SISTEMAS DE ARCHIVO

En la empresa, cuando hablamos del archivo, entendemos que se trata de:

• Un conjunto ordenado de mercancías que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.

• Un conjunto ordenado de herramientas tecnológicas que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.

• Un conjunto ordenado de documentos que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.

• Un conjunto ordenado de material de oficina que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.

Las empresas disponen de archivo por:

• -Imperativo histórico. La historia de la empresa obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.

  -Interés de los directivos. La información se encuentra en los documentos.

• -Imperativo legal. La ley obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.

  -Interés propio. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones empresariales; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.

• -Consejo legal. La ley aconseja guardar determinada documentación relacionada con su actividad.

  -Interés de la sociedad. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones sociales; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.

• -Imperativo legal. La ley obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.

  -Interés de los consumidores. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones de consumo; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.

Las FUNCIONES DE ARCHIVO se pueden concretar en las siguientes:

• • Guardar la documentación.
  • Facilitar localización de los documentos.
  • Constituir un centro de información.
  • Cumplir con los mandatos judiciales

• • Custodiar la documentación.
  • Tener localizados los documentos.
  • Constituir un centro de información no muy activo
  • Cumplir con lo establecido en las normas de la propia empresa

• • Guardar, conservar y custodiar la documentación.
  • Facilitar la rápida y eficiente localización de los documentos.
  • Constituir un centro activo de información.
  • Cumplir con las disposiciones legales.

• • Conservar la documentación.
  • Facilitar la rápida y eficiente localización de los documentos.
  • Constituir un centro poco activo de información.
  • Cumplir con las disposiciones legales.

Los DOCUMENTOS también tienen su CICLO DE VIDA que consta de cuatro fases:

• -Nacimiento: Cuando se generan (o llegan), comienza su existencia.

  -Madurez: Durante el tiempo que los manejamos o trabajamos con ellos.

  -Declive: Comienza cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos.

  -Muerte: Cuando desaparecen, porque ya no sirven y se eliminan.

• -Creación: Cuando se crean los documentos

  -Madurez: cuando cumplen 10 años

  -Declive: Comienza cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos.

  -Muerte: Cuando desaparecen, porque ya no sirven y se eliminan.

• -Nacimiento: Cuando se generan los documentos

  -Madurez: Cuando cumplen 7 años

  -Declive: Comienza cuando el cliente o proveedor ya no existe

  -Muerte: Cuando se tiran a la papelera

• -Creación: Cuando se crean los documentos

  -Madurez: cuando cumplen 10 años

  -Declive: Comienza cuando el cliente o proveedor ya no existe

  -Muerte: Cuando se tiran a la papelera

El CÓDIGO DE COMERCIO al que todas las empresas están sujetas...

• establece la obligación de conservar ciertos documentos.

• no aconseja conservar ciertos documentos.

• establece la obligación de conservar todos documentos siempre que lo necesites.

• aconseja conservar ciertos documentos de RRHH sólo

En los TIPOS DE ARCHIVO, si tenemos en cuenta el grado de CENTRALIZACIÓN de la información, los archivos son:

• Archivo activo Archivo semiactivo Archivo definitivo

• Archivo activo Archivo descentralizado Archivo mixto

• Archivo centralizado Archivo semiactivo Archivo mixto

• Archivo centralizado Archivo descentralizado Archivo mixto

Archivo CENTRALIZADO

• La documentación se reparte entre diversas secciones y pasado cierto tiempo se lleva a un archivo común.

• Combina lo mejor de los sistemas descentralizado y mixto, para aprovechar las ventajas y evitar en lo posible los inconvenientes.

• La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, el archivo central, desde el que se atiende a los distintos departamentos

• Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha

Archivo descentralizado

• En este caso, la documentación se archiva en diversas secciones.

• La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, el archivo central, desde el que se atiende a los distintos departamentos

• Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha.

• Para la documentación procedente del archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que todavía no se puede eliminar, porque la ley obliga a conservarla o porque sigue teniendo valor para la empresa

EN LA ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS, el Sistema que clasifica teniendo en cuenta el nombre de una persona o institución / empresa, se denomina:

• Sistema alfabético

• Sistema cronológico

• Sistema numérico

EN LA ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS, el Sistema que agrupa documentos generados por fechas, año, mes y día, se denomina:

• Sistema geográfico

• Sistema por asunto

• Sistema cronológico