NTC ISO 5985 DIGITALIZACIÓN

¿Qué riesgos puede tener la digitalización?

• La tecnología y las normas técnicas usadas para crear las imágenes digitales pueden afectar significativamente la longevidad y la capacidad para reutilizar las imágenes en el futuro.

• Este proceso ocupa mucho más tiempo y espacio de almacenamiento físico ocupado por documentos en copia impresa.

• Puede no ser adecuado destruir los documentos no digitales después del proceso de digitalización, especialmente cuando existen buenas razones para conservar los documentos en su formato no digital.

• Ninguna de las anteriores.

Todos los procesos de digitalización deben tener unos procesos de planificación que debe incluir:

• El alcance, propósito, beneficios, equipos y recursos, procesos de control y calidad.

• El alcance, propósito, beneficios, necesidades, equipos y recursos, procesos de control y calidad.

• Propósito, beneficios, necesidades, equipos y recursos, procesos de control y calidad.

• Todas las anteriores.

¿Qué beneficios nos ofrece la digitalización?

• Acceso en red que posibilita la entrada desde varios lugares en cualquier momento

• Capacidad de transmitir imágenes dentro de un flujo de trabajo estructurado, y de esta manera ayudar al procesamiento del mismo

• Suministro de una versión protegida y asegurada.

• Potencial para reducir el espacio de almacenamiento físico ocupado por documentos en copia impresa.

¿CUAL ES EL OBJETIVO QUE ESTABLE NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5985?

• Establece directrices para el mantenimiento de los equipos de digitalización de documentos.

• Establece directrices para una adecuada consulta de información en fuente digital.

• Establece directrices para la captura y mantenimiento de documentos en formato digital únicamente, en donde el documento original en papel, u otro documento de una fuente no digital, ha sido copiado mediante digitalización

• Solo la importancia de la digitalización.

¿Qué es digitalización centralizada?

• Involucra crear un solo sitio para digitalizar

• Implica colocar varias estaciones de digitalización en diferentes lugares en toda la organización.

• Implica tener una persona encargada de la digitalización

• Todas son correctas.

Los procedimientos de control de calidad deberían, como mínimo, abordar los siguientes temas:

• Control de calidad de la operación del escáner

• La extensión y frecuencia del muestreo de las imágenes digitalizadas

• Entrenamiento de los operadores

El procesamiento por lotes es la recolección de documentos fuente en expedientes antes de

digitalizarlos

• Verdadero

• Falso

La gestión de los documentos de fuentes no digitales se debería realizar adecuadamente hasta que se autorice su disposición dentro de un marco más amplio para la gestión de documentos

• Verdadero

• Falso

Los procedimientos de respaldo están diseñados para brindar suficientes copias actualizadas de documentos del negocio

• Verdadero

• Falso

La digitalización descentralizada, es la implica colocar varias estaciones de digitalización en diferentes lugares en toda la organización.

• Verdadero

• Falso