KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT/MY MEETING (PENULISAN MINIT MESY

Definisi Mesyuarat adalah:

• Perbincangan yang melibatkan beberapa ahli tertentu untuk mengeratkan silaturrahim

• Satu jawatankuasa formal yang ditubuhkan hanya untuk menyelesaikan isu berbangkit

• Komunikasi formal melibatkan dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif tertentu yang akan dikongsi bersama melalui proses perbincangan

• Komunikasi di antara beberapa pihak untuk mendapatkan maklum balas

Perkara yang perlu dilaksanakan semasa mesyuarat:

• Menempah bilik

• Menentukan slot pembentangan

• Menentukan senarai ahli

• Mengesahkan minit

Minit mesyuarat perlu:

• Disemak oleh Pengerusi setelah mesyuarat berlangsung

• Disahkan sebelum mesyuarat

• Disemak semasa mesyuarat berlangsung

• Disediakan oleh Setiausaha/ Urus Setia

"3.1 (Minit 5.4) Laporan Kerosakan Kuliah"

Kebiasaanya tajuk minit seperti di atas adalah di bawah:

• Agenda

• Hal-hal lain

• Perkara berbangkit

• Perkara yang dibincangkan

Penubuhan sesuatu Jawatankuasa memerlukan:

• Sokongan moral

• Senarai kehadiran

• Senarai keahlian

• Senarai keahlian dan Terma Rujukan

Di antara berikut yang manakah bukan ciri-ciri MyMeeting?

• Boleh membuat pemantauan status keputusan

• Keseragaman penyediaan minit mesyuarat

• Muat naik/turun dokumen berkenaan mesyuarat

• Maklumbalas dikemaskini secara automatik

Urus setia/Setiausaha telah menghantar minit kepada Pengerusi. Namun Pengerusi masih belum menerima sebarang notifikasi untuk membuat pengesahan. Apa yang perlu dilakukan oleh urus setia/setiausaha?

• Urus setia/Setiausaha perlu hantar notis panggil mesyuarat

• Semak sama ada keahlian mesyuarat telah dikemaskini

• Semak notifikasi "Disemak & Disahkan" di skrin setiausaha

• Minta pengerusi sahkan minit mesyuarat

Siapakah yang bertanggungjawab membuat pendaftaran mesyuarat?

i) Setiausaha

ii) Pengerusi

iii) Urus setia

iv) Ahli

v) Jemputan

• i sahaja

• i dan ii sahaja

• i dan iii sahaja

• Semua di atas

Minit Mesyuarat boleh dilihat oleh

i) Bukan ahli mesyuarat

ii) Ahli mesyuarat

iii) Ahli mesyuarat yang tidak dapat hadir

iv) semua staf di jabatan

v) Staf yang mendapat petikan minit mesyuarat

• i sahaja

• ii dan iii sahaja

• ii dan iv sahaja

• semua di atas

"Hantar semakan dan pengesahan"

Berikut adalah proses dan situasi yang berlaku apabila menu ini dipilih, kecuali:

• Minit dihantar untuk mendapatkan pengesahan Pengerusi

• Ahli Mesyuarat sudah boleh memberikan maklum balas minit

• Setiausaha dan Pengerusi akan dapat notifikasi untuk menyemak dan mengesahkan minit

• Minit sudah tersedia