8.4 ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΚΑΙ ΦΥΛΑΞΗ -ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ, ΜΕΣΑ, ΜΕΘΟΔΟΙ

Για την κατάρτιση του συστήματος αρχείου πρέπει να ληφθούν υπόψη οι εξής παράγοντες:

• Ο εξοπλισμός

• Μελλοντικές εξελίξεις

• Οι ανάγκες των προμηθευτών

• Οι ανάγκες των πελατών

Η επιλογή του εξοπλισμού για την αρχειοθέτηση πρέπει να γίνεται πάντα με γνώμονα την ταχύτερη πραγματοποίηση της αρχειοθέτησης, με όσο το δυνατόν μικρότερο περιθώριο λαθών.

• Σωστό

• Λάθος

Είναι προτιμότερο το αρχείο να χωρίζεται σε λίγους τομείς (ομάδες) για την αποφυγή λαθών για μια επιχείρηση και τη διευκόλυνση της προκαταρτικής εργασίας.

• Σωστό

• Λάθος

Κατά το σύστημα αυτό, κάθε τμήμα ή υπηρεσία του οργανισμού ή της επιχείρησης αρχειοθετεί τα έγγραφα που το αφορούν σ' ένα δικό τους αρχείο.

• Συγκεντρωτικό

• Αποκεντρωτικό

είναι η τοποθέτηση των εγγράφων στη θέση τους στον αρχειακό εξοπλισμό

• Αποθήκευση

• Διαλογή

• Κωδικοποίηση

• Ταξινόμηση

Το σύστημα αυτό βασίζεται στην άμεση αναγνώριση του υλικού σύμφωνα με το χρώμα των καρτελών και των ετικετών που χρησιμοποιούνται σας διαχωριστικά στις αρχειοθετήσεις.

• Variadex system

• Colorscan system

• Super ideal system

• Alpha code system

Το σύστημα είναι καθέτου αναρτήσεως. Οι φάκελοι έχουν ετικέτες με κωδικοποιημένους χρωματισμούς. Το σύστημα πλαισιώνεται από πλαστικές ενδεικτικές πινακίδες και προσφέρει μια άριστη οπτική εικόνα που το καθιστά πολύ προσιτό στη χρήση του.

• Super ideal system

• Alpha code system

• Variadex system

• Colorscan system

Το σύστημα αυτό ακολουθεί την ακριβή σειρά αλφαβητικής ταξινόμησης ενώ σαν διακριτικό στους οδηγούς, χρησιμοποιείται συγκεκριμένου χρώματος χαρτί για κάθε γράμμα, ώστε να επιτυγχάνεται η ευκολότερη αρχειοθέτηση και η ταχύτερη εύρεση των εγγράφων.

• Super ideal system

• Alpha code system

• Variadex system

• Colorscan system

Η μέθοδος αυτή προσφέρεται περισσότερο για την αρχειοθέτηση καρτελών και για τα καθολικά του μηχανογραφικού συστήματος οργάνωσης της λογιστικής, που μπορούν να αρχειοθετηθούν σε πυρίμαχα μεταλλικά ντουλάπια

• Ορίζονται ή επίπεδη αρχειοθέτηση

• Κάθετη αρχειοθέτηση

• Κρεμαστοί φάκελοι

• Αρχειοθέτηση με πίνακες

Με αυτή τη μέθοδο τα ντοσιέ έχουν ένα μεταλλικό ή πλαστικό πίνακα σ' ένα εμφανές σημείο όπου αναγράφονται γράμματα, αριθμοί, ονόματα κλπ.

• Αρχειοθέτηση με πίνακες

• Πλάγια αρχειοθέτηση

• Κρεμαστοί φάκελοι

• Ορίζονται ή επίπεδη αρχειοθέτηση