المهارات الادارية 2

تقسيم الوثائق والمستندات الى مجموعات اساسية وتتسم كل مجموعة بخصائص متشابهة وتندرج تحت مسمى معين

• تصنيف الملفات

• فهرسة الملفات

• استرجاع الملفات

• حفظ الملفات

تقسم الوثائق والمستندات حسب المناطق الجغرافية وتقسم كل منطقة الى عدد من المدن

• الطريقة العددية

• الطريقة الابجدية

• الطريقة العشرية

• الطريقة الجفغرافية

تتميز الطريقة العددية في التنصيف بسهولة اعادة الملفات الى اماكنها

• صح

• خطا

من الاهداف التي تحققها عملية فهرسة الملفات هي سرعة الرجوع الى الوثائق والمستندات التي تشترك بصفة معينة

• صح

• خطا

مجموعة من وسائل الاتصال المكتوبة التي تتناول موضوعات ذات اهتمام متبادل بين ادارات المنظمة او بين المنظمة والافراد والهيئات الخارجية

• العمل الكتابي

• المراسلات

• المذكرة الداخلية

• الرسائل الخارجية

يتم تنسيق النواحي الشكلية في الرسالة بطريقة موحدة ولا يختلف من شخص لشخص اخر

• صح

• خطا

من اهمية البريد للمنظمات حيث يعتبر نقطة الاتصال الهامة التي تربط المنظمة بالمنظمات الاخرى والعملاء

• صح

• خطا

من اجراءات البريد الوارد

• ختم البريد

• تجميع البريد والمرسلات

• تجهيز المظاريف

• لصق الطوابع

من ادلة الهاتف التي يستخدمها السكرتير ويحتوي على هواتف الادارات والاقسام والفروع التابعة للمنظمة : هو

• دليل الهاتف الخاص

• دفتر العناوين

• مجلد المواعيد

• دليل هاتف المنظمة

عندما يتصل احد الاشخاص ويرغب محادثة المدير يجب تحويل المكالمة للمدير المباشر

• صح

• خطا