Evaluación Conservación Documental

Cuando hablamos de preservación documental hacemos referencia a las acciones aplicadas a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo.

• Verdadero

• Falso

Las unidades de conservación sirven para:

• Almacenar los documentos garantizando su conservación.

• Guardar y almacenar los insumos de archivo.

• Almacenar planos y CD de la entidad.

• Todas las anteriores.

Es importante contar con depósitos de archivo, no importa sus condiciones, lo importante es contar con un lugar donde almacenar los documentos.

• Verdadero.

• Falso

Dentro de las normas de conservación documental vigentes, es importante conocer las condiciones de edificios y locales destinados a Archivos para garantizar el uso adecuado y conservación de los documentos, dichas condiciones se encuentran reglamentadas en:

• el Acuerdo 060 de 2001

• la Ley 594 de 2000

• el Acuerdo 049 de 2000

• el Acuerdo 050 de 2000

Los edificios y locales destinados como sedes de archivos, deberán cumplir con algunas condiciones generales de ubicación para garantizar la adecuada conservación de los acervos documentales, por ello es importante que los edificios y locales de archivo…

• estén situados lejos de industrias contaminantes, cuenten con terreno sin riesgo de humedad subterránea y puedan albergar la documentación actualmente acumulada.

• estén situados lejos de industrias contaminantes, cuenten con terreno sin riesgo de humedad subterránea y puedan albergar la documentación acumulada y su natural incremento.

• cuenten con espacio suficiente para albergar insumos para labores de archivo.

En los depósitos de archivo se debe garantizar el adecuado almacenamiento y conservación de los documentos en diferentes dimensiones, razón por la cual las estanterías deben contar…

• con un diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, tratamiento anticorrosivo y acabados en los bordes, permitiendo mayor conservación de los documentos.

• con una balda superior a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.

• con baldas que puedan distribuirse a diferentes alturas con una graduación cada 7 cm, para posibilitar el almacenamiento de documentos de diversas dimensiones.

• con precios asequibles en el mercado para facilitar la compra por parte de las empresas con escasos recursos.

La prevención de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia de planificación general de la preservación, para ello es importante llevar a cabo un plan programado acertadamente que incluya capacitación y entrenamiento periódico al personal para dar respuesta rápida y eficiente ante una emergencia. En el caso de que usted estuviera encargado de capacitar al personal del archivo frente a un siniestro, qué temas NO incluiría

• Ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua.

• Cierre de conducciones eléctricas.

• Manejo de extintores, sistemas de alarma y de evacuación.

• Técnicas básicas para la organización de archivos.

En una institución educativa se están adelantando labores encaminadas a la organización de los archivos de gestión, para ello la empresa debe dotar a los funcionarios de los elementos necesarios de protección personal, teniendo en cuenta que las actividades desarrolladas por los operarios no involucran documentación altamente contaminada, los elementos mínimos de protección personal que deben usar son

• guantes, tapabocas y overoles.

• guantes y tapabocas.

• guantes, tapabocas y gafas.

• guantes y suero fisiológico.

Cuál es el espacio mínimo de circulación entre cada módulo de estantes:

• 70 cm

• 20 cm

• 80 cm

Cuál es la altura máxima que debe poseer una estantería y cuanto es el peso que debe soportar cada bandeja.

• Debe tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal.

• Debe tener una altura de 1.80 mts y cada bandeja soportar un peso de 200kg/mt lineal.

• Debe tener una altura de 1.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 150kg/mt lineal.