Penggunaan Arsip

Keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh seseorang untuk kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan penciptaannya merupakan pengertian…

• Penilaian arsip

• Penggunaan arsip

• Peminjaman arsip

• Penyimpanan arsip

• Pemeliharaan arsip

Pernyataan yang sesuai mengenai arsip penting adalah…

• Arsip penting berfungsi untuk melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya yang tinggi dan lama

• Arsip penting berguna bagi kehidupan organisasi bisnis dan tidak dapat digantikan Kembali jika dimusnahkan

• Arsip penting dapat disimpan dalam file aktif selama dua tahun dan file inaktif selama 10 tahun

• Contoh arsip penting adalah surat pesanan dan bukti-bukti transaksi

• Arsip penting memiliki nilai ALFRED sebesar 90 – 100%

Berikut ini bukan pernyataan yang sesuai dengan arsip berguna adalah…

• Contoh arsip berguna adalah surat pesanan

• Arsip berguna dapat diganti dengan biaya rendah

• Nilai guna dalam arsip berguna sifatnya sementara

• Arsip berguna mempunyai nilai ALFRED sebesar 50-89%

• Arsip berguna dapat disimpan pada file inaktif selama 10 tahun

Diketahui terdapat arsip sebanyak 120 lembar. Jumlah permintaan arsip sebanyak 60 permintaan. Persentase penggunaan arsip tersebut adalah…

• 30%

• 40%

• 50%

• 60%

• 70%

Dari 100 arsip yang dicari, ditemukan 80 arsip. Besar rasio penemuannya adalah…

• 20%

• 40%

• 50%

• 80%

• 100%

Jika rasio penemuan arsip lebih dari 75%, dapat dikatakan bahwa Teknik penyimpanan…

• Baik

• Cukup

• Memuaskan

• Sangat buruk

• Perlu diperbaiki

Berikut yang tidak termasuk prosedur peminjaman arsip adalah…

• Menitipkan barang bawaan di tempat penyimpanan barang yang sudah disediakan

• Tentukan waktu perencanaan untuk menyimpan dan mengembalikan arsip yang disimpan

• Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan secara tertulis kepada unit peminjaman arsip dan menyerahkan identitas diri

• Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait, pihak peminjam menghubungi arsiparis yang berwenang mengelola arsip

• Petugas arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada peminjam di bawah pengawasan petugas

Berikut ini bukan kegunaan lembar pinjam arsip, yaitu…

• Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

• Sebagai penanda arsip yang sedang dipinjam

• Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip

• Adanya pengawasan terhadap surat

• Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena arsip yang tidak dikembalikan

Lembar pinjam arsip ke satu (berwarna putih), ditempatkan di…

• Bagian arsiparis

• Peminjam arsip

• Pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam

• Unit kearsipan

• Buku catatan peminjaman arsip

Yang tidak termasuk tahapan dalam prosedur peminjaman arsip adalah…

• Mengisi buku tamu/pengunjung

• Mengisi buku induk arsip

• Arsiparis mencatat arsip yang akan digunakan dalam lembar peminjaman

• Waktu peminjaman arsip paling lama lima hari kerja

• Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik secara tertulis maupun lisan kepada unit arsip