Pre Test For Telephone Operator Section

Komunikasi antar departemen, misalnya front office dengan housekeeping, dikenal dengan istilah:

• Intra-departmental Communication

• Inter-departmemental Communication

• Inside Call

Berikut adalah lingkup area yang memerlukan sopan santun bertelepon, kecuali:

• Biiro Perjalanan

• Di dalam kendaraan

• Di Industri Hotel

Bila orang yang dihubungi tidak berada di tempat, maka saran apa yangtepat diberikan pada penelpon?

• Persilahkan untuk menunggu

• Menawarkan penelpon untuk meninggalkan pesan

• Menawarkan penelpon untuk menghubungi kembali

Jika sambungan terputus (cut-off) pada saat pembicaraan melalui telepon belum selesai, maka hal penting yang harus dilakukan ialah?

• Menghubungi kembali dan mengucapkan maaf

• Menunggu dihubungi kembali dan mengucapkan maaf

• Tidak perlu menghubungi kembali

Agar pembicaraan melalui telepon menjadi efektif ketika melakukan panggilan telepon, maka hal yang harus diperhatikan ialah:

• Menyiapkan formulir pesan telepon

• Menyiapkan alat tulis dan buku catatan

• Menyiapkan topik pembicaraan dan informasi yang diperlukan

Kata – kata yang harus dihindari pada saat menerima telepon

• Good Morning

• Apa

• My name is ……

Yang termasuk magic word

• See you

• Good bye

• I beg your pardon

Cara terbaik untuk mencatat setiap pesan atau instruksi adalah :

• Mencatat setiap kata yang anda dengar dengan betul

• Mencatat kata – kata kunci saja

• Mencatat kata – kata kunci kemudian menulis ulang pesan itu dengan menggunakan bahasa yang baik.

Ungkapan – ungkapan ini tergolong yang sopan kecuali :

• Mr Robert is not in his room,would you like to leave a message please.

• What ? I didn’t hear you

• May I refer you the information Center, please ?

Pada waktu kita membuat panggilan telepon keluar, setelah telepon tersambung kita harus :

• Menyebutkan identitas diri

• Mendengar dengan seksama

• Mengutarakan maksud menelpon.