Tes Kompetensi Trainer iOC

Seorang Operator Surat sudah mengirimkan surat kepada Pejabat A. Pejabat A memiliki sekretaris. Namun Pejabat A tidak menerima surat tersebut. Dari cerita di atas apakah yang operator surat bisa lakukan?

• Membuat surat baru lagi kepada Pejabat A

• Mencari surat yang sudah dibuat di inbox, Kemudian screenshot dan kirim ke Pejabat A via chat

• Crosscheck apakah surat masih belum di approve oleh sekretaris

• Cek apakah surat sudah benar-benar terkirim di inbox surat masuk/surat keluar

Seorang Operator Surat diminta Pejabat A untuk mencari info surat dengan kode "ITS/12/09/2020" di Tanggal 12 September 2020. Cara paling optimal apa yang operator surat bisa lakukan?

• Menggunakan fitur pencarian surat dengan filter tanggal antara 11 - 12 September 2020 dan mencari surat terkait

• Buka surat masuk dan cari satu per satu dengan next page

• Menggunakan pencarian lanjutan berdasarkan kode surat dengan kata kunci "ITS/12/09/2020"

• Mengingat-ingat isi surat kemudian buat surat baru dengan backdate

Seorang Administrator mendapatkan komplain bahwa ada pejabat yang tidak bisa disposisikan ke bawahannya yang baru masuk kerja kemarin. Langkah apa yang dapat dilakukan oleh Administrator agar pejabat bisa mengirimkan disposisi ke bawahannya tersebut?

• Mendaftarkan bawahan ke iOC kemudian mengatur agar bawahan berada di unit yang sama / di unit di bawah unit pejabat

• Mendaftarkan bawahan ke iOC kemudian mengirimkan disposisi dari surat yang diinginkan oleh pejabat ke bawahan

• Mendaftarkan bawahan ke iOC kemudian mengatur agar bawahan berada di unit yang berada di atas unit pejabat

• Mendaftarkan bawahan ke iOC kemudian mengatur agar bawahan berada di unit yang berada di atas unit pejabat dan mendisposisikan surat yang diinginkan pejabat ke orang tersebut

Seorang operator surat salah input penerima surat. Surat sudah terlanjur dikirim. Hal apa yang dapat dilakukan ?

• Membuka surat yang sudah dikirimkan, Kemudian menghapus file lampirannya

• Membuka surat yang sudah dikirimkan. Kemudian ubah penerima menjadi penerima yang benar

• Membuka surat yang sudah dikirimkan, Kemudian hapus surat dan buat surat kembali

• Menghubungi administrator agar surat dibetulkan oleh administrator

Seorang operator surat sudah mengirimkan surat namun lupa mengunggah lampiran. Cara optimal apa yang dapat dilakukan oleh operator surat?

• Membuka surat yang sudah dikirimkan, Kemudian tambah lampiran

• Membuka surat yang sudah dikirimkan. Mencatat penerimanya kemudian mengirimkan lampiran via chat

• Membuka surat yang sudah dikirimkan, Kemudian hapus surat dan buat surat kembali

• Menghubungi administrator agar surat dibetulkan oleh administrator

Seorang Pejabat A ingin memonitor status disposisinya. Apa yang dapat dilakukan pejabat di sistem iOC?

• Buat disposisi baru agar bawahan melaporkan statusnya via chat

• Chat bawahan satu per satu agar pejabat di info status terakhir disposisi

• Telepon bawahan langsung untuk menanyakan status disposisi

• Cari disposisi/surat yang didisposisikan kemudian tekan track surat

Pada awal tahun 2021 terdapat perubahan format nomor surat. Sehingga surat di tahun 2021 ke atas harus menggunakan format baru. Apa yang harus administrator lakukan?

• Negosiasi format agar format tetap tidak berubah

• Meminta operator surat agar mengirimkan surat kemudian mengubah nomor suratnya secara manual

• Mengganti format nomor surat di pengaturan

• Membuat query di database agar nomor surat sesuai dengan format 2021

Seorang operator surat mengirimkan surat kepada Pejabat A dan tembusan kepada Pejabat B. Kemudian Pejabat B mengkomplain Administrator karena tidak dapat mendisposisikan surat tersebut. Apa yang dapat administrator lakukan?

• Mendisposisikan surat tersebut dan di beri catatan bahwa berasal dari Pejabat B

• Memberikan edukasi bahwa tembusan surat memang tidak dapat mendisposisikan suatu surat

• Mengganti penerima surat agar Pejabat B sebagai penerimanya

• Menyarankan Pejabat B agar minta tolong Pejabat A untuk mendisposisikan

Bagaimana cara seorang role Manajemen mengetahui status surat yang telah beliau disposisikan ?

• Bertanya via chat kepada penerima disposisi

• Membuka aplikasi iOC di menu surat masuk dan memilih surat yang disposisikan

• Membuka aplikasi iOC di menu disposisi keluar dan memilih disposisi yang ingin dilihat laporannya

• Bertanya kepada administrator mengenai status disposisi yang ia kirimkan

Seorang pengguna sebagai role Manajemen ingin mencetak tanda terima disposisi sebagai laporan tanda disposisi, bagaiman caranya?

• Melakukan screenshot aplikasi iOC pada halaman detail disposisi

• Membuat file dokumen yang berisi tentang detail disposisi

• Membuka aplikasi iOC di menu disposisi keluar dan menekan tombol print di sebelah kanan daftar disposisi

• Membuka aplikasi iOC di menu surat masuk dan menekan tombol print di sebelah kanan daftar surat