ACUERDO 060 DE 2001

El acuerdo 060 establece:

• Parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental (Ley General de Archivos)

• Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas

• Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

• y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

De acuerdo con la conservación de las comunicaciones oficiales es importante que la utilización de la papelería sea:

• Gramaje 70 y 85 g/m con PH 6.0 A 7.5

• Gamaje 80 y 95 g/m con PH 7.0 A 8.5

• Gramaje 75 y 95 g/m con PH 7.5 a 8.0

• Gramaje 75 y 90 g/m con PH 7.0 A 8.5

¿Cuáles son los tres servicios que presta una unidad de correspondencia?

• Gestión, central e histórico

• Clasificación, ordenación y descripción

• Producción, ordenación y transferencia

• Recepción, radicación y distribución

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor en el desarrollo de sus funciones

• Tipo documental

• subserie documental

• Serie documental

• Inventario documental

Según el acuerdo 060 de 2001, las unidades de correspondencia deberán contar con:

• Buena iluminación

• Personal suficiente y capacitado y los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones

• Espacio suficiente

• Ninguna de las anteriores

La recepción consiste en:

• Recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, como magnético o indirecto.

• Separar los documentos en el momento que

  se reciben; según el tipo de comunicaciones

• Abrir el sobre o el empaque

  de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del

  documento y el de sus anexos.

• El examen de anexos, del destinatario,

  de los datos de procedencia y de la verificación del asunto para

  poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente

  de la entidad y realizar su respectiva radicación.

El registro consiste en:

• La anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización.

• La distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.

• El paso de los documentos desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.

• Todas las anteriores

La radicación es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancias de la fecha y hora de recibido o de envió. Teniendo en cuenta lo anterior podemos encontrar los siguientes tipos de radicación:

• Manual

• Digital

• Mecánica

• Todas las anteriores

Las unidades de correspondencia se encargan de:

• Gestionar, centralizar y normalizar la recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones

• Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestión

• Conservar permanentemente los documentos que presentan valor para la investigación, la ciencia y la cultura.

• Identificar y establecer las agrupaciones documentales

La radicación de documentos implica:

• Elaborar controles de mensajería

• Elaborar Tablas de Retención Documental

• Elaborar cuadro de clasificación documental

• Asignar un número consecutivo a los documentos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío