8.3 ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΗ - ΤΕΧΝΙΚΕΣ

Κατά την οργάνωση οποιουδήποτε συστήματος ταξινόμησης των πληροφοριών πρέπει να τηρείται μια βασική αρχή

• η απλότητα του συστήματος

• η πολυπλοκότητα του συστήματος

• η συνθετότητα του συστήματος

• η σταθερότητα του συστήματος

Ταξινόμηση είναι η λογική εργασία κατάταξης του υλικού που προς αρχειοθέτηση με βάση τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του σε ομοειδείς κατηγορίες.

• Σωστό

• Λάθος

Η μέθοδος αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη στις περιπτώσεις εκείνες που το όνομα των πελατών δεν είναι φανερό (π.χ. τραπεζικές καταθέσεις).

• Κατά θέμα

• Αλφαβητική μέθοδος

• Αριθμητική μέθοδος

• Κατά γεωγραφικές περιοχές

•Με τη μέθοδο αυτή τα έγγραφα αρχικά ταξινομούνται κατά χώρες, περιφέρειες , νομούς, πόλεις κλπ. και στη συνέχεια αρχειοθετούνται κατά αλφαβητική ή αριθμητική σειρά.

• Αλφαβητική μέθοδος

• Αριθμητική μέθοδος

• Γεωγραφική μέθοδος

• Κατά χρονολογική σειρά

Όλες οι επιχειρήσεις είναι υποχρεωμένες από τον εμπορικό νόμο να διατηρούν για ορισμένο χρονικό διάστημα όλα τα έγγραφα που αφορούν τις συναλλαγές τους.

• Σωστό

• Λάθος

Σε αυτό βρίσκονται έγγραφα νεοαφιχθέντα, που χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή, παρακολούθηση ή απάντηση.

• Ενεργό (Active) Αρχείο

• Ημιενεργό (Semi-Active) Αρχείο

• Αδρανές (Inactive) Αρχείο

Αυτό περιέχει όλα τα έγγραφα που έχουν χάσει κάθε αξία, αλλά πρέπει να παραμείνουν στην επιχείρηση ως στοιχεία, γιατί δεν έχουν εξαντλήσει το νόμιμο χρόνο της ζωής τους.

• Ενεργό (Active) Αρχείο

• Ημιενεργό (Semi-Active) Αρχείο

• Αδρανές (Inactive) Αρχείο

όταν οι πληροφορίες μπορούν να προκαλέσουν δυσλειτουργίες αν περιέλθουν σε γνώση μη αρμοδίων προσώπων

• Άκρως απόρρητο

• Απόρρητο

• Περιορισμένης χρήσης

• Εμπιστευτικό

Αυτό το έγγραφο δεν έχει χαρακτηριστεί και μπορούν να λάβουν γνώση του εγγράφου όλοι οι ενδιαφερόμενοι.

• Αδιαβάθμητο

• Απόρρητο

• Άκρως απόρρητο

• Εμπιστευτικό

Όταν το έγγραφο είναι για διεκπεραίωση σε εύλογο χρονικό διάστημα το πολύ τριών ημερών χαρακτηρίζεται:

• Εξαιρετικά Επείγον

• Επείγον

• Κοινό

• Αδιαβάθμητο