कार्यालय में टिप्‍पणी लेखन प्रविधि

फाइलों पर टिप्पणी लेखन किया जाता है ताकि

• मामलों के निपटान में सुविधा हो।

• जो व्यक्ति टिप्पणियाँ लिख रहे हैं, उनकी बुद्धिमत्‍ता के स्तर को दर्शाया जा सके

• मामलों के निपटान में देरी हो, जिससे टिप्पणी लिखने वाले व्‍यक्तियों के महत्‍व को पहचाना जा सके।

• उन बहुत से स्तरों का औचित्‍य सिद्ध हो, जिनके द्वारा मामलों पर कार्रवाई की जाती है।

टिप्पणी लिखने से पूर्व संबंधित अधिकारी को चाहिए कि

• विचाराधीन प्रश्नों को बताए और जिन बिंदुओं पर निर्णय लिया जाना है, उन्‍हें स्‍पष्‍टत: कहें।

• विचाराधीन कागज़ का सार बना कर, इसे आदेशों के लिए प्रस्‍तुत करें।

• विचाराधीन कागज की विषयवस्‍तु को ज्यों का त्‍यों उतार दें और आदेशों के लिए प्रस्‍तुत करें।

• पहले के कागलों की विषयवस्‍तु कों विस्तार से उद्धृत करें, फाइल में आदेशों के लिए प्रस्‍तुत करें।

यदि कोई सहायक अपने अधिकारी के लिए लिखी जाने वाली टिप्‍पणी में मुद्दे (issue) पर आगे की कार्रवाई करने में सुझाव दे रहा हो, तो उन्‍हें चाहिए कि

• विषय के साथ उन नियमों या अनुदेशों को पूरी तरह उद्धृत करें, जिनका मामले से संबंध हो।

• पूर्ववर्ती टिप्पणियों में जो बातें कहीं जा चुकी हैं, उन्‍हें दोहराए ताकि मामले के मुद्दों की विशिष्टिता बताई जा सके।

• विचाराधीन कागज़ के अंशों को दोहराए।

• अपनी टिप्पणी को उन विषयों तक सीमित रखें जो वह कहना चाहता है और जो बातें पूर्ववर्ती टिप्पणियों में कही जा चुकी है, उन्हें न दोहराए।

आकार एवं संरचना के आधार पर टिप्पणी कितने प्रकार की होती है?

• 3

• 2

• 4

• 5

टिप्‍पणी .........… स्‍तर पर लिखी जाती है

• अधिकारी एवं सहायक

• अधिकारी

• सहायक

• कोई नहीं

विषय की स्‍पष्‍टता के लिए टिप्‍पणी को ..........… में विभाजित कर, संक्षिप्‍त शीर्षक भी दिये जा सकते हैं

• अनुच्‍छेदों

• अनुभागों

• धाराओं

• आदेशों

श्री .............… को ...........… रुपये का पारिश्रामिक स्वीकार किया जाता है।

• वित्त संबंधी टिप्पणी

• प्रशासन संबंधी टिप्पणी

• सूचना संबंधी टिप्पणी

• सलाह संबंधी टिप्पणी

नोट शीट के प्रत्येक पृष्ठ के चारों ओर लगभग एक इंच का ...........… रखा जाना चाहिए।

• हाशिया (Margin)

• कोष्‍ठक (bracket)

• परिच्‍छेद (paragraph)

• लाइन (Line)

टिप्पणी को स्‍पष्‍ट करने के लिए अनुच्छेदों (paragraphs) में विभाजित कर ...........… भी दिये जा सकते हैं।

• संक्षिप्त शीर्षक

• संक्षिप्त वाक्‍य

• संक्षिप्त परिचय

• संक्षिप्त उद्धरण

लंबी टिप्पणियों के अनुच्छेदों (paragraphs) पर/से पहले ...........… होनी चाहिए।

• क्रम संख्या

• शीर्षक

• मोहर

• हस्‍ताक्षर