasang kunci keselamatan

• Kabinet besi dan dipasang dengan palang besi berkunci

Berikan maksud pergerakan fail.

• Tatacara untuk merekodkan segala pergerakan fail yang dipinjam oleh pegawai dan kakitangan.

• Tatacara untuk merekodkan segala pergerakan fail yang diambil oleh pegawai dan kakitangan bagi satu tempoh.

• Tatacara untuk merekodkan segala pergerakan fail yang dipinjam oleh pegawai dan kakitangan bagi satu tempoh.

• Tatacara untuk merekodkan segala pergerakan fail yang dipinjam oleh pembantu tadbir fail sahaja bagi satu tempoh.

Pilih dua sistem buku yang digunakan untuk mencatat pergerakan fail

• Buku log pinjaman

• Buku log pemulangan

• Buku A

• Buku B

Anda adalah seorang kerani di Syarikat Indah Berhad. Anda perlu failkan dokumen audit ke dalam fail syarikat anda. Nyatakan warna dakwat yang digunakan untuk minitkan surat tersebut.

Pilih dua kaedah memindahkan fail menggunakan arahan Winzip.

• Klik kanan pada file/folder yang dikehendaki

• Rekodkan setiap pemindahan pada Buku Log Pemindahan Fail

• Pilih arahan Add To Zip dan pilih lokasi yang dikehendaki

• Proses pemindahan berlaku apabila skrin Copying terpapar

Anda adalah seorang kerani di Kolej Vokasional Kuala Klawang (KVKK), anda perlu failkan surat mesyuarat yang dibuat oleh Pengarah KVKK. Nyatakan warna dakwat yang digunakan untuk minitkan surat tersebut.

Anda adalah seorang kerani di Kolej Vokasional Kuala Klawang (KVKK), anda perlu failkan surat mesyuarat yang dibuat oleh Pengarah Kolej komuniti Jelebu. Nyatakan warna dakwat yang digunakan untuk minitkan surat tersebut.