KD 2. Korespondensi

Di kantor Andi menggunakan alat komunikasi untuk menyampaiakan informasi dalam lingkup organiasi dari satu bagian ke bagianatau jabatan lain dalam satu kantor. Alat yang digunakan Anditersebut adalah :

• Swichboard

• Telepone asnwering Machines

• Loudspeaking Telephone

• Itercom

• PMBX

Seorang sekretaris menerima telepon dari orang yang ingin dihubungkan dengan pimpinan kantor, namum pada saat itu pimpinan sedang mengadakan rapat. Jawaban tepat yang sebaiknya disampaikan sekretaris kepada penelpon yaitu....

• Pimpinan sedang rapat

• Pimpinan sedang keluar

• Sedang rapat, tidak dapat diganggu

• Pimpinan sedang ada urusan

• Mohon maaf, pimpinan sedang rapat direksi, mungkin ada pesan yang harus disampaikan ?

Seorang personil kantor harus menerapkan etika yang baik dalam bertelepon. Salah satu bentuk etika dalam bertelepon yaitu :

• Mengucapkan Halo utuk memulai percakapan

• Membiarkan telepon berdering lama untuk memastikan bukan salah sambung

• Menelpon sambil melakukan pekerjaan lain agar efisien

• Mengucapkan salam saat telepon diangkat oleh penerima telepon

• Penerima telepon menutup pembicaraan terlebih dahulu

Salah satu sikap yang harus ditunjukkan dalam bertelepon adalah considerate. Berikut ini yang menunjukkan sikap konsiderate yaitu :

• “Cepat hubungi saya kembali !”

• “Selamat pagi, Saya Edo tolong hubungkan dengan pimpinan.”

• “Baik Pak Rojak, dengan senang hati pesan Bapak akan saya sampaikan.”

• “Bapak direktur sedang keluar kota.”

• “Dengan Susanti, disini Departemen Keuangan.”

Jika ada penelpon yang salah sambung, pernyataan tepat yang disampaikan oleh penerima telepon yaitu.....

• Maaf, Anda salah sambung ini PT. Buana Alam Raya.”

• “Anda salah smbugung.”

• “Cek lagi nomor yang Anda hubungi.”

• “Ini bukan perusahaan yang Anda tuju.”

• “Maaf, apakah Anda tidak hati-hati memencet nomor ?”

Berikut ini contoh hubungan telepon internasional yang tepat adalah :

• Staf keuangan menghubungi manajer personalia

• Kepala kantor pusat di Jakarta menghubungi kepala kantor cabang semarang

• Pimpinan perusahaan di Jakarta menghubungi rekanan kerja bisnisnya di Bangkok

• Staf pemasaranmenghubungimanajer pemasaran di kantor

• Manajer menghubungi sekretaris untuk mempersiapkan rapat

Cara memegang gagang telepon yang tepat yaitu..

• Memegang dengan tangan kanan

• Memegang dengan kedua tangan

• Memegang degan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis

• Diletakkan diatas meje sementara tangan memegang alat tulis

• Diapit dengan pundak dan telinga

Saat melakukan panggilan telepon namun sambungan telepon sibuk, hal yang harus dilakukan adalah....

• Tunggu hingga sambungan terputus

• Segera tutup telepon, hubungi lagi beberapa saat kemudian

• Tunggu hingga tersambung

• Hubungi dengan telepon yang lain

• idak jadi menelpon

Setelah panggilan telepon diangkat oleh penerima, kalimat pertama diucapkan yang paling tepat yaitu....

• “Halo dapat bicara dengan bapak Pimpinan?”

• “Selamat siang dapat bicara dengan Bapak Pimpinan?”

• “Selamat pagi, saya Duta dariCV Buana, dapatkah saya berbicara dengan Bapak Joko?”

• “Selamat siang, dapat bicara dengan Pak Rolan?”

• “Dapat bicara dengan Pak Yusuf?”

Saat berbicara melalui telepon mengenai pekerjaan kantor, Lina justru sibuk mengerjakan pekerjaannya dan terkesan mengabaikan pembicaraan. Sikap yang ditujukkan Lina bertentangan dengan sikap...

• Confident

• Creatif

• Contagius

• Caring

• Controlled